19 Komórka ds. nadzoru zgodności z prawem

Firmy inwestycyjne powinny ustanowić stałą i skuteczną komórkę ds. nadzoru zgodności z prawem w celu zarządzania ryzykiem braku zgodności oraz mianować osobę odpowiedzialną za tę komórkę w ramach całej firmy inwestycyjnej (pełnomocnik ds. nadzoru zgodności z prawem). Komórka ds. nadzoru zgodności z prawem oraz polityki i procedury w tym zakresie powinny być również zgodne z postanowieniami art. 22 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 2017/565 oraz wytycznymi ESMA dotyczącymi komórki ds. nadzoru zgodności z prawem.

Jeśli mianowanie osoby, która pełniłaby wyłącznie rolę pełnomocnika ds. nadzoru zgodności z prawem nie byłoby zgodne z zasadą proporcjonalności określoną w tytule I, funkcja ta może być połączona z funkcją kierownika KZR bądź może być wykonywana przez innego wyższego szczeblem pracownika (np. dyrektora działu prawnego), pod warunkiem, że między łączonymi funkcjami nie zachodzi konflikt interesów.

Pracownicy komórki ds. nadzoru zgodności z prawem powinni posiadać wystarczającą wiedzę, umiejętności i doświadczenie w odniesieniu do zgodności z przepisami i odpowiednich procedur, jak też powinni mieć dostęp do regularnych szkoleń.

Organ zarządzający w ramach swojej funkcj i nadzorczej powinien nadzorować wdrożenie należycie udokumentowanej polityki zgodności z prawem, która powinna zostać zakomunikowana wszystkim pracownikom. Firmy inwestycyjne powinny ustanowić proces regularnej oceny zmian prawa i regulacji mających zastosowanie do ich działalności.

Komórka ds. nadzoru zgodności z przepisami powinna doradzać organowi zarządzającemu w sprawie środków, które należy podjąć w celu zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami, zasadami, regulacjami oraz standardami, a także oceniać możliwy wpływ ewentualnych zmian w otoczeniu prawnym lub regulacyjnym na działalność firmy inwestycyjnej i ramy zgodności.

Komórka ds. nadzoru zgodności z prawem powinna zapewnić, aby monitorowanie zgodności z prawem było prowadzone w ramach ustrukturyzowanego i należycie określonego programu monitorowania zgodności oraz aby była przestrzegana polityka zgodności. Komórka ds. nadzoru zgodności z prawem powinna podlegać organowi zarządzającemu i w stosownych przypadkach komunikować się z KZR w sprawie ryzyka braku zgodności w firmie inwestycyjnej oraz zarządzania tym ryzykiem. Komórka ds. nadzoru zgodności z prawem i KZR powinny w stosownych przypadkach współpracować i wymieniać informacje, aby móc wykonywać swoje zadania. Ustalenia komórki ds. nadzoru zgodności z prawem powinny zostać uwzględnione przez organ zarządzający i KZR w procesach decyzyjnych.

Firmy inwestycyjne powinny podjąć odpowiednie działania wobec zachowań praktykowanych w relacjach wewnętrznych lub zewnętrznych, które mogą umożliwić popełnienie oszustwa, pranie pieniędzy lub finansowanie terroryzmu, lub popełnienie innego przestępstwa finansowego i naruszenie dyscypliny (np. naruszenie procedur wewnętrznych, naruszenie limitów).

Firmy inwestycyjne powinny zapewnić, aby ich jednostki zależne i oddziały podjęły działania w celu zapewnienia zgodności swojej działalności z lokalnymi przepisami i regulacjami. W przypadku gdy lokalne przepisy i regulacje utrudniają stosowanie bardziej rygorystycznych procedur i systemów zgodności z przepisami wdrożonych przez grupę, a zwłaszcza jeżeli uniemożliwiają ujawnianie i wymianę niezbędnych informacji między podmiotami należącymi do grupy, jednostki zależne i oddziały powinny poinformować o tym pełnomocnika ds. nadzoru zgodności z prawem lub kierownika ds. nadzoru zgodności z prawem unijnej jednostki dominującej.