13. Sobivuspoliitika

Direktiivi 2013/36/EL artikli 88 lõike 1 kohaselt peaks krediidiasutuse ja/või investeerimisühingu juhtorgan määratlema juhtimiskorra, millega tagatakse krediidiasutuse ja/või investeerimisühingu tõhus ja usaldusväärne juhtimine, ning tegema järelevalvet selle korra rakendamise üle ja vastutama selle rakendamise eest. Lisaks on direktiivis 2014/65/EL määratletud investeerimisühingu (finantsinstrumentide turgude direktiivi reguleerimisalasse kuuluva ühingu) juhtorgan direktiivi 2014/65/EL artikli 9 lõike 3 kohaselt kohustatud määratlema juhtimiskorra, tegema järelevalvet selle rakendamise üle ning vastutama selle rakendamise eest turu usaldusväärsust ja klientide huve toetaval viisil. See tähendab ka, et krediidiasutuse ja/või investeerimisühingu sobivuspoliitika peaks olema kooskõlas tema üldjuhtimisraamistiku, äritavade ja riskivalmidusega ning kindlustama poliitikas sätestatud protsesside täieliku toimivuse. Ilma et see piiraks aktsionäride mis tahes heakskiidu nõude kohaldamist, peaks krediidiasutuse ja/või investeerimisühingu juhtorgan võtma vastu ja rakendama juhtorgani liikmete sobivuse hindamise poliitikat.

Sobivuspoliitika peaks sisaldama mitmekesisuspoliitikat või sellest lähtuma, et uute liikmete valikul oleks tagatud mitmekülgsuse aspektiga arvestamine.

Juhtorgan peaks kinnitama ka sobivuspoliitika kõik muudatused, ilma et see piiraks aktsionäride mis tahes heakskiidu nõude kohaldamist. Poliitika vastuvõtmist ja selle muutmist käsitlev dokumentatsioon (nt asjakohaste koosolekute protokollid) tuleks säilitada.

Poliitika peaks olema selge, nõuetekohaselt dokumenteeritud ja läbipaistev krediidiasutuse ja/või investeerimisühingu kõigi töötajate jaoks. Poliitika väljatöötamisel võib juhtorgan nõuda ja võtta arvesse andmeid ka teistelt ettevõttesisestelt komisjonidelt, eeskätt ametisse nimetamise komisjonilt, kui see on loodud, ja muudelt sisefunktsioonide täitjatelt, nt juriidiliselt üksuselt, personaliosakonnalt või kontrollifunktsioonide täitjatelt.

Sisekontrollifunktsioonide täitjad²⁰ peaksid kooskõlas oma rollidega andma sobivuspoliitika väljatöötamisse mõjusa panuse. Eelkõige peaks nõuetele vastavuse tagamise funktsiooni täitja analüüsima, kuidas mõjutab sobivuspoliitika krediidiasutuse ja/või investeerimisühingu kooskõla õigusaktide, määruste, sise-eeskirjade ja -menetlustega, ning teavitama juhtorganit kõigist tuvastatud nõuetele vastavusega seotud riskidest ja mittevastavustest.

²⁰ Vt ka EBA suunised sisejuhtimise kohta: https://www.eba.europa.eu/regulation-and-policy/internal-governance

Poliitika peaks kajastama liikmete valimise, jälgimise, ametikohtade ülemineku kavandamise ja liikmete uuesti ametisse nimetamise põhimõtteid ning nägema ette vähemalt järgmised elemendid:

• a. juhtorgani liikmete valimise, ametisse määramise, uuesti ametisse nimetamise ja ametikohtade ülemineku kavandamise protsess ning liikme sobivuse hindamisele kohaldatav sisemenetlus, sh hindamisel abistamise eest vastutav sisefunktsiooni täitja (nt personaliosakond);
• b. hindamisel kasutatavad kriteeriumid, mis peaksid hõlmama käesolevates suunistes sätestatud sobivuskriteeriumeid;
• c. kuidas võetakse valikuprotsessis arvesse oluliste CRD-asutuste juhtorgani liikmete mitmekesisuspoliitikat ja juhtorganis alaesindatud soo esindatuse piirmäära;
• d. pädevate asutustega suhtlemiseks kasutatav sidekanal;
• e. kuidas hindamine dokumenteeritakse.

Asjakohased krediidiasutused ja/või investeerimisühingud peaksid sobivuspoliitikas kajastama ka võtmeisikute valimise ja ametisse määramise protsessi. Sobivuspoliitikas võiks riskipõhises lähenemisviisis ette näha ametikohad, mille täitjaid võivad asjakohased krediidiasutused ja/või investeerimisühingud pidada võtmeisikuteks lisaks sisekontrollifunktsioonide juhtidele ja finantsjuhile, kui nad ei kuulu juhtorganisse.

Järelevalvefunktsiooni täitev juhtorgan ja ametisse nimetamise komisjon, kui see on loodud, peaksid tegema järelevalvet krediidiasutuse ja/või investeerimisühingu sobivuspoliitika tõhususe üle ning kontrollima selle sisu ja rakendamist. Juhtorgan peaks poliitikat vajaduse korral muutma, võttes arvesse soovitusi, mida annavad ametisse nimetamise komisjon, kui see on loodud, ja siseauditi funktsiooni täitja.