13. Политика по отношение на пригодността

Съгласно член 88, параграф 1 от Директива 2013/36/ЕС ръководният орган на институцията определя, контролира и отговаря за прилагането на правилата за управление, които осигуряват ефективно и разумно управление на институцията. Освен това в съответствие с член 9, параграф 3 от Директива 2014/65/ЕС ръководният орган на инвестиционен посредник, както е дефиниран в Директива 2014/65/ЕС (посредник по Директивата за пазарите на финансови инструменти (ДПФИ)), определя, контролира и отговаря за изпълнението на правилата за управление по начин, който подпомага лоялни пазарни отношения и е в интерес на клиентите. Това включва изискването политиката на институцията по отношение на пригодността да съответства на цялостната рамка за корпоративно управление на институцията, нейната корпоративна култура и рисков апетит, както и процесите в рамките на политиката да функционират в пълна степен съгласно планираното. Това включва също така изискването ръководният орган на институцията да приеме — без да се засяга никое одобрение, изисквано от акционерите — и да поддържа политика за оценка на пригодността на членовете на ръководния орган.

Политиката по отношение на пригодността следва да включва или да препраща към политиката по отношение на многообразието, за да се гарантира, че многообразието се взема предвид при наемането на нови членове.

Всички промени в политиката по отношение на пригодността също следва да се одобряват от ръководния орган, без да се засяга никое одобрение, изисквано от акционерите. Следва да се води документация по отношение на приемането на политиката и на всички нейни изменения (напр. в протоколите от съответните заседания).

Политиката следва да бъде ясна, добре документирана и прозрачна за целия персонал на институцията. Когато разработва политиката, ръководният орган може да поиска и да вземе предвид информация от други вътрешни комитети, по - специално от комитета за подбор, ако е създаден такъв, и от други вътрешни функции като правната функция, функция „Човешки ресурси“ или контролните функции.

Функциите за вътрешен контрол²⁰ следва да осигуряват ефективна информация за разработването на политиката по отношение на пригодността в съответствие с техните отговорности. По - специално функцията за нормативно съответствие следва да анализира как политиката по отношение на пригодността се отразява на нормативното съответствие от страна на институцията със законодателството, подзаконовите актове, вътрешните политики и процедури и следва да докладва на ръководния орган относно всички установени рискове по отношение на нормативното съответствие и относно всички проблеми, свързани с несъответствието.

²⁰ Вж. също насоките на ЕБО относно вътрешното управление: https://www.eba.europa.eu/regulation -and-policy/internal - governance

Политиката следва да включва принципи относно планирането на подбора, наблюдението и приемствеността на членовете и относно преназначаването на съществуващите членове и следва да определя най - малко следното:

• а. процеса на планиране на подбора, назначаването, преназначаването и приемствеността на членовете на ръководния орган и приложимата вътрешна процедура за оценка на пригодността на даден член, включително вътрешната функция, която отговаря за предоставянето на подкрепа за оценяването (напр. човешки ресурси);
• б. критериите, които следва да се използват при оценяването и които следва да включват критериите за пригодност, определени в настоящите насоки;
• в. как в рамките на процеса на подбор следва да се вземат предвид политиката по отношение на многообразието на членовете на ръководния орган на значими институции по ДКИ и целевото ниво за по - слабо представения пол в ръководния орган;
• г. комуникационния канал с компетентните органи; както и
• д. как следва да се документира оценката.

Относимите институции следва да включат в своята политика по отношение на пригодността също така и процесите за подбор и назначаване на лица, заемащи ключови позиции. В политиката по отношение на пригодността е възможно да бъдат определени, въз основа на рисково базиран подход, онези длъжности, които относимите институции биха могли да считат за ключови позиции, в допълнение към ръководителите на функциите за вътрешен контрол и главния финансов директор, когато те не са част от ръководния орган.

Ръководният орган в контролната му функция и комитетът за подбор, ако е създаден такъв, следва да наблюдават ефективността на политиката на институцията по отношение на пригодността и да преразглеждат съдържанието и прилагането ѝ. Ръководният орган следва да извършва промени в политиката, по целесъобразност, като взема предвид препоръките, отправени от комитета за подбор, ако е създаден такъв, и от функцията за вътрешен одит.