19 Atbilstības nodrošināšanas funkcija

Ieguldījumu sabiedrībām būtu jāizveido pastāvīga un efektīva darbības atbilstības uzraudzības funkcijas struktūra, lai varētu pārvaldīt atbilstības risku, un jāieceļ amatā persona, kura atbild par šo struktūru visā ieguldījumu sabiedrībā (atbilstības uzraudzības funkcijas amatpersona). Atbilstības funkcijai, politikai un procedūrām būtu jāatbilst arī Komisijas Deleģētās regulas (ES) 2017/565 22. pantam un EVTI pamatnostādnēm par atbilstības funkciju.

Atbilstības amatpersonas lomu, ņemot vērā proporcionalitātes principu, kā izklāstīts I sadaļā, var apvienot ar RMF vadītāja lomu vai, ja nav samērīgi iecelt personu, kura ir veltīta tikai šai funkcijai, to var veikt cita vecākā persona (piemēram, juridiskās nodaļas vadītājs), ja nav interešu konflikta starp veiktajiem uzdevumiem.

Darbības atbilstības uzraudzības funkcijas struktūras darbiniekiem vajadzētu būt pietiekamām zināšanām, prasmēm un pieredzei attiecībā uz darbības atbilstības uzraudzības un ar to saistītajām procedūrām, un viņiem būtu jānodrošina regulāra apmācība.

Vadības struktūrai kā uzraudzības veicējai būtu jāpārrauga pareizi dokumentētas atbilstības politikas īstenošana, un par to jāinformē visi darbinieki. Ieguldījumu sabiedrībām būtu jāizveido process, kā regulāri novērtē izmaiņas tiesību aktos un noteikumos, ko piemēro to darbībām.

Darbības atbilstības uzraudzības funkcijas struktūrai būtu jākonsultē vadības struktūra par veicamajiem pasākumiem, lai varētu nodrošināt atbilstību spēkā esošajiem likumiem, prasībām, noteikumiem un standartiem, un tai jānovērtē iespējamā ietekme, ko jebkuras izmaiņas juridiskajā vai reglamentācijas vidē var radīt uz ieguldījumu sabiedrības darbībām un darbības atbilstības sistēmu.

Darbības atbilstības uzraudzības funkcijas struktūrai būtu jānodrošina atbilstības uzraudzības veikšana saskaņā ar strukturētu un pareizi definētu atbilstības uzraudzības programmu un atbilstības politikas ievērošana. Darbības atbilstības uzraudzības funkcijas struktūrai būtu jāsniedz ziņojumi vadības struktūrai un vajadzības gadījumā jāsazinās ar RPF struktūru attiecībā uz ieguldījumu sabiedrības darbības atbilstības uzraudzības risku un tā pārvaldīšanu. Darbības atbilstības uzraudzības funkcijas struktūrai un RPF struktūrai būtu jāsadarbojas un jāapmainās ar informāciju, ja tas nepieciešams attiecīgo uzdevumu izpildei. Darbības atbilstības uzraudzības funkcijas struktūras konstatējumi vadības struktūrai un RPF struktūrai būtu jāņem vērā lēmumu pieņemšanas procesos.

Ieguldījumu sabiedrībām būtu jāveic attiecīgi pasākumi pret iekšēju vai ārēju rīcību, kas varētu atvieglot vai veicināt krāpšanu, nelikumīgi iegūtu līdzekļu legalizēšanu un terorisma finansēšanu vai citus finanšu noziegumus un disciplīnas pārkāpumus (piemēram, iekšējo procedūru pārkāpumus vai ierobežojumu pārkāpumus) .

Ieguldījumu sabiedrībām būtu jānodrošina, lai to meitasuzņēmumi un filiāles veic pasākumus, nodrošinot savu darbību atbilstību vietējiem normatīvajiem un administratīvajiem aktiem. Ja vietējie normatīvie un administratīvie akti kavē stingrāku procedūru un darbības atbilstības sistēmu, kuras ievieš grupa, piemērošanu, jo īpaši ja tie traucē nepieciešamās informācijas izpaušanai un apmaiņai starp grupas vienībām, šiem meitasuzņēmumiem un filiālēm par to būtu jāinformē savienības mātesuzņēmuma darbības atbilstības uzraudzības funkcijas amatpersona vai darbības atbilstības uzraudzības funkcijas vadītājs.