13. Egnethedspolitik

I henhold til artikel 88, stk. 1, i direktiv 2013/36/EU, fastlægger et instituts ledelsesorgan ledelsesordningerne, og det fører tilsyn med og er ansvarligt for implementeringen af disse ordninger, som sikrer effektiv og forsigtig ledelse af instituttet. I henhold til artikel 9, stk. 3, i direktiv 2014/65/EU, fastlægger ledelsesorganet i et investeringsselskab som defineret i direktiv 2014/65/EU (MiFID-selskab) desuden ledelsesordningerne, og det fører tilsyn med og er ansvarligt for implementeringen af disse ordninger, således at markedets integritet fremmes, og kundernes interesser tilgodeses. Dette indebærer, at instituttets egnethedspolitik bør være tilpasset instituttets overordnede rammer for selskabsledelse, selskabskultur og risikovillighed, og at procedurerne omhandlet i politikken fuldt ud fungerer efter hensigten. Dette indebærer også, at instituttets ledelsesorgan — med forbehold for en krævet godkendelse fra aktionærerne — vedtager og fører en politik for vurdering af ledelsesorganmedlemmernes egnethed.

Egnethedspolitikken bør omfatte eller henvise til mangfoldighedspolitikken for at sikre, at der tages hensyn til mangfoldighed ved ansættelse af nye medlemmer.

Alle ændringer af egnethedspolitikken bør også godkendes af ledelsesorganet (med forbehold for eventuelle nødvendige godkendelser fra aktionærerne). Politikkens vedtagelse og ændringer heraf bør løbende dokumenteres (f.eks. i relevante mødereferater).

Politikken bør være klar, veldokumenteret og gennemsigtig for alle instituttets medarbejdere. Ved udviklingen af politikken kan ledelsesorganet indhente og tage hensyn til input fra andre interne udvalg, navnlig nomineringsudvalget, hvis et sådant er nedsat, og andre interne funktioner, f.eks. en juridisk afdeling, personaleafdelingen eller kontrolfunktioner.

De interne kontrolfunktioner²⁰ bør medvirke til at udvikle egnethedspolitikken i overensstemmelse med deres roller. Compliancefunktionen bør eksempelvis analysere, hvordan egnethedspolitikken påvirker instituttets overholdelse af lovgivning, regulering, interne politikker og procedurer, og bør rapportere alle tilfælde af compliancerisici og manglende overholdelse til ledelsesorganet.

²⁰ Se også EBA's retningslinjer vedrørende intern ledelse: https://www.eba.europa.eu/regulation-and-policy/internal-governance.

Politikken bør omfatte principperne for udvælgelse, overvågning og planlægning af succession og for genudnævnelse af nuværende medlemmer, og den bør mindst fastlægge følgende:

• a. proceduren for udvælgelse, udnævnelse, genudnævnelse og planlægning af succession af ledelsesorganet og den relevante interne procedure for vurderingen af et medlems egnethed, herunder den interne funktion med ansvar for at bistå ved vurderingen (f.eks. personaleafdelingen)
• b. de kriterier, der skal anvendes i vurderingen, som bør omfatte de egnethedskriterier, der er fastsat i disse retningslinjer
• c. hvordan der skal tages hensyn til mangfoldighedspolitikken for medlemmer af ledelsesorganet i signifikante CRD-institutter og målet for det underrepræsenterede køn i ledelsesorganet ved udvælgelsesproceduren
• d. kommunikationskanalen med de kompetente myndigheder
• e. hvordan vurderingen dokumenteres.

De relevante institutters egnethedspolitik bør også omfatte procedurerne for udvælgelse og udnævnelse af personer med nøglefunktioner. Med udgangspunkt i en risikobaseret tilgang kan egnethedspolitikken angive de stillinger, som relevante institutter kan anse for nøglefunktioner ved siden af lederne af interne kontrolfunktioner og økonomidirektøren, hvis de ikke er en del af ledelsesorganet.

Ledelsesorganet i dets tilsynsfunktion og nomineringsudvalget, hvis et sådant er nedsat, bør overvåge effektiviteten af instituttets egnethedspolitik og revidere dens udformning og implementering. Ledelsesorganet bør efter behov ændre politikken under hensyntagen til anbefalingerne fra nomineringsudvalget, hvis et sådant er nedsat, og den interne revisionsfunktion.