19 Funzione di conformità ( )

Le imprese di investimento dovrebbero istituire una funzione di conformità permanente ed efficace per gestire il rischio di conformità e dovrebbero nominare una persona in qualità di responsabile di tale funzione nell’intera impresa di investimento (il preposto alla conformità o il responsabile della conformità). La funzione di conformità, le politiche e le procedure dovrebbero inoltre essere conformi all’articolo 22 del regolamento delegato (UE) 2017/565 della Commissione e agli orientamenti dell’ESMA sulla funzione di controllo della conformità.

Il ruolo di preposto alla conformità, tenuto conto del principio di proporzionalità di cui al titolo I, può essere combinato con quello di responsabile della funzione di gestione dei rischi o, qualora non sia proporzionato nominare una persona che si occupa unicamente di tale funzione, può essere svolto da un’altra persona di grado elevato (ad esempio, responsabile degli affari legali), a condizione che non ci sia alcun conflitto di interesse tra i compiti assolti.

Il personale preposto alla funzione di conformità dovrebbe possedere conoscenze, competenze ed esperienza sufficienti in materia di conformità e relative procedure e avere accesso a una formazione regolare.

L’organo di gestione nella sua funzione di supervisione strategica dovrebbe sorvegliare l’attuazione di una politica di conformità ben documentata, che dovrebbe essere comunicata a tutto il personale. Le imprese di investimento dovrebbero istituire un processo per valutare regolarmente le modifiche intervenute nella legislazione e nei regolamenti applicabili alle proprie attività.

La funzione di conformità dovrebbe consigliare l’organo di gestione in merito alle misure da adottare per garantire la conformità a leggi, norme, regolamenti e standard applicabili e dovrebbe valutare il possibile impatto di eventuali modifiche del contesto giuridico o normativo sulle attività e sul quadro di conformità dell’impresa di investimento.

La funzione di conformità dovrebbe garantire che il monitoraggio della conformità sia eseguito mediante un programma di monitoraggio della conformità strutturato e ben definito a tale scopo e che la politica di conformità sia rispettata. La funzione di conformità dovrebbe informare l’organo di gestione e comunicare, eventualmente, con la funzione di gestione dei rischi, in merito al rischio di conformità dell’impresa di investimento e alla sua gestione. La funzione di conformità e la funzione di gestione dei rischi dovrebbero cooperare e scambiarsi le informazioni necessarie per svolgere i rispettivi compiti. I risultati dell’attività della funzione di conformità dovrebbero essere tenuti in considerazione dall’organo di gestione e dalla funzione di gestione dei rischi nell’ambito dei processi decisionali.

Le imprese di investimento dovrebbero adottare misure adeguate nei confronti di comportamenti interni ed esterni che possano facilitare o consentire frodi, riciclaggio,

(²⁹ ) La presente sezione va letta senza pregiudizio per gli orientamenti dell’ESMA sulla funzione di controllo della conformità e unitamente agli stessi. finanziamento del terrorismo o altri reati finanziari e violazioni della disciplina (ad es. violazione delle procedure interne o dei limiti).

Le imprese di investimento dovrebbero garantire che le loro filiazioni e succursali prendano misure volte ad assicurare che le loro operazioni siano conformi alla leggi e ai regolamenti locali. Se le leggi e i regolamenti locali ostacolano l’applicazione di procedure e sistemi di conformità più rigorosi attuati dal gruppo, in particolare se impediscono la divulgazione e lo scambio di informazioni necessarie tra le entità all’interno del gruppo, le filiazioni e le succursali dovrebbero informare di questo fatto il preposto alla conformità o il responsabile della conformità dell’impresa madre nell’Unione.