13. Politica privind adecvarea

În conformitate cu articolul 88 alineatul (1) din Directiva 2013/36/UE, organul de conducere al unei instituții definește, supraveghează și răspunde de implementarea mecanismelor aferente cadrului de administrare a activității care asigură o conducere eficace și prudentă a instituției. În plus, în conformitate cu articolul 9 alineatul (3) din Directiva 2014/65/UE, organul de conducere al unei firme de investiții, astfel cum este definită în D irectiva 2014/65/UE (firmă în sensul MiFID), definește, supraveghează și răspunde de implementarea mecanismelor aferente cadrului de administrare a activității într - un mod care promovează integritatea pieței și interesele clienților. Aici se include necesitatea ca politica privind adecvarea adoptată de instituție să fie aliniată la cadrul de administrare a activității global al instituției, la cultura corporativă și la apetitul pentru risc al acesteia, iar procesele din cadrul politicii să funcționeze pe deplin conform așteptărilor. De asemenea, aici se include necesitatea ca organul de conducere al instituției să adopte – fără a aduce atingere aprobării necesare din partea acționarilor – și să mențină o politică de evaluare a adecvării membrilor organului de conducere.

Politica privind adecvarea trebuie să includă sau să facă referire la politica de diversitate pentru a asigura faptul că diversitatea este luată în considerare la recrutarea de noi membri.

Orice modificări aduse politicii privind adecvarea trebuie să fie, de asemenea, aprobate de organul de conducere, fără a aduce atingere aprobării necesare din partea acționarilor. Documentația privind adoptarea politicii și a eventualelor modificări ale acesteia trebuie păstrată (de exemplu, în procesele verbale ale ședințelor relevante).

Politica trebuie să fie clară, bine documentată și transparentă pentru întregul personal al instituției. La elaborarea politicii, organul de conducere poate să solicite și să țină cont de aportul altor comitete interne, în special cel al comitetului de nominalizare, dacă acesta a fost înființat, și al altor funcții interne, precum funcția juridică, de resurse umane sau de control.

Funcțiile de control intern²⁰ trebuie să asigure un aport eficace pentru dezvoltarea politicii privind adecvarea în concordanță cu rolurile lor. În special, funcția de conformitate trebuie să analizeze modul în care politica privind adecvarea afectează conformitatea instituției cu legislația, reglementările, politicile și procedurile interne și trebuie să raporteze organului de conducere toate riscurile de conformitate identificate și problemele de neconformitate.

²⁰ Vezi și Ghidul ABE privind cadrul de administrare a activității: https://www.eba.europa.eu/regulation - and - policy/internal - governance

Politica trebuie să includă principii privind selecția, monitorizarea și planificarea succesiunii membrilor săi, precum și pentru reînvestirea membrilor existenți, și trebuie să prevadă cel puțin următoarele:

• a. procesul de selecție, numirea, reînvestirea și planificarea succesiunii membrilor organului de conducere și procedura internă aplicabilă pentru evaluarea adecvării unui membru, inclusiv funcția internă responsabilă pentru acordarea de sprijin în evaluare (de exemplu, resurse umane);
• b. criteriile care vor fi utilizate la evaluare, care trebuie să includă criteriile privind adecvarea prevăzute în prezentul ghid;
• c. modul în care vor fi luate în considerare, în procesul de selectare, politica de diversitate pentru membrii organului de conducere a instituțiilor CRD semnificative și obiectivul pentru genul subreprezentat în organul de conducere;
• d. canalul de comunicare cu autoritățile competente și
• e. modul în care trebuie documentată evaluarea.

Instituțiile relevante trebuie să includă, de asemenea, în politica lor privind adecvarea procesele de selectare și numire a persoanelor care dețin funcții cheie. Politica privind adecvarea ar putea să prevadă, printr - o abordare bazată pe riscuri, funcțiile pe care instituțiile relevante le - ar putea considera ca fiind persoane care dețin funcții cheie, în plus față de șefii funcțiilor de control intern și directorul financiar, în cazul în care aceștia nu fac parte din organul de conducere.

Organul de conducere în funcția sa de supraveghere și comitetul de nominalizare, dacă a fost înființat, trebuie să monitorizeze eficacitatea politicii instituției privind adecvarea și să analizeze modelul și punerea în aplicare a acesteia. Organul de conducere trebuie să modifice politica, după caz, ținând cont de recomandările formulate de comitetul de nominalizare, dacă a fost înființat, și de funcția de audit intern.