19 Υπηρεσία συμμόρφωσης

Οι επιχειρήσεις επενδύσεων θα πρέπει να συγκροτούν μόνιμο και αποτελεσματικό τμήμα κανονιστικής συμμόρφωσης για τη διαχείριση του κινδύνου συμμόρφωσης, ενώ θα πρέπει επίσης να διορίζουν κάποιο πρόσωπο ως υπεύθυνο για το εν λόγω τμήμα σε ολόκληρη την επιχείρηση επενδύσεων (ο υπεύθυνος κανονιστικής συμμόρφωσης ή επικεφαλής του τμήματος κανονιστικής συμμόρφωσης). Το τμήμα συμμόρφωσης, οι πολιτικές και οι διαδικασίες θα πρέπει επίσης να συμμορφώνονται με το άρθρο 22 του κατ' εξουσιοδότηση κανονισμού (ΕΕ) 2017/565 της Επιτροπής και τις κατευθυντήριες γραμμές της ESMA σχετικά με το τμήμα συμμόρφωσης.

Ο ρόλος του επικεφαλής του τμήματος συμμόρφωσης, λαμβάνοντας υπόψη την αρχή της αναλογικότητας όπως ορίζεται στον Τίτλο I, μπορεί να συνδυαστεί με τον επικεφαλής του τμήματος διαχείρισης κινδύνου ή, σε περίπτωση που δεν είναι αναλογικός ο διορισμός ατόμου επιφορτισμένου αποκλειστικά με αυτόν τον ρόλο, μπορεί να επιτελείται από άλλο ανώτερο διοικητικό στέλεχος (π.χ. επικεφαλής του νομικού τμήματος), υπό την προϋπόθεση ότι δεν υπάρχει σύγκρουση συμφερόντων μεταξύ των συνδυαζόμενων καθηκόντων.

Το προσωπικό του τμήματος κανονιστικής συμμόρφωσης θα πρέπει να διαθέτει επαρκές επίπεδο γνώσεων, δεξιοτήτων και πείρας σε θέματα συμμόρφωσης και συναφών διαδικασιών, ενώ θα πρέπει επίσης να έχει πρόσβαση σε τακτική κατάρτιση.

Το διοικητικό όργανο υπό την εποπτική του αρμοδιότητα θα πρέπει να επιβλέπει την εφαρμογή μιας άρτια τεκμηριωμένης πολιτικής κανονιστικής συμμόρφωσης, η οποία θα πρέπει να κοινοποιείται σε όλα τα μέλη του προσωπικού. Οι επιχειρήσεις επενδύσεων θα πρέπει να θεσπίζουν διαδικασία για την τακτική αξιολόγηση των αλλαγών στις νομοθετικές και κανονιστικές διατάξεις που διέπουν τις δραστηριότητές τους.

Το τμήμα κανονιστικής συμμόρφωσης θα πρέπει να παρέχει στο διοικητικό όργανο συμβουλές σχετικά με τα μέτρα που πρέπει να λαμβάνονται για τη διασφάλιση της συμμόρφωσης προς τους ισχύοντες νόμους, κανόνες, κανονισμούς και πρότυπα, ενώ θα πρέπει επίσης να αξιολογεί τον αντίκτυπο που ενδέχεται να έχουν τυχόν αλλαγές του νομοθετικού ή κανονιστικού περιβάλλοντος στις δραστηριότητες και στο πλαίσιο κανονιστικής συμμόρφωσης της επιχείρησης επενδύσεων.

Το τμήμα κανονιστικής συμμόρφωσης θα πρέπει να διασφαλίζει ότι η παρακολούθηση της συμμόρφωσης πραγματοποιείται μέσω ενός διαρθρωμένου και σαφώς καθορισμένου προγράμματος παρακολούθησης της συμμόρφωσης και ότι τηρείται η πολιτική κανονιστικής συμμόρφωσης. Το τμήμα κανονιστικής συμμόρφωσης θα πρέπει να αναφέρεται στο διοικητικό όργανο και να επικοινωνεί δεόντως με το τμήμα διαχείρισης κινδύνου για θέματα σχετικά με τον κίνδυνο κανονιστικής συμμόρφωσης της επιχείρησης επενδύσεων και τη διαχείρισή του. Το τμήμα κανονιστικής συμμόρφωσης και το τμήμα διαχείρισης κινδύνου θα πρέπει να συνεργάζονται και να ανταλλάσσουν δεόντως πληροφορίες προκειμένου να είναι σε θέση να εκτελούν τα αντίστοιχα καθήκοντά τους. Τα πορίσματα του τμήματος κανονιστικής συμμόρφωσης θα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη από το διοικητικό όργανο και το τμήμα διαχείρισης κινδύνου κατά τη διαδικασία λήψης αποφάσεων.

Οι επιχειρήσεις επενδύσεων πρέπει να λαμβάνουν κατάλληλα μέτρα κατά της εσωτερικής ή εξωτερικής συμπεριφοράς που θα μπορούσε να διευκολύνει ή να επιτρέψει φαινόμενα απάτης, ΝΕΠΔ/ΧΤ ή άλλο οικονομικό έγκλημα και πειθαρχικές παραβιάσεις (π.χ. παραβιάσεις εσωτερικών διαδικασιών ή παραβιάσεις ορίων).

Οι επιχειρήσεις επενδύσεων θα πρέπει να μεριμνούν ώστε οι θυγατρικές και τα υποκαταστήματά τους να λαμβάνουν μέτρα για τη διασφάλιση της συμμόρφωσης των δραστηριοτήτων τους προς τις τοπικές νομοθετικές και κανονιστικές διατάξεις. Σε περίπτωση που οι τοπικές νομοθετικές και κανονιστικές διατάξεις εμποδίζουν την εφαρμογή των αυστηρότερων διαδικασιών και συστημάτων συμμόρφωσης που εφαρμόζει ο όμιλος, ιδίως εάν δεν επιτρέπουν τη γνωστοποίηση και την ανταλλαγή απαραίτητων πληροφοριών μεταξύ των οντοτήτων του ομίλου, οι θυγατρικές και τα υποκαταστήματα θα πρέπει να ενημερώνουν σχετικά τον υπεύθυνο κανονιστικής συμμόρφωσης ή τον επικεφαλής του τμήματος κανονιστικής συμμόρφωσης της μητρικής επιχείρησης της ΕΕ.