19 Funcția de conformitate

Firmele de investiții trebuie să înființeze o funcție de conformitate permanentă și eficace pentru administrarea riscului de conformitate și trebuie să numească o persoană responsabilă pentru această funcție la nivelul întregii firme de investiții (coordonatorul funcției de conformitate). Funcția, politicile și procedurile de conformitate trebuie, de asemenea, să fie conforme cu articolul 22 din Regulamentul delegat (UE) 2017/565 al Comisiei și cu Ghidul ESMA privind funcția de conformitate.

Rolul de coordonator al funcție de conformitate, ținând seama de principiul proporționalității prevăzut la titlul I, poate fi combinat cu cel al responsabilului FAR sau, dacă nu este proporțional să se numească o persoană care să se dedice exclusiv acestei funcții, poate fi îndeplinit de către o altă persoană cu experiență (de exemplu, coordonatorul departamentului juridic), cu condiția să nu existe un conflict de interese între sarcinile efectuate.

Personalul din cadrul funcției de conformitate trebuie să dețină suficiente cunoștințe, competențe și experiență în legătură cu procedurile de conformitate și cele relevante și trebuie să aibă acces la formare periodică.

Organul de conducere în funcția sa de supraveghere trebuie să supravegheze punerea în aplicare a unei politici de conformitate bine documentate, care trebuie comunicată tuturor angajaților. Firmele de investiții trebuie să instituie un proces pentru a evalua periodic modificările apărute în actele legislative și regulamentele aplicabile activităților lor.

Funcția de conformitate trebuie să ofere consultanță organului de conducere cu privire la măsurile care trebuie luate pentru a asigura conformitatea cu legile, regulile, regulamentele și standardele aplicabile și trebuie să evalueze posibilul impact al oricăror modificări produse în mediul juridic sau de reglementare asupra activităților firmei de investiții și a cadrului de conformitate.

Funcția de conformitate trebuie să asigure că monitorizarea conformității este desfășurată prin intermediul unui program de monitorizare a conformității structurat și bine definit și că politica de conformitate este respectată. Funcția de conformitate trebuie să raporteze organului de conducere și să comunice, după caz, cu FAR cu privire la riscul de conformitate al firmei de investiții și la administrarea acestuia. Funcția de conformitate și FAR trebuie să coopereze și să facă schimb de informații, după caz, pentru a - și îndeplini sarcinile ce le revin. Constatările funcției de conformitate trebuie luate în considerare de organul de conducere și de FAR în procesele de decizie.

Firmele de investiții trebuie să adopte măsuri adecvate împotriva comportamentului intern sau extern care ar putea facilita sau permite frauda, spălarea banilor sau finanțarea terorismului sau alte infracțiuni financiare și încălcări ale disciplinei (de exemplu, încălcări ale procedurilor interne, încălcări ale limitelor).

Firmele de investiții trebuie să se asigure că filialele și sucursalele lor iau măsuri pentru a asigura conformitatea operațiunilor lor cu legile și regulamentele naționale. Dacă legile și regulamentele locale împiedică aplicarea de proceduri și sisteme de conformitate mai stricte de către grup, în special dacă acestea împiedică publicarea și schimbul de informații necesare între entitățile din cadrul grupului, filialele și sucursalele trebuie să informeze coordonatorul funcției de conformitate sau responsabilul de conformitate al întreprinderii - mamă din Uniune.