6.3 Structuri complexe și activități nestandardizate sau netransparente

Instituțiile trebuie să evite înființarea de structuri complexe și posibil netransparente. În procesul lor decizional, instituțiile trebuie să țină cont de rezultatele unei evaluări a risc urilor efectuate pentru a identifica dacă astfel de structuri ar putea fi utilizate pentru un scop asociat spălării bani lor sau altor infracțiuni financiare, precum și de măsurile de control aferente și cadrul juridic existent²³ . În acest scop, instituțiile trebuie să țină cont, cel puțin, de:

• a. măsura în care jurisdicția în care va fi înființată structura respectă în mod eficace standardele UE și cele internaționale privind transparența fiscală, combaterea spălării banilor și combaterea finanțării terorismul ui²⁴ ;
• b. măsura în care structura servește unui scop economic și juridic evident;
• c. măsura în care structura ar putea fi utilizată pentru a ascunde identitatea ultimului beneficiar real;
• d. măsura în care solicitarea clientului care determină o posibilă înființare a unei structuri dă naștere unor preocupări;
• e. dacă structura ar putea împiedica supravegherea corespunzătoare de către organul de conducere al instituției sau capacitatea instituției de a administra riscul aferent și
• f. dacă structura creează obstacole în calea supravegherii eficace de către autoritățile competente.

²³ Pentru detalii suplimentare privind evaluarea riscului de țară și a riscului asociat produselor și clienților individuali, instituțiile trebuie să consulte, de asemenea, ghidul comun privind factorii de risc SB/FT (EBA GL JC/2017/37) aflat în prezent în curs de revizuire.

²⁴ Vezi și: https://eba.europa.eu/regulation -and- policy/anti - money -laundering-and-e- money/rts -on-the-implementation- of -group- wide - aml/cft -policies-in-third-countries

În orice caz, instituțiile nu trebuie să înființeze structuri complexe opace sau inutile care nu au o justificare economică sau un scop juridic clar sau structuri care ar putea ridi ca semne de întrebare cu privire la faptul că acestea ar putea fi create pentru un scop legat de infracțiunile financiare.

Atunci când înființează astfel de structuri, organul de conducere trebuie să le înțeleagă și să înțeleagă scopul acestora și riscurile specifice asociate acestora, precum și să se asigure că funcțiile de control intern sunt implicate în mod corespunzător. Astfel de structuri trebuie să fie aprobate și menținute doar atunci când scopul acestora a fost definit și înțeles în mod clar și at unci când organul de conducere s- a asigurat că au fost identificate toate riscurile semnificative, inclusiv riscurile reputaționale, că toate riscurile pot fi administrate în mod eficace și raportate în mod corespunzător și că a fost asigurată supravegherea eficace. Cu cât structura organizațională și operațională este mai complexă și mai opacă și riscurile sunt mai mari, cu atât supravegherea structurii trebuie să fie mai intensă .

Instituțiile trebuie să își documenteze deciziile și să își poată justifica deciziile în fața autorităților competente.

Organul de conducere trebuie să se asigure de luarea unor măsuri corespunzătoare pentru evitarea sau reducerea riscurilor asociate activităților din cadrul unor astfel de structuri. Aceasta include asigurarea faptului că:

• a. instituția dispune de politici și proceduri adecvate și procese documentate (de exemplu, limite aplicabile, fluxuri de informații) pentru analizarea, conformitatea, aprobarea și administrarea riscurilor aferente acestor activități, ținându -se cont de consecințele asupra structurii organizatorice și operaționale a grupului, de profilul de risc și de riscul reputațional al acesteia;
• b. informațiile cu privire la aceste activități și riscurile aferente sunt accesibile instituției consolidante și auditorilor interni și externi și sunt raportate organului de conducere în funcția sa de supraveghere și autorității competente care a acordat autorizația și
• c. instituția evaluează periodic nevoia permanentă de a menține astfel de structuri.

Aceste structuri și activități, inclusiv conformitatea acestora cu legislația și standardele profesionale, trebuie să fie supuse unei analize regulate de către funcția de audit intern pe baza unei abordări bazate pe risc.

Instituțiile trebuie să ia aceleași măsuri de administra re a riscurilor precum cele pentru activitățile economice proprii ale instituției atunci când desfășoară activități nestandardizate și netransparente pentru clienți (de exemplu, ajută clienții să înființeze vehicule în jurisdicții offshore, dezvoltă structuri complexe, finanțează tranzacții pentru aceștia sau prestează servicii fiduciare) care prezintă provocări similare la nivelul cadrului de administrare a activității și dau naștere unor riscuri operaționale și reputaționale semnificative. În special, ins tituțiile trebuie să analizeze motivul pentru care un client dorește să înființeze o anumită structură.