6.3 Złożone struktury i niestandardowe lub nieprzejrzyste działania

Instytucje powinny unikać tworzenia złożonych i potencjalnie nieprzejrzystych struktur. Instytucje powinny uwzględniać w swoim procesie decyzyjnym wyniki przeprowadzonej oceny ryzyka w celu ustalenia, czy takie struktury mogłyby być wykorzystywane w celu związanym z praniem pieniędzy, finansowaniem terroryzmu lub innymi przestępstwami finansowymi, a także ustanowione mechanizmy kontrolne i ramy prawne²³ . W tym celu instytucje powinny uwzględniać co najmniej:

• a. stopień, w jakim jurysdykcja, w której zostanie ustanowiona struktura, skutecznie spełnia unijne i międzynarodowe standardy w zakresie przejrzystości podatkowej oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu²⁴ ;
• b. stopień, w jakim struktura służy oczywistemu, zgodnemu z prawem celowi ekonomicznemu;
• c. stopień, w jakim struktura mogłaby zostać wykorzystana do ukrycia tożsamości ostatecznego beneficjenta rzeczywistego;
• d. stopień, w jakim wniosek klienta skutkujący ewentualnym utworzeniem struktury budzi obawy;
• e. czy struktura może utrudniać odpowiedni nadzór przez organ zarządzający instytucją lub zdolność instytucji do zarządzania powiązanym ryzykiem; oraz
• f. czy struktura stwarza przeszkody w skutecznym nadzorze ze strony właściwych organów.

²³ Aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje na temat oceny ryzyka dla danego kraju oraz ryzyka związanego z poszczególnymi produktami i klientami, instytucje powinny zapoznać się również ze wspólnymi wytycznymi dotyczącymi ryzyka w zakresie prania pieniędzy i finansowania terroryzmu (EBA GL JC/2017/37), które są aktualnie w trakcie weryfikacji.

²⁴ Zob. też: https://eba.europa.eu/regulation - and - policy/anti - money - laundering - and - e - money/rts - on - the - implementation - of - group - wide - aml/cft - policies - in - third - countries.

W każdym przypadku instytucje nie powinny ustanawiać nieprzejrzystych lub niepotrzebnie złożonych struktur, które nie mają jasnego uzasadnienia ekonomicznego ani celu prawnego, lub struktur, które mogą budzić obawy, że struktury takie mogłyby być wykorzystywane w celach związanych z przestępczością finansową.

Przy ustanawianiu takich struktur organ zarządzający powinien rozumieć ich funkcjonowanie, cel oraz szczególne rodzaje ryzyka z nimi związane, a także zapewnić odpowiednie zaangażowanie komórek kontroli wewnętrznej. Takie struktury powinny być zatwierdzane i utrzymywane jedynie wtedy, gdy ich cel został w pełni określony i zrozumiany, a organ zarządzający jest przekonany, że zidentyfikowano wszystkie istotne rodzaje ryzyka, w tym ryzyko utraty reputacji, a wszystkimi tymi rodzajami ryzyka można skutecznie zarządzać i prowadzić odpowiednią sprawozdawczość ich dotyczącą, oraz że zapewniono skuteczny nadzór. Im bardziej złożona oraz nieprzejrzysta jest struktura organizacyjna i operacyjna, i im większe jest ryzyko, tym ściślejszy powinien być nadzór nad daną strukturą.

Instytucje powinny dokumentować swoje decyzje i być w stanie je uzasadnić wobec właściwych organów.

Organ zarządzający powinien zapewnić podjęcie odpowiednich działań w celu uniknięcia lub minimalizacji ryzyka związanego z działalnością w obrębie takich struktur. Obejmuje to zapewnienie:

• a. ustanowienia przez instytucję odpowiedniej polityki i procedur oraz udokumentowanych procesów (np. stosownych limitów, metod przepływu informacji) w związku z rozważaniem, zapewnieniem zgodności i zatwierdzaniem takiej działalności oraz zarządzaniem związanym z nią ryzykiem, przy uwzględnieniu konsekwencji dla struktury organizacyjnej i operacyjnej grupy, jej profilu ryzyka oraz jej ryzyka utraty reputacji;
• b. dostępności informacji na temat takiej działalności i związanego z nią ryzyka dla instytucji konsolidującej oraz audytorów wewnętrznych i zewnętrznych, jak też przedkładania ich w sprawozdaniach organowi zarządzającemu pełniącemu funkcję nadzorczą i właściwemu organowi, który wydał zezwolenie; oraz
• c. dokonywania przez instytucję okresowej oceny, czy nadal zachodzi potrzeba utrzymywania takich struktur.

Te struktury i działalność, w tym ich zgodność z ustawodawstwem i standardami zawodowymi, powinny podlegać regularnemu przeglądowi przez komórkę audytu wewnętrznego w oparciu o analizę ryzyka.

Instytucje powinny stosować te same środki zarządzania ryzykiem jak w przypadku własnej działalności biznesowej, gdy prowadzą niestandardową lub nieprzejrzystą działalność na rzecz klientów (np. udzielanie pomocy w zakładaniu spółek w zagranicznych jurysdykcjach, opracowywanie złożonych struktur i transakcji ich finansowania lub świadczenie usług powierniczych) skutkującą podobnymi trudnościami w dziedzinie zarządzania wewnętrznego oraz mogącą stwarzać znaczące ryzyko operacyjne i ryzyko utraty reputacji. W szczególności instytucje powinny analizować przyczyny, dla których klient chce utworzyć konkretną strukturę.