13. Politika v oblasti vhodnosti

Podľa článku 88 ods. 1 smernice 2013/36/EÚ riadiaci orgán inštitúcie vymedzuje opatrenia, dohliada na ich uplatňovanie a je zodpovedný za uplatňovanie opatrení týkajúcich sa riadenia, ktorými sa zabezpečuje účinné a obozretné riadenie inštitúcie. Okrem toho podľa článku 9 ods. 3 smernice 2014/65/EÚ riadiaci orgán investičnej spoločnosti podľa vymedzenia v smernici 2014/65/EÚ (spoločnosť podľa smernice MiFID) vymedzuje opatrenia týkajúce sa riadenia spôsobom, ktorý podporuje integritu trhu a záujmy klientov, vykonáva dohľad ad nimi je zodpovedný za ich vykonávanie. To znamená, že politika inštitúcie v oblasti vhodnosti by mala byť zosúladená s celkovým rámcom riadenia spoločnosti, podnikovou kultúrou a ochotou podstupovať riziká a že postupy v rámci tejto politiky v plnej miere fungujú tak, ako sa plánovalo. Znamená to tiež, že riadiaci orgán inštitúcie by bez toho, aby bol dotknutý akýkoľvek požadovaný súhlas akcionárov, mal prijať a zachovávať politiku týkajúcu sa posúdenia vhodnosti členov riadiaceho orgánu.

Politika v oblasti vhodnosti by mala zahŕňať politiku rozmanitosti alebo na ňu odkazovať, aby sa zabezpečilo, že sa pri prijímaní nových členov zohľadní rozmanitosť.

Každú zmenu politiky v oblasti vhodnosti by mal schváliť aj riadiaci orgán, a to bez toho, aby bol dotknutý akýkoľvek požadovaný súhlas akcionárov. Dokumentácia týkajúca sa prijatia politiky a všetky jej zmeny by sa mali zachovať (napr. prostredníctvom zápisníc z príslušných zasadnutí).

Politika by mala byť zrozumiteľná, riadne zdokumentovaná a transparentná pre všetkých zamestnancov v inštitúcii. Riadiaci orgán môže pri príprave politiky požiadať ďalšie vnútorné výbory, najmä nominačný výbor, ak bol zriadený, a ďalšie vnútorné funkcie, ako je právna funkcia, funkcia pre ľudské zdroje alebo kontrolná funkcia, o informácie a tieto informácie zohľadniť.

Funkcie vnútornej kontroly²⁰ by mali poskytnúť užitočné podklady pre prípravu politiky v oblasti vhodnosti v súlade so svojimi úlohami. Najmä orgán plniaci funkciu dodržiavania súladu by mal analyzovať spôsob, akým politika v oblasti vhodnosti ovplyvňuje dodržiavanie právnych predpisov, nariadení, vnútorných politík a postupov inštitúcií, a riadiacemu orgánu by mal nahlasovať všetky zistené riziká týkajúce sa nedodržania súladu s predpismi a prob lémy súvisiace s nedodržaním súladu.

²⁰ Pozri tiež usmernenia EBA o vnútornom riadení: https://www.eba.europa.eu/regulation -and- policy/internal - governance

Súčasťou politiky by mali byť zásady týkajúce sa výberu, monitorovania a plánovania nástupníctva členov a zásady týkajúce sa opätovného vymenovania súčasných členov a mal by sa v nej stanoviť aspoň:

• a. postup výberu, vymenovania, opätovného vymenovania a plánovania nástupníctva členov riadiaceho orgánu a platný interný postup na posudzovanie vhodnosti člena vrátane vnútornej funkcie zodpovednej za poskytnutie podpory posúdeniu (napr. ľudské zdroje);
• b. kritériá na použitie pri posudzovaní, ktoré by mali zahŕňať kritériá vhodnosti stanovené v týchto usmerneniach;
• c. spôsob, akým sa má v rámci výberového postupu zohľadniť politika rozmanitosti členov riadiaceho orgánu významných inštitúcií podľa smernice o kapitálových požiadavkách a cieľ týkajúci sa nedostatočne zastúpeného rodu v riadiacom orgáne;
• d. komunikačný kanál s príslušnými orgánmi a
• e. spôsob, akým by sa malo zdokumentovať posúdenie.

Relevantné inštitúcie by mali do svojej politiky v oblasti vhodnosti začleniť postupy na výber a vymenúvanie osôb zastávajúcich kľúčové funkcie. V rámci politiky v oblasti vhodnosti by sa na základe prístupu založeného na rizikách mohli stanoviť tie pozície, ktoré by relevantné inštitúcie mohli považovať za pozície osôb zastávajúcich kľúčové funkcie, a to okrem vedúcich pracovníkov funkcií vnútornej kontroly a finančného riaditeľa, ak nie sú súčasťou riadiaceho orgánu.

Riadiaci orgán vo svojej funkcii dohľadu a nominačný výbor, ak bol zriadený, by mali monitorovať účinnosť politiky inštitúcie v oblas ti vhodnosti a preskúmavať jej koncepciu a vykonávanie. Riadiaci orgán by mal v prípade potreby zmeniť politiku, pričom zohľadní odporúčania nominačného výboru, ak bol zriadený, a funkcie vnútorného auditu.