19 Compliancefunctie

Beleggingsondernemingen stellen een permanente en doeltreffende compliancefunctie in die nalevingsrisico’s beheert, en benoemen een persoon die binnen de gehele beleggingsonderneming deze functie uitoefent (de nalevingsfunctionaris). De compliancefunctie, het nalevingsbeleid en de nalevingsprocedures dienen ook in overeenstemming te zijn met artikel 22 van Gedelegeerde Verordening (EU) 2017/565 van de Commissie en de ESMA-richtsnoeren over de compliancefunctie.

De rol van de nalevingsfunctionaris kan, met inachtneming van het evenredigheidsbeginsel als omschreven in titel I, worden gecombineerd met de functie van hoofd van de risicobeheerfunctie of kan, wanneer het niet evenredig is iemand te benoemen die uitsluitend deze taak krijgt toegewezen, worden vervuld door een ander lid van het hoger personeel (bijv. hoofd van juridische zaken), mits er geen belangenconflict tussen de verrichte taken bestaat.

Personeel binnen de compliancefunctie beschikt over voldoende kennis, vaardigheden en ervaring wat betreft nalevings- en bijbehorende procedures, en heeft toegang tot regelmatige opleiding.

Het leidinggevend orgaan in zijn toezichtfunctie ziet toe op de uitvoering van een duidelijk gedocumenteerd nalevingsbeleid, dat aan het voltallige personeel wordt bekendgemaakt. Beleggingsondernemingen zetten een procedure op om wijzigingen in de wet- en regelgeving die van toepassing is op hun activiteiten, regelmatig te beoordelen.

De compliancefunctie adviseert het leidinggevend orgaan over de maatregelen die moeten worden genomen om de naleving van alle toepasselijke wet- en regelgeving en normen te waarborgen, en beoordeelt het mogelijke effect van eventuele wijzigingen in het wet- en regelgevend kader op de activiteiten en het nalevingskader van de beleggingsonderneming.

De compliancefunctie zorgt ervoor dat naleving wordt bewaakt door middel van een gestructureerd en duidelijk gedefinieerd programma voor toezicht op de naleving en dat het nalevingsbeleid wordt nageleefd. De compliancefunctie rapporteert aan het leidinggevend orgaan en communiceert in voorkomend geval met de risicobeheerfunctie over het nalevingsrisico van de beleggingsonderneming en het beheer daarvan. De compliancefunctie en de risicobeheerfunctie werken samen en wisselen zo nodig informatie uit om hun respectieve taken te kunnen uitvoeren. Het leidinggevend orgaan en de risicobeheerfunctie houden bij de besluitvorming rekening met de bevindingen van de compliancefunctie.

Beleggingsondernemingen treden op passende wijze op tegen intern of extern gedrag dat fraude, witwassen van geld of terrorismefinanciering of andere financiële misdrijven en inbreuken op de voorschriften (zoals inbreuken op interne procedures en inbreuken op limieten) in de hand kan werken of mogelijk kan maken.

Beleggingsondernemingen zorgen ervoor dat hun dochterondernemingen en bijkantoren maatregelen nemen om te waarborgen dat hun activiteiten voldoen aan lokale wet- en regelgeving. Als lokale wet- en regelgeving de toepassing van door de groep ingestelde striktere procedures en nalevingssystemen in de weg staat, vooral wanneer die de openbaarmaking en uitwisseling van noodzakelijke informatie tussen entiteiten binnen de groep verhindert, stellen dochterondernemingen en bijkantoren de nalevingsfunctionaris of het hoofd naleving van de EU-moederonderneming hiervan op de hoogte.