13. Tinkamumo politika

Pagal Direktyvos 2013/36/ES 88 straipsnio 1 dalį įstaigos valdymo organas nustato, prižiūri valdymo priemones, kuriomis užtikrinamas veiksmingas prudencinis įstaigos valdymas, ir yra atskaitingas už šių priemonių įgyvendinimą. Be to, pagal Direktyvos 2014/65/ES 9 straipsnio 3 dalį Direktyvoje 2014/65/ES apibrėžtos investicinės įmonės (Finansinių priemonių rinkų direktyvoje nurodytos įmonės) valdymo organas taip, kad būtų skatinamas rinkos vientisumas ir paisoma klientų interesų, apibrėžia valdymo priemones, prižiūri jų įgyvendinimą ir yra už tai atskaitingas. Pagal šiuos reikalavimus įstaigos tinkamumo politika turėtų derėti su įstaigoje taikoma bendrąja įmonės valdymo sistema, įmonės kultūra ir norima prisiimti rizika, o pagal šią politiką įgyvendinami procesai turėtų būti visapusiškai vykdomi taip, kaip numatyta. Be to, įstaigos valdymo organas, nepažeisdamas jokių reikalavimų dėl akcininkų suteikiamo patvirtinimo, turėtų priimti ir prižiūrėti valdymo organo narių tinkamumo vertinimo politiką.

Kad įdarbinant naujus narius būtų atsižvelgiama į įvairovę, tinkamumo politika turėtų apimti įvairovės politiką arba įvairovės politika turėtų būti joje nurodoma.

Nepažeisdamas jokių reikalavimų dėl akcininkų suteikiamo patvirtinimo, valdymo organas taip pat turėtų patvirtinti visus tinkamumo politikos pakeitimus. Šios politikos ir jos pakeitimų priėmimas turėtų būti dokumentuojamas (pvz., atitinkamų posėdžių protokoluose).

Politika turėtų būti aiški, tinkamai dokumentuota ir skaidri visiems įstaigos darbuotojams. Rengdamas politiką valdymo organas gali prašyti informacijos iš kitų vidaus komitetų, pirmiausia – iš skyrimo komiteto, jei toks komitetas įsteigtas, ir iš kitų vidaus funkcijų, pvz., teisės, žmogiškųjų išteklių arba kontrolės funkcijų, vykdytojų, ir į šią informaciją atsižvelgti.

Vidaus kontrolės funkcijų vykdytojai²⁰ pagal savo kompetenciją turėtų faktiškai prisidėti prie tinkamumo politikos rengimo. Pavyzdžiui, atitikties užtikrinimo funkcijų vykdytojai turėtų analizuoti, kaip tinkamumo politika veikia įstaigos atitiktį teisės aktams, reglamentams, vidaus politikai ir procedūroms, ir turėtų pranešti apie visą su atitiktimi susijusią riziką ir neatitikties problemas valdymo organo nariams.

²⁰ Taip pat žr. EBI vidaus valdymo gaires: https://www.eba.europa.eu/regulation - and - policy/internal - governance.

Ši politika turėtų apimti narių atrankos, stebėsenos, pareigų perėmimo planavimo bei esamų narių pakartotinio skyrimo principus ir joje turėtų būti nustatoma bent:

• a. valdymo organo narių atrankos, skyrimo, pakartotinio skyrimo ir pareigų perėmimo procesas ir taikoma nario tinkamumo vertinimo vidaus procedūra, įskaitant tai, kurių vidaus (pvz. žmogiškųjų išteklių valdymo) funkcijų vykdytojai turi padėti atlikti vertinimą;
• b. vertinant taikytini kriterijai, į kuriuos turėtų būti įtraukiami šiose gairėse nustatyti tinkamumo kriterijai;
• c. tai, kaip per atrankos procesą turėtų būti atsižvelgiama į svarbių KRD įstaigų valdymo organo narių įvairovės politiką ir tikslą dėl valdymo organe nepakankamai atstovaujamos lyties;
• d. ryšių su kompetentingomis institucijomis kanalas;
• e. tai, kaip turėtų būti dokumentuojamas vertinimas.

Atitinkamos įstaigos į savo tinkamumo politiką taip pat turėtų įtraukti pagrindines funkcijas atliekančių asmenų atrankos ir skyrimo procesus. Pagal tinkamumo politiką, taikant rizikos vertinimu pagrįstą metodą, be vidaus kontrolės funkcijų vadovų ir vyriausiojo finansininko, kurie nėra valdymo organo nariai, gali būti išskiriamos pareigybės, kurias užimančius asmenis atitinkamos įstaigos galėtų laikyti pagrindines funkcijas atliekančiais asmenimis.

Priežiūros funkciją atliekantis valdymo organas ir skyrimo komitetas, jei toks komitetas įsteigtas, turėtų stebėti įstaigos tinkamumo politikos veiksmingumą ir atlikti šios politikos rengimo ir įgyvendinimo peržiūrą. Prireikus valdymo organas turėtų iš dalies keisti politiką, atsižvelgdamas į skyrimo komiteto, jei toks komitetas įsteigtas, ir vidaus audito funkcijos vykdytojų rekomendacijas.