13. Piemērotības politika

Saskaņā ar Direktīvas 2013/36/ES 88. panta 1. punktu iestādes vadības struktūra definē, pārrauga un ir atbildīga par tādu pārvaldības pasākumu īstenošanu, kas nodrošina iestādes efektīvu un piesardzīgu pārvaldību. Turklāt saskaņā ar Direktīvas 2014/65/ES 9. panta 3. punktu Direktīvā 2014/65/ES definētās ieguldījumu brokeru sabiedrības (FITD brokeru sabiedrība) vadības struktūra definē, pārrauga un ir atbildīga par pārvaldības pasākumu īstenošanu veidā, kas veicina tirgus integritāti un klientu intereses. Tas nozīmē, ka iestādes piemērotības politika ir jāsaskaņo ar iestādes vispārējo korporatīvās pārvaldības regulējumu, korporatīvo kultūru un vēlmi uzņemties risku un ka politikas procesi pilnībā darbojas, kā plānots. Tas ietver arī to, ka iestādes vadības struktūrai — neskarot jebkādu akcionāriem nepieciešamo apstiprinājumu — , ir jāpieņem un jāuztur vadības struktūras locekļu piemērotības novērtēšanas politika.

Piemērotības politikā ir jāiekļauj daudzveidības politika vai jāatsaucas uz to, lai nodrošinātu, ka, pieņemot darbā jaunus locekļus, tiek ņemta vērā dažādība.

Vadības struktūrai ir jāapstiprina arī jebkādas izmaiņas piemērotības politikā, neskarot jebkādu akcionāriem nepieciešamo apstiprinājumu. Ir jāsaglabā dokumentācija par politikas pieņemšanu un jebkādiem tās grozījumiem (piemēram, attiecīgo sanāksmju protokolos).

Politikai jābūt skaidrai, labi dokumentētai un pārredzamai visiem iestādes darbiniekiem. Izstrādājot politiku, vadības struktūra var pieprasīt un ņemt vērā citu iekšējo komiteju ieguldījumu, jo īpaši iecelšanas komitejas, ja tāda ir izveidota, un citām iekšējām funkcijām, piemēram, juridiskajām, cilvēkresursu vai kontroles funkcijām.

Ar iekšējās kontroles funkcijām²⁰ ir jānodrošina efektīvs ieguldījums piemērotības politikas izstrādē atbilstoši to uzdevumiem. Proti, atbilstības funkcijai ir jāanalizē, kā piemērotības politika ietekmē iestādes atbilstību tiesību aktiem, noteikumiem, iekšējai politikai un procedūrām, un vadības struktūrai ir jāziņo par visiem konstatētajiem atbilstības riskiem un neatbilstības problēmām.

²⁰ Skatīt arī EBI Pamatnostādnes par iekšējo pārvaldību: https://www.eba.europa.eu/regulation - and - policy/internal - governance

Politikā ir jāiekļauj principi attiecībā uz tās locekļu atlasi, uzraudzību un pēctecības plānošanu un esošo locekļu atkārtotu iecelšanu amatā, un tajā ir jānosaka vismaz šāda informācija:

• a. vadības struktūras locekļu atlases, iecelšanas, atkārtotas iecelšanas un pēctecības plānošanas process un piemērojamā iekšējā procedūra locekļa piemērotības novērtēšanai, tostarp iekšējā funkcija, kas atbildīga par novērtējuma atbalsta sniegšanu (piemēram, cilvēkresursi);
• b. novērtējumā izmantojamie kritēriji, kam jāietver šajās pamatnostādnēs noteiktie piemērotības kritēriji;
• c. tas, kā atlases procesā ir jāņem vērā nozīmīgu KPD iestāžu vadības struktūras locekļu daudzveidības politika un mērķis attiecībā uz nepietiekami pārstāvēto dzimumu vadības struktūrā;
• d. kanāls saziņai ar kompetentajām iestādēm; un
• e. kā šis novērtējums ir jādokumentē.

Attiecīgajām iestādēm savā piemērotības politikā ir jāiekļauj arī personu, kas veic pamatfunkcijas, atlases un iecelšanas procesi. Piemērotības politikā, izmantojot uz risku balstītu pieeju, varētu izklāstīt tās pozīcijas, kuras attiecīgās iestādes varētu uzskatīt par personām, kas veic pamatfunkcijas, papildus iekšējās kontroles funkciju vadītājiem un CFO, ja tās nav daļa no vadības struktūras.

Vadības struktūrai, kas pilda uzraudzības funkcijas, un iecelšanas komitejai, kurā tā izveidota, ir jāuzrauga iestādes piemērotības politikas efektivitāte un jāpārskata tās izstrāde un īstenošana. Vadības struktūrai vajadzības gadījumā ir jāgroza politika, ņemot vērā ieteikumus, ko sniegusi iecelšanas komiteja, ja tāda ir izveidota, un iekšējās revīzijas funkcija.