13. Πολιτική καταλληλότητας

Σύμφωνα με το άρθρο 88 παράγραφος 1 της οδηγίας 2013/36/ΕΕ, το διοικητικό όργανο ενός ιδρύματος ορίζει, επιβλέπει και λογοδοτεί για την υλοποίηση των ρυθμίσεων διακυβέρνησης που διασφαλίζουν την αποτελεσματική και συνετή διοίκηση του ιδρύματος. Επιπλέον, σύμφωνα με το άρθρο 9 παράγραφος 3 της οδηγίας 2014/65/ΕΕ, το διοικητικό όργανο μιας επιχείρησης επενδύσεων, όπως ορίζεται στην οδηγία 2014/65/ΕΕ (επιχείρηση κατά την έννοια της οδηγίας για τις αγορές χρηματοπιστωτικών μέσων – MiFID), προσδιορίζει, επιβλέπει και έχει την ευθύνη όσον αφορά την εφαρμογή των ρυθμίσεων διακυβέρνησης με τρόπο που προωθεί την ακεραιότητα της αγοράς και το συμφέρον των πελατών. Σε αυτό το πλαίσιο περιλαμβάνεται, αφενός, η υποχρέωση εναρμόνισης της πολιτικής καταλληλότητας του ιδρύματος με το γενικό πλαίσιο εταιρικής διακυβέρνησης, την εταιρική κουλτούρα και τη διάθεση ανάληψης κινδύνων του ιδρύματος και, αφετέρου, η υποχρέωση πλήρους λειτουργίας των διαδικασιών στο πλαίσιο της εν λόγω πολιτικής σύμφωνα με τα προβλεπόμενα. Περιλαμβάνεται επίσης η υποχρέωση του διοικητικού οργάνου του ιδρύματος να θεσπίζει – με την επιφύλαξη της τυχόν απαιτούμενης έγκρισης από τους μετόχους – και να διατηρεί πολιτική για την αξιολόγηση της καταλληλότητας των μελών του διοικητικού οργάνου.

Η πολιτική καταλληλότητας θα πρέπει να περιλαμβάνει την πολιτική διαφοροποίησης ή να αναφέρεται σε αυτή, ώστε να διασφαλίζεται ότι η διαφοροποίηση λαμβάνεται υπόψη κατά την πρόσληψη νέων μελών.

Οποιεσδήποτε αλλαγές στην πολιτική καταλληλότητας θα πρέπει επίσης να εγκρίνονται από το διοικητικό όργανο, με την επιφύλαξη τυχόν απαιτούμενης έγκρισης από τους μετόχους. Η τεκμηρίωση όσον αφορά την έγκριση της πολιτικής και τυχόν τροποποιήσεις της θα πρέπει να τηρούνται σε αρχείο (π.χ. στα πρακτικά των σχετικών συνεδριάσεων).

Η πολιτική θα πρέπει να είναι σαφής, άρτια τεκμηριωμένη και διαφανής για όλα τα μέλη του προσωπικού του ιδρύματος. Κατά την ανάπτυξη της πολιτικής, το διοικητικό όργανο μπορεί να ζητεί και να λαμβάνει υπόψη στοιχεία που προέρχονται από άλλες εσωτερικές επιτροπές, ιδίως από την επιτροπή ανάδειξης υποψηφίων, εφόσον έχει συσταθεί, και άλλες εσωτερικές λειτουργίες, όπως οι νομικές υπηρεσίες, οι ανθρώπινοι πόροι ή τοι λειτουργίες ελέγχου.

Οι λειτουργίες του συστήματος εσωτερικού ελέγχου²⁰ θα πρέπει να συνεισφέρουν αποτελεσματικά στην ανάπτυξη της πολιτικής καταλληλότητας παρέχοντας στοιχεία σύμφωνα με τους αντίστοιχους ρόλους που επιτελούν. Συγκεκριμένα, η λειτουργία κανονιστικής συμμόρφωσης θα πρέπει να αναλύει τον τρόπο με τον οποίο η πολιτική καταλληλότητας επηρεάζει τη συμμόρφωση του ιδρύματος με τη νομοθεσία, τις κανονιστικές διατάξεις, τις εσωτερικές πολιτικές και διαδικασίες, ενώ θα πρέπει επίσης να αναφέρει στο διοικητικό όργανο όλους τους κινδύνους και τα ζητήματα μη συμμόρφωσης που εντοπίζονται.

²⁰ Βλέπε επίσης τις κατευθυντήριες γραμμές της ΕΑΤ σχετικά με την εσωτερική διακυβέρνηση: https://www.eba.europa.eu/regulation -and-policy/internal-governance

Η πολιτική θα πρέπει να περιλαμβάνει αρχές που αφορούν την επιλογή, την παρακολούθηση και τον σχεδιασμό διαδοχής των μελών, καθώς και για την ανανέωση της θητείας υφιστάμενων μελών, και θα πρέπει να καθορίζει τουλάχιστον τα εξής:

• α. τη διαδικασία για την επιλογή, τον διορισμό, την ανανέωση της θητείας και τον σχεδιασμό διαδοχής των μελών του διοικητικού οργάνου και την εφαρμοστέα εσωτερική διαδικασία για την αξιολόγηση της καταλληλότητας ενός μέλους, συμπεριλαμβανομένης της εσωτερικής λειτουργίας που είναι αρμόδια για την παροχή στήριξης στο πλαίσιο της αξιολόγησης (π.χ. ανθρώπινοι πόροι)·
• β. τα κριτήρια που πρέπει να χρησιμοποιούνται κατά την αξιολόγηση, τα οποία θα πρέπει να περιλαμβάνουν τα κριτήρια καταλληλότητας που παρατίθενται στις παρούσες κατευθυντήριες γραμμές·
• γ. τον τρόπο με τον οποίο πρέπει να λαμβάνονται υπόψη, στο πλαίσιο της διαδικασίας επιλογής, η πολιτική διαφοροποίησης για τα μέλη του διοικητικού οργάνου των σημαντικών ιδρυμάτων ΟΚΑ και ο στόχος για το ανεπαρκώς εκπροσωπούμενο φύλο στο διοικητικό όργανο·
• δ. τον δίαυλο επικοινωνίας με τις αρμόδιες αρχές· και
• ε. τον τρόπο με τον οποίο θα πρέπει να τεκμηριώνεται η αξιολόγηση.

Τα σχετικά ιδρύματα θα πρέπει να συμπεριλαμβάνουν επίσης στην πολιτική καταλληλότητας τις διαδικασίες για την επιλογή και τον διορισμό των προσώπων που κατέχουν καίριες θέσεις. Στην πολιτική καταλληλότητας μπορούν να καθορίζονται, σύμφωνα με μια προσέγγιση βάσει κινδύνου, οι θέσεις εκείνες που θα μπορούσαν να θεωρηθούν από τα σχετικά ιδρύματα ως πρόσωπα που κατέχουν καίριες θέσεις, επιπλέον των επικεφαλής των λειτουργιών του συστήματος εσωτερικού ελέγχου και του ανώτερου οικονομικού διευθυντή, σε περίπτωση που αυτοί δεν είναι μέλη του διοικητικού οργάνου.

Το διοικητικό όργανο υπό την εποπτική του αρμοδιότητα και η επιτροπή ανάδειξης υποψηφίων, εφόσον έχει συσταθεί, θα πρέπει να παρακολουθούν την αποτελεσματικότητα της πολιτικής καταλληλότητας του ιδρύματος και να αξιολογούν τον σχεδιασμό και την εφαρμογή της. Το διοικητικό όργανο θα πρέπει να τροποποιεί την πολιτική, όταν αυτό κρίνεται σκόπιμο, λαμβάνοντας υπόψη τις συστάσεις που διατυπώνονται από την επιτροπή ανάδειξης υποψηφίων, εφόσον έχει συσταθεί, και από τη λειτουργία εσωτερικής επιθεώρησης .