5.3 Preverjanja na kraju samem in inšpekcijski pregledi pomembnejših podružnic

Preverjanja na kraju samem in inšpekcijske preglede podružnic bi bilo treba v obsegu, v kakršnem so načrtovani vnaprej, brez poseganja v člen 52 Direktive 2013/36/EU vključiti v program nadzorniškega pregleda kolegija, pripravljen v skladu s členoma 16 in 31 Delegirane uredbe Komisije (EU) 2016/98.

Da bi konsolidacijskemu nadzorniku ter pristojnim organom matične države in države gostiteljice zagotovili pregled načrtovanih preverjanj na kraju samem in inšpekcijskih pregledov podružnic, tudi tistih, ki se ne izvajajo skupaj, ter da bi se izognili nepotrebnemu podvajanju nadzorniških prizadevanj in zahtev, naslovljenih na institucije, bi moral program nadzorniškega pregleda kolegija, če je izvedljivo, vključevati informacije o vseh takšnih dejavnostih, ki jih pripravlja pristojni organ matične države ali države gostiteljice, ter njihov obseg, časovni razpored in načrtovana sredstva.

Če konsolidacijski nadzornik ali pristojni organ matične države ali države gostiteljice določi časovni razpored za skupno izvajanje dejavnosti, bi moral organ, ki je dal pobudo in pripravil dejavnosti, ustrezno upoštevati potrebe sodelujočih organov, kar zadeva sredstva in nadzorniške cikle, zlasti cikel procesa nadzorniškega pregledovanja in ovrednotenja.

Organi bi se morali med seboj brez nepotrebnega odlašanja obvestiti o preverjanjih na kraju samem in inšpekcijskih pregledih podružnice, ki prvotno niso bili načrtovani, vendar so se začeli izvajati med letom, ter bi jih morali upoštevati v posodobljenem programu nadzorniškega pregleda kolegija.

Konsolidacijski nadzornik ter pristojni organi matične države in države gostiteljice bi morali zagotoviti, da se za pomembnejše podružnice na leto izvede več preverjanj na kraju samem in inšpekcijskih pregledov kot za druge vrste podružnic.

Pristojni organ, ki začne preverjanje na kraju samem in inšpekcijski pregled (pobudnik) pomembnejše podružnice, bi moral uporabiti naslednji postopek:

• a. Pobudnik bi moral drugi organ povabiti k sodelovanju pri izvajanju dejavnosti, s čimer bi zagotovil sprejetje odločitve o dejavnosti v razumnem časovnem okviru, kar bi pristojnim organom omogočilo, da se pripravijo na sodelovanje (običajno šest tednov pred začetkom dejavnosti v primeru predhodno načrtovane dejavnosti, v primeru izredne dejavnosti pa bi lahko zadostoval krajši čas). Pri tem bi moral pobudnik povabljeni organ obvestiti o obsegu dejavnosti, da lahko ta sprejme informirano odločitev.
• b. Organ, ki prejme povabilo, bi moral sodelovanje potrditi brez nepotrebnega odlašanja in najpozneje v enem tednu od prejema povabila iz točke (a), razen če je preverjanje na kraju samem ali inšpekcijski pregled nujen: v tem primeru bi moral organ, ki prejme povabilo, zaradi posebnih okoliščin, ki utemeljujejo preverjanje na kraju samem ali inšpekcijski pregled, sodelovanje potrditi v razumnem roku, ki ga določi drugi organ.
• c. Če se organ, ki prejme povabilo, odloči sodelovati pri dejavnosti:

• d. Če se organ, ki prejme povabilo, odloči, da ne bo sodeloval pri dejavnosti, bi moral pobudnik pripraviti osnutek poročila, v katerem so povzete ugotovitve preverjanja na kraju samem ali inšpekcijskega pregleda, ter konsolidacijskega nadzornika in pristojni organ matične države ali države gostiteljice obvestiti o končnih ugotovitvah, ki so bile posredovane instituciji in podružnici. Če preverjanje na kraju samem ali inšpekcijski pregled podružnice opravi pristojni organ države gostiteljice, konsolidacijski nadzornik ali pristojni organ matične države pa se odloči, da pri dejavnosti ne bo sodeloval, bi moral pristojni organ države gostiteljice konsolidacijskega nadzornika in pristojni organ matične države obvestiti o ugotovitvah, preden jih posreduje podružnici.

Konsolidacijski nadzornik ali pristojni organ matične države bi moral pristojni organ države gostiteljice povabiti k sodelovanju pri preverjanju na kraju samem ali inšpekcijskem pregledu, ki se izvaja v instituciji, če so takšne dejavnosti povezane s pomembnejšimi podružnicami (to bi moralo vključevati zlasti sestanke z vodstvom skupine ali institucije glede vprašanj, ki zadevajo te podružnice; glej tudi oddelek 5.6).