19 Compliance-Funktion

Die Wertpapierfirmen sollten eine ständige und wirksame Compliance-Funktion für die Steuerung von Compliance-Risiken einrichten und eine Person benennen, die für diese Funktion in der gesamten Wertpapierfirma zuständig ist (Compliance-Beauftragter). Die Compliance-Funktion, Richtlinien und Verfahren sollten auch mit Artikel 22 der Delegierten Verordnung (EU) 2017/565 der Kommission und den ESMA-Leitlinien zur Compliance-Funktion in Einklang stehen.

Die Funktion des Compliance-Beauftragten kann unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit nach den Ausführungen in Titel I mit der Rolle des Leiters der Risikomanagementfunktion kombiniert werden, oder falls es unverhältnismäßig ist, eine Person zu benennen, die ausschließlich diese Funktion wahrnimmt, von einer anderen leitenden Person (z. B. Leiter der Rechtsabteilung) wahrgenommen werden, sofern kein Interessenkonflikt zwischen den wahrgenommenen Aufgaben besteht.

Die Mitarbeiter der Compliance-Funktion sollten über ausreichende Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen im Bereich Compliance und in den einschlägigen Verfahren verfügen sowie Zugang zu regelmäßigen Weiterbildungen haben.

Das Leitungsorgan in seiner Aufsichtsfunktion sollte die Umsetzung gut dokumentierter Compliance-Richtlinien überwachen, die allen Mitarbeitern kommuniziert werden sollten. Die Wertpapierfirmen sollten einen Prozess einrichten, um Änderungen der für ihre Tätigkeiten geltenden Gesetze und Rechtsvorschriften regelmäßig zu bewerten.

Die Compliance-Funktion sollte das Leitungsorgan zu den Maßnahmen beraten, die ergriffen werden sollten, um die Einhaltung der geltenden Gesetze, Regelungen, Verordnungen und Standards sicherzustellen, und die möglichen Auswirkungen von Änderungen im rechtlichen oder regulatorischen Umfeld auf die Geschäftstätigkeit der Wertpapierfirma und den Compliance-Rahmen bewerten.

Die Compliance-Funktion sollte sicherstellen, dass die Überwachung der Compliance im Rahmen eines strukturierten und genau definierten Compliance-Überwachungsprogramms erfolgt und die Compliance-Richtlinien eingehalten werden. Die Compliance-Funktion sollte dem Leitungsorgan Bericht erstatten und gegebenenfalls mit der Risikomanagementfunktion über das Compliance-Risiko der Wertpapierfirma und seine Steuerung kommunizieren. Die Compliance-Funktion und die Risikomanagementfunktion sollten zusammenarbeiten und, sofern angemessen, Informationen austauschen, um ihre jeweiligen Aufgaben wahrzunehmen. Den Feststellungen der Compliance-Funktion sollten das Leitungsorgan und die Risikomanagementfunktion bei Entscheidungsprozessen Rechnung tragen.

Wertpapierfirmen sollten angemessene Maßnahmen gegen interne oder externe Handlungen ergreifen, die Betrug, Geldwäsche/Terrorismusfinanzierung oder andere Finanzkriminalität sowie Disziplinarvergehen (z. B. Verletzung interner Verfahren oder Überschreitung von Limiten) erleichtern oder ermöglichen.

Die Wertpapierfirmen sollten dafür Sorge tragen, dass ihre Tochterunternehmen und Zweigniederlassungen Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass ihre Tätigkeiten den regionalen Gesetzen und Rechtsvorschriften entsprechen. Sofern regionale Gesetze und Rechtsvorschriften der Anwendung strengerer Verfahren und Compliance-Systeme, die von der Gruppe eingeführt wurden, im Wege stehen, insbesondere wenn sie die Offenlegung und den Austausch erforderlicher Informationen zwischen Einheiten innerhalb der Gruppe behindern, sollten die Tochterunternehmen und Zweigniederlassungen den Compliance-Beauftragten bzw. Leiter der Compliance-Funktion des EU-Mutterunternehmens unterrichten.