13. Richtlinien zur Eignungsbewertung

Gemäß Artikel 88 Absatz 1 der Richtlinie 2013/36/EU legt das Leitungsorgan eines Instituts die Umsetzung der Governance-Regelungen, die eine effektive und umsichtige Leitung des Instituts gewährleisten, fest, überwacht diese und ist für sie verantwortlich. Zudem legt das Leitungsorgan einer Wertpapierfirma im Sinne der Richtlinie 2014/65/EU (MiFID-Firma) gemäß Artikel 9 Absatz 3 der Richtlinie 2014/65/EU die Umsetzung von Governance-Regelungen in entsprechender Weise, sodass die Integrität des Marktes und die Interessen von Kunden gefördert werden, fest, überwacht diese und ist für sie verantwortlich. Dies beinhaltet, dass die Richtlinien zur Eignungsbewertung des Instituts an den gesamten betrieblichen Governance-Rahmen des Instituts, die Unternehmenskultur und Risikobereitschaft angepasst werden sollte und dass die Abläufe im Rahmen der Richtlinie vollständig funktionieren wie vorgesehen. Es beinhaltet darüber hinaus, dass das Leitungsorgan des Instituts – unbeschadet der erforderlichen Genehmigungen von Anteilseignern – eine Richtlinie zur Bewertung der Eignung von Mitgliedern des Leitungsorgans annehmen und aufrechterhalten sollte.

Die Richtlinien zur Eignungsbewertung sollten die Politik zur Förderung der Diversität beinhalten oder auf diese verweisen, um sicherzustellen, dass die Diversität bei der Einstellung von neuen Mitgliedern berücksichtigt wird.

Änderungen der Richtlinien zur Eignungsbewertung sollten unbeschadet von erforderlichen Genehmigungen von Anteilseignern auch vom Leitungsorgan genehmigt werden. Es sollten Aufzeichnungen bezüglich der Einführung der Richtlinien und von diesbezüglichen Änderungen geführt werden (z. B. in den Protokollen von relevanten Besprechungen).

Die Richtlinien sollten für sämtliche Mitarbeiter im Institut klar, ordnungsgemäß dokumentiert und transparent sein. Bei der Ausarbeitung der Richtlinien kann das Leitungsorgan Beiträge von sonstigen internen Ausschüssen, insbesondere des Nominierungsausschusses, soweit er eingerichtet wurde, und sonstigen internen Funktionen,

• z. B. der Rechtsabteilung, Personalabteilung oder Kontrollfunktionen anfordern und berücksichtigen.

Interne Kontrollfunktionen²⁰ sollten einen wirksamen Beitrag zur Ausarbeitung der Richtlinien zur Eignungsbewertung ihren Rollen entsprechend leisten. Insbesondere sollte die Compliance-Funktion analysieren, wie sich die Richtlinien zur Eignungsbewertung auf die Einhaltung von Gesetzen, Verordnungen, internen Richtlinien und Verfahren durch das Institut auswirkt, und sollte dem Leitungsorgan über alle ermittelten Compliance-Risiken und Fragen der Nichteinhaltung Bericht erstatten.

²⁰ Siehe ferner die Leitlinien der EBA zur internen Governance: https://www.eba.europa.eu/regulation-and-policy/internal-governance.

Die Richtlinien sollten Grundsätze zur Auswahl, Überwachung und Nachfolgeplanung der Mitglieder des Leitungsorgans sowie für die Wiederbestellung von bestehenden Mitgliedern beinhalten und zumindest Folgendes darlegen:

• a. den Prozess zur Auswahl, Bestellung, Wiederbestellung und Nachfolgeplanung von Mitgliedern des Leitungsorgans und das geltende interne Verfahren zur Bewertung der Eignung eines Mitglieds, einschließlich der internen Funktion, die für die Unterstützung der Bewertung verantwortlich ist (z. B. Personalfunktion);
• b. die bei der Bewertung zu verwendenden Kriterien, die die in den vorliegenden Leitlinien dargelegten Eignungskriterien beinhalten sollten;
• c. wie im Rahmen des Auswahlprozesses die Politik zur Förderung der Diversität für Mitglieder des Leitungsorgans von CRD-Instituten von erheblicher Bedeutung und das Ziel für das unterrepräsentierte Geschlecht im Leitungsorgan zu berücksichtigen sind;
• d. der Kommunikationskanal zu den zuständigen Behörden; und
• e. wie die Bewertung dokumentiert werden sollte.

Die relevanten Institute sollten zudem die Abläufe für die Auswahl und Bestellung von Inhabern von Schlüsselfunktionen in ihren Richtlinien zur Eignungsbewertung regeln. Die Richtlinien zur Eignungsbewertung könnten auf der Grundlage eines risikobasierten Ansatzes die Positionen darlegen, die von relevanten Instituten zusätzlich zu den Leitern von internen Kontrollfunktionen und dem CFO als Inhaber von Schlüsselfunktionen betrachtet werden könnten, soweit sie nicht zum Leitungsorgan gehören.

Das Leitungsorgan in seiner Aufsichtsfunktion, und soweit er eingerichtet wurde, der Nominierungsausschuss sollten die Wirksamkeit der Richtlinien zur Eignungsbewertung des Instituts überwachen und ihre Auslegung und Umsetzung kontrollieren. Das Leitungsorgan sollte die Richtlinien gegebenenfalls unter Berücksichtigung der Empfehlungen des Nominierungsausschusses, soweit er eingerichtet wurde, sowie der internen Revisionsfunktion ändern.