6.3 Strutture complesse e attività non standard o non trasparenti

Gli enti dovrebbero evitare di istituire strutture complesse e potenzialmente non trasparenti. Gli enti dovrebbero tener conto, nel loro processo decisionale, dei risultati della valutazione dei rischi effettuata allo scopo di valutare se tali strutture possano essere utilizzate a fini di riciclaggio, finanziamento del terrorismo o altri reati finanziari, nonché dei rispettivi controlli e del quadro normativo in vigore (²³ ). A tal fine, gli enti dovrebbero tener conto quantomeno:

(²³ ) Per ulteriori dettagli sulla valutazione del rischio paese e del rischio associato a singoli prodotti e clienti, gli enti dovrebbero fare riferimento anche agli orientamenti congiunti sui fattori di rischio di riciclaggio/finanziamento del terrorismo (EBA GL JC/2017/37) attualmente in fase di revisione.

• a. della misura in cui il paese nel quale sarà istituita la struttura rispetta effettivamente le norme dell’Unione e internazionali in materia di trasparenza fiscale, contrasto al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo (²⁴ );
• b. della misura in cui la struttura serve un evidente obiettivo economico e lecito;
• c. della misura in cui la struttura potrebbe essere utilizzata per nascondere l’identità del titolare effettivo;
• d. della misura in cui la richiesta del cliente che porta alla possibile istituzione di una struttura sollevi preoccupazioni;
• e. se la struttura possa impedire la sorveglianza appropriata da parte dell’organo di gestione dell’ente o la capacità dell’ente di gestire il rischio correlato;
• f. se la struttura ponga ostacoli a un’efficace vigilanza da parte delle autorità competenti.

In ogni caso, gli enti non dovrebbero istituire strutture poco chiare o inutilmente complesse che non abbiano una chiara motivazione economica o un obiettivo lecito, o strutture che potrebbero far pensare che siano state create per un obiettivo legato a reati finanziari.

Nell’istituzione di tali strutture, l’organo di gestione dovrebbe comprenderne le caratteristiche, l’obiettivo e i rischi specifici a queste associati, e garantire che le funzioni di controllo interno siano adeguatamente coinvolte. Tali strutture dovrebbero essere approvate e mantenute soltanto quando il loro obiettivo è stato definito e compreso in modo chiaro e quando l’organo di gestione abbia accertato che tutti i rischi sostanziali, inclusi i rischi reputazionali, siano stati individuati, che tutti i rischi possano essere gestiti in modo efficace e debitamente comunicati, e che venga garantita una sorveglianza efficace. Quanto più complessa e poco chiara è la struttura organizzativa e operativa, tanto più elevati sono i rischi e tanto più intensa dovrebbe essere la sorveglianza della struttura.

Gli enti dovrebbero documentare le loro decisioni ed essere in grado di giustificarle alle autorità competenti.

L’organo di gestione dovrebbe garantire che siano adottate opportune misure per evitare o mitigare i rischi di attività all’interno di tali strutture. Ciò include la garanzia che:

• a. l’ente disponga di politiche e procedure adeguate e di processi documentati (ad es. limiti applicabili, flussi d’informazione) per la valutazione, la conformità, l’approvazione e la gestione dei rischi di tali attività, tenendo conto delle conseguenze per la struttura organizzativa e operativa del gruppo, del suo profilo di rischio e del relativo rischio reputazionale;

(²⁴ ) Cfr. anche: https://eba.europa.eu/regulation-and-policy/anti-money-laundering-and-e-money/rts-on-the-implementation-of-group-wide-aml/cft-policies-in-third-countries

• b. le informazioni relative a tali attività e ai rischi associati siano accessibili da parte dell’ente consolidante e dei revisori contabili interni ed esterni e vengano comunicate all’organo di gestione nella sua funzione di supervisione strategica e all’autorità competente che ha rilasciato l’autorizzazione;
• c. l’ente valuti periodicamente la continua necessità di mantenere tali strutture.

Tali strutture e attività, inclusa la rispettiva conformità alla legislazione e alle norme professionali, dovrebbero essere soggette a revisione periodica da parte della funzione di audit interno sulla base di un approccio basato sul rischio.

Gli enti dovrebbero adottare le stesse misure di gestione dei rischi di cui si avvalgono per le proprie attività operative quando svolgono attività non standard o non trasparenti per i clienti (ad es. assistenza ai clienti per istituire società veicolo in paesi offshore, sviluppo di strutture complesse, finanziamento di transazioni per queste ultime o prestazione di servizi fiduciari) che pongono analoghe sfide di governance interna e creano significativi rischi operativi e reputazionali. In particolare, gli enti dovrebbero analizzare il motivo per cui un cliente intende istituire una determinata struttura.