13. Politika glede primernosti

Upravljalni organ institucije v skladu s členom 88(1) Direktive 2013/36/EU opredeli ureditev upravljanja, ki zagotavlja učinkovito in skrbno upravljanje institucije, nadzoruje izvajanje te ureditve in je odgovoren zanj. Poleg tega v skladu s členom 9(3) Direktive 2014/65/EU upravljalni organ investicijskega podjetja, kot je opredeljeno v navedeni direktivi (podjetje iz direktive MiFID), opredeli ureditev upravljanja, nadzoruje njeno izvajanje in je odgovoren zanj na način, ki spodbuja celovitost trga in podpira interese strank. To med drugim pomeni, da bi morala biti politika institucije glede primernosti usklajena s splošnim okvirom korporativnega upravljanja, ki ga izvaja institucija, njeno korporativno kulturo in nagnjenostjo k prevzemanju tveganj ter da procesi v okviru te politike v celoti potekajo, kot je predvideno. To tudi pomeni, da bi moral upravljalni organ institucije ne glede na morebitno potrebno soglasje delničarjev sprejeti in ohranjati politiko ocenjevanja primernosti članov upravljalnega organa.

Politika glede primernosti bi morala vključevati ali se nanašati na politiko raznolikosti, s čimer bi se zagotovilo, da se pri imenovanju novih članov upošteva raznolikost.

Vse spremembe politike glede primernosti bi moral odobriti tudi upravljalni organ ne glede na morebitno potrebno soglasje delničarjev. O sprejetju politike in vseh njenih sprememb bi bilo treba voditi dokumentacijo (npr. v zapisnikih zadevnih sej).

Politika bi morala biti jasna, ustrezno dokumentirana in pregledna za vse zaposlene v instituciji. Upravljalni organ lahko pri oblikovanju politike zahteva in upošteva prispevek drugih notranjih odborov, zlasti komisije za imenovanja, kadar je ustanovljena, in drugih notranjih funkcij, kot so funkcija za pravne zadeve, kadrovska funkcija ali kontrolne funkcije.

Funkcije notranjih kontrol²⁰ bi morale v skladu s svojo vlogo učinkovito prispevati k oblikovanju politike glede primernosti. Funkcija skladnosti poslovanja bi morala zlasti analizirati, kako politika glede primernosti vpliva na skladnost institucije z zakonodajo, predpisi, notranjimi politikami in postopki, ter o vseh ugotovljenih tveganjih skladnosti in vprašanjih neskladnosti poročati upravljalnemu organu.

²⁰ Glej tudi Smernice organa EBA o notranjem upravljanju: https://www.eba.europa.eu/regulation - and - policy/internal - governance

Politika bi morala vključevati načela o izbiri, spremljanju in načrtovanju nasledstva članov ter ponovnem imenovanju obstoječih članov in določati vsaj:

• a. postopek izbire, imenovanja, ponovnega imenovanja in načrtovanja nasledstva članov upravljalnega organa ter notranji postopek za ocenjevanje primernosti člana, vključno z notranjo funkcijo, odgovorno za zagotavljanje podpore pri ocenjevanju (npr. kadrovsko funkcijo);
• b. merila, ki jih je treba uporabiti za ocenjevanje in ki bi morala vključevati merila glede primernosti, določena v teh smernicah;
• c. kako je treba v okviru postopka izbire upoštevati politiko raznolikosti za člane upravljalnega organa pomembnih institucij iz direktive CRD in cilj glede zastopanosti premalo zastopanega spola v upravljalnem organu;
• d. kanal za komuniciranje s pristojnimi organi ter
• e. način dokumentiranja ocenjevanja.

Relevantne institucije bi morale v svojo politiko glede primernosti vključiti tudi postopke izbire in imenovanja nosilcev ključnih funkcij. Politika glede primernosti lahko določa tudi postopek izbire in imenovanja posameznikov, ki bi jih lahko relevantne institucije na podlagi pristopa, ki temelji na oceni tveganja, štele za nosilce ključnih funkcij, in sicer poleg vodij funkcij notranjih kontrol in glavnega finančnega direktorja, kadar niso del upravljalnega organa.

Upravljalni organ v nadzorni funkciji in komisija za imenovanja, kadar je ustanovljena, bi morala spremljati učinkovitost politike institucije glede primernosti ter pregledati njeno zasnovo in izvajanje. Upravljalni organ bi moral politiko po potrebi spremeniti, pri čemer bi moral upoštevati priporočila komisije za imenovanja, kadar je ustanovljena, in funkcije notranje revizije.