13. Alkalmassági politika

A 2013/36/EU irányelv 88. cikkének (1) bekezdése szerint az intézmény vezető testületének az intézmény hatékony és prudens irányítását biztosító vállalatirányítási rendszert kell meghatároznia, felügyelnie kell annak végrehajtását, és azért elszámoltathatónak kell lennie. Emellett a 2014/65/EU irányelv 9. cikkének (3) bekezdése szerint a 2014/65/EU irányelvben meghatározott befektetési vállalkozás (MiFID vállalkozás) vezető testülete a befektetési vállalkozás vezető testülete határozza meg és felügyeli az irányítási szabályokat, és felügyeli e szabályok végrehajtását és felelős azokért, olyan módon, amely előmozdítja a piac integritását és az ügyfelek érdekeit. Ez magában foglalja, hogy az intézmény alkalmassági politikájának összhangban kell lennie a vállalatirányítási rendszer általános keretével, a vállalati kultúrával és kockázati étvággyal, és a politikában meghatározott folyamatoknak teljes mértékben rendeltetésszerűen kell működniük. Azt is magában foglalja továbbá, hogy az intézmény vezető testületének – az esetleg szükséges részvényesi hozzájárulás sérelme nélkül – politikát kell elfogadnia és fenntartania a vezető testületi tagok alkalmasságának értékelése tekintetében.

Az alkalmassági politikának magában kell foglalnia vagy meg kell említenie a sokszínűségi politikát, biztosítva, hogy az új tagok felvétele során érvényesüljön a sokszínűség szempontja.

Az alkalmassági politika mindennemű módosítása – az esetlegesen szükséges részvényesi hozzájárulás sérelme nélkül – a vezető testület jóváhagyását igényli. Az intézménynek dokumentációt kell vezetnie a politika elfogadásáról és annak mindennemű módosításáról (pl. a vonatkozó ülések jegyzőkönyvében).

A politikának az intézmény teljes személyi állománya számára világosnak, megfelelően dokumentáltnak és átláthatónak kell lennie. A politika kialakítása során a vezető testület információkat kérhet az egyéb belső bizottságoktól, különösen a már megalakult jelölőbizottságtól, és az egyéb belső funkcióktól, például a jogi, humán erőforrásokkal foglalkozó és ellenőrzési funkcióktól, és azokat figyelembe veheti.

A belső ellenőrzési funkció²⁰ a hatáskörei szerint eredményesen járuljon hozzá az alkalmassági szabályzat kidolgozásához. A megfelelési funkciónak elemeznie kell, hogy az alkalmassági politika miként befolyásolja az intézmény jogszabályoknak, rendeleteknek, belső szabályzatoknak és eljárásoknak való megfelelését, be kell számolnia a vezető testületnek az összes feltárt megfelelési kockázatról és meg nem felelési problémáról.

²⁰ Lásd még az EBA belső irányításról szóló iránymutatásait: https://www.eba.europa.eu/regulation - and - policy/internal - governance

A politikának magában kell foglalnia a tagok kiválasztásának, monitorozásának és az utódlás tervezésének, valamint a hivatalban lévő tagok újbóli kinevezésének elveit, és rendelkeznie kell legalább az alábbiakról:

• a. a vezető testületi tagok kiválasztásának, újbóli kinevezésének és utódlásuk tervezésének folyamata és a tag alkalmasságának értékelése alkalmazandó belső eljárás, ideértve az értékeléshez támogatást nyújtó belső funkciót (pl. humánerőforrás - gazdálkodás);
• b. az értékelés során alkalmazandó szempontok, köztük az ezen iránymutatásokban meghatározott alkalmassági kritériumok;
• c. hogyan kell figyelembe venni a kiválasztási folyamat részeként a jelentős CRD - intézmények vezető testületi tagjaira vonatkozó sokszínűségi politikát és a vezető testületben alulreprezentált nemre vonatkozó célértéket;
• d. az illetékes hatóságokkal fenntartott kommunikációs csatorna; és
• e. az értékelés dokumentálásának módja.

A releváns intézménynek azt is szerepeltetnie kell alkalmassági politikájában, hogy milyen eljárásokat alkalmaz a kulcsfontosságú feladatot ellátó személyek kiválasztására és kinevezésére. Az alkalmassági politika kockázati alapú megközelítést alkalmazva meghatározhatja, hogy a belső ellenőrzési funkciók vezetői és a pénzügyi igazgató mellett – amennyiben ezek nem tartoznak a vezető testülethez – melyek azok a tisztségek, amelyekben kulcsfontosságú feladatot ellátó személyt foglalkoztatnak.

A felügyeleti feladatot ellátó vezető testületnek és – amennyiben létrehozták – a jelölőbizottságnak nyomon kell követnie az intézmény alkalmassági politikájának eredményességét, és felül kell vizsgálnia annak kialakítását és végrehajtását. A vezető testületnek adott esetben a már létrehozott jelölőbizottság és a belső ellenőrzési funkció ajánlásainak figyelembe vételével kell módosítania a politikát.