6.3 Complexe structuren en activiteiten die niet standaard en niet transparant zijn

Instellingen dienen het opzetten van complexe en potentieel niet-transparante structuren te vermijden. Instellingen dienen bij hun besluitvorming rekening te houden met de resultaten van een risicobeoordeling aan de hand waarvan wordt vastgesteld of dergelijke structuren zouden kunnen worden gebruikt voor het witwassen van geld, het financieren van terrorisme of andere financiële misdrijven, en met de respectieve controles en het toepasselijke rechtskader²³ . Daartoe dienen instellingen ten minste rekening te houden met:

• a. de mate waarin het rechtsgebied waarin de structuur wordt opgezet daadwerkelijk voldoet aan EU- en internationale normen inzake belastingtransparantie en de bestrijding van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme²⁴ ;
• b. de mate waarin de structuur een duidelijk economisch en rechtmatig doel dient;
• c. de mate waarin de structuur zou kunnen worden gebruikt om de identiteit van de uiteindelijk gerechtigde verborgen te houden;
• d. de mate waarin het verzoek van de cliënt dat mogelijk tot het opzetten van een structuur zal leiden, aanleiding geeft tot zorg;
• e. of de structuur passend toezicht door het leidinggevend orgaan van de instelling of het vermogen van de instelling om de bijbehorende risico’s te beheren in de weg zou staan; en
• f. of de structuur een obstakel vormt voor doeltreffend toezicht door bevoegde autoriteiten.

²³ Voor nadere gegevens over de beoordeling van landspecifieke risico’s en de risico’s in verband met individuele producten en cliënten dienen instellingen ook de gemeenschappelijke richtsnoeren inzake de risicofactoren witwaspraktijken en terrorismefinanciering (EBA GL JC/2017/37) te raadplegen, die momenteel worden herzien.

²⁴ Zie ook:

In ieder geval dienen instellingen geen ondoorzichtige of nodeloos complexe structuren op te zetten die geen duidelijke economische reden of juridisch doel hebben, en evenmin structuren die aanleiding zouden kunnen vormen tot zorg dat ze mogelijk worden opgezet voor een doel dat verband houdt met financiële misdrijven.

Wanneer dergelijke structuren worden opgezet, dient het leidinggevend orgaan ervoor te zorgen dat het deze structuren, hun doel en de specifieke risico’s die ermee samenhangen, begrijpt en dat de interne controlefuncties er op passende wijze bij worden betrokken. Dergelijke structuren dienen alleen te worden goedgekeurd en gehandhaafd als hun doel duidelijk vastgesteld en begrepen is, en wanneer het leidinggevend orgaan er zeker van is dat alle belangrijke risico’s, met inbegrip van reputatierisico’s, zijn vastgesteld, dat alle risico’s doeltreffend kunnen worden beheerd en op passende wijze gerapporteerd, en dat doeltreffend toezicht is gewaarborgd. Hoe complexer en ondoorzichtiger de organisatie- en operationele structuur en hoe groter de risico’s, des te intensiever dient het toezicht erop te zijn.

Instellingen dienen hun besluiten te documenteren en in staat te zijn om hun besluiten te rechtvaardigen ten opzichte van bevoegde autoriteiten.

Het leidinggevend orgaan dient ervoor te zorgen dat passende maatregelen worden genomen om de risico’s van activiteiten binnen dergelijke structuren te vermijden of beperken. Dit houdt onder meer in dat:

• a. de instelling adequaat beleid en adequate procedures en gedocumenteerde processen (bijv. toepasselijke limieten en informatiestromen) heeft ingevoerd voor het overwegen, naleven, goedkeuren en risicobeheer van dergelijke activiteiten, rekening houdend met de gevolgen voor de organisatie- en operationele structuur van de groep, haar risicoprofiel en reputatierisico;
• b. informatie over deze activiteiten en de risico’s daarvan toegankelijk is voor de consoliderende instelling en interne en externe auditors en wordt gerapporteerd aan het leidinggevend orgaan in zijn toezichtfunctie en aan de bevoegde autoriteit die een vergunning heeft verleend; en
• c. de instelling op gezette tijden beoordeelt of het nog steeds noodzakelijk is om dergelijke structuren te handhaven.

Deze structuren en activiteiten, evenals de mate waarin deze in overeenstemming zijn met de wet en professionele normen, dienen periodiek aan een onderzoek te worden onderworpen door de interne auditfunctie, waarbij een op risico’s gebaseerde benadering wordt gehanteerd.

Instellingen dienen dezelfde risicobeheermaatregelen te nemen als voor de eigen bedrijfsactiviteiten van de instelling wanneer zij activiteiten uitvoeren voor cliënten die niet standaard en niet transparant zijn (bijv. cliënten helpen met het opzetten van vehikels in offshore rechtsgebieden, het optuigen van complexe structuren, het financieren van transacties voor hen, of de verlening van trusteediensten) en die soortgelijke uitdagingen voor de interne governance inhouden en grote operationele en reputatierisico’s met zich brengen. Instellingen dienen met name te analyseren waarom een cliënt een bepaalde structuur wil opzetten.