13. Sopivuutta koskevat periaatteet

Direktiivin 2013/36/EU 88 artiklan 1 kohdan mukaan laitoksen ylimmän hallintoelimen on määriteltävä sellaiset ohjaus- ja hallintojärjestelmät, joilla varmistetaan laitoksen tehokas ja vakaa hoito, ja valvottava niiden täytäntöönpanoa ja vastattava niistä. Lisäksi direktiivin 2014/65/EU 9 artiklan 3 kohdassa säädetään, että samassa direktiivissä määritellyn sijoituspalveluyrityksen (MiFID-yrityksen) ylimmän hallintoelimen on määriteltävä ohjaus- ja hallintojärjestelmät tavalla, joka edistää markkinoiden eheyttä ja asiakkaiden etuja, ja valvottava näiden järjestelmien täytäntöönpanoa ja vastattava niistä. Tämä tarkoittaa, että sopivuutta koskevat laitoksen periaatteet tulisi mukauttaa laitoksen ohjaus- ja hallintojärjestelmää koskevaan säännöstöön, yrityskulttuuriin ja riskinottohaluun ja että periaatteiden mukaisten prosessien tulisi toimia täysin tarkoituksenmukaisesti. Tämä tarkoittaa myös, että laitoksen ylimmän hallintoelimen tulisi ottaa käyttöön ylimmän hallintoelimen jäsenten sopivuuden arviointia koskevat periaatteet – sanotun kuitenkaan rajoittamatta mahdollista vaatimusta saada niihin osakkeenomistajien suostumus – ja pitää niitä yllä.

Sopivuutta koskeviin periaatteisiin tulisi sisältyä monimuotoisuuspolitiikka tai niissä tulisi viitata siihen sen varmistamiseksi, että monimuotoisuus otetaan huomioon uusia jäseniä rekrytoitaessa.

Sopivuutta koskeviin periaatteisiin tehtävät muutokset tulisi myös hyväksyttää ylimmässä hallintoelimessä, sanotun kuitenkaan rajoittamatta mahdollista vaatimusta saada niihin osakkeenomistajien suostumus. Periaatteiden hyväksymisestä ja niihin tehdyistä muutoksista tulisi pitää yllä dokumentaatiota (esim. asiaa käsittelevien kokousten pöytäkirjoissa).

Periaatteiden tulisi olla selkeät, hyvin dokumentoidut, ja niiden tulisi olla kaikkien laitoksen työntekijöiden tiedossa. Periaatteita laatiessaan ylin hallintoelin voi pyytää ja ottaa huomioon lausuntoja muilta sisäisiltä valiokunnilta, etenkin mahdolliselta nimitysvaliokunnalta ja muilta sisäisiltä toiminnoilta, kuten lainsäädännöstä ja henkilöresursseista vastaavilta toiminnoilta tai kontrollitoiminnoilta.

Sisäisen valvonnan toimintojen²⁰ tulisi osallistua aktiivisesti sopivuutta koskevien periaatteiden laadintaan omien tehtäviensä mukaisesti. Varsinkin Compliance-toiminnon tulisi selvittää, miten sopivuutta koskevat periaatteet vaikuttavat siihen, miten laitos noudattaa lakeja, asetuksia ja määräyksiä sekä sisäisiä toimintaperiaatteita ja menettelyjä. Sen tulisi myös ilmoittaa kaikki havaitut säännösten noudattamista koskevat riskit ja säännösten laiminlyöntitapaukset ylimmälle hallintoelimelle.

²⁰ Ks. myös EPV:n ohjeet sisäisestä hallinnosta: https://www.eba.europa.eu/regulation-and-policy/internal-governance

Periaatteissa tulisi käsitellä jäsenten valintaa, seurantaa ja seuraajasuunnittelua sekä nykyisten jäsenten uudelleenvalintaa, ja niissä tulisi esittää vähintään seuraavat seikat:

• a. prosessi ylimmän hallintoelimen jäsenten valintaa, nimitystä, uudelleenvalintaa ja seuraajasuunnittelua varten ja sisäinen menettely, jota sovelletaan jäsenen sopivuuden arvioinnissa ja johon osallistuu myös arvioinnin tukemisesta vastaava sisäinen toiminto (esim. henkilöresursseista vastaava toiminto);
• b. arvioinnissa käytettävät kriteerit, joihin tulisi sisältyä näissä ohjeissa esitetyt sopivuuskriteerit
• c. tapa, jolla merkittävien vakavaraisuusdirektiivin piiriin kuuluvien laitosten ylimpien hallintoelinten jäseniä koskeva monimuotoisuuspolitiikka ja tavoite aliedustetun sukupuolen edustuksesta ylimmässä hallintoelimessä on määrä ottaa huomioon valintaprosessin yhteydessä
• d. viestintäkanava, jota käytetään suhteissa toimivaltaisiin viranomaisiin, ja
• e. tapa, jolla arviointi on dokumentoitava.

Asianomaisten laitosten tulisi sisällyttää sopivuutta koskeviin periaatteisiinsa keskeisistä toiminnoista vastaavien henkilöiden valinta- ja nimitysprosessit. Sopivuutta koskevissa periaatteissa voidaan luetella riskiperusteisella menetelmällä määritetyt henkilöt, joita asianomaiset laitokset voivat pitää ylimpään hallintoelimeen kuulumattomien sisäisen valvonnan toimintojen johtajien ja talousjohtajan lisäksi keskeisistä toiminnoista vastaavina henkilöinä.

Valvontatoimintoaan hoitavan ylimmän hallintoelimen ja laitokseen mahdollisesti perustetun nimitysvaliokunnan tulisi valvoa, että sopivuutta koskevat laitoksen periaatteet ovat tehokkaat, sekä tarkastaa periaatteiden laadinta ja noudattaminen. Ylimmän hallintoelimen tulisi tehdä periaatteisiin tarvittaessa muutoksia ja ottaa tällöin huomioon mahdollisen nimitysvaliokunnan ja sisäisen tarkastuksen toiminnon antamat suositukset.