21 Compliancefunktion

Institutterne bør fastsætte skærpede processer for godkendelsen af beslutninger, hvor lederen af risikostyringsfunktionen har givet udtryk for en negativ opfattelse. Ledelsesorganet i dets tilsynsfunktion bør være i stand til at kommunikere direkte med lederen af risikostyringsfunktionen om centrale risikorelaterede emner, herunder udviklingstendenser, der kan være uforenelige med instituttets risikostrategi og risikoappetit.

Institutterne bør oprette en permanent og effektiv compliancefunktion til at håndtere compliancerisikoen, og udpege en person, der er ansvarlig for denne funktion i hele instituttet (den complianceansvarlige eller leder af complianceafdelingen).

Er det ikke forholdsmæssigt at udpege en person, som alene skal varetage rollen som leder af complianceafdelingen, kan denne funktion, under hensyntagen til det i del I anførte proportionalitetsprincip, kombineres med rollen som leder af risikostyringsfunktionen eller kan varetages af en anden højtstående person (f.eks. lederen af afdelingen for juridiske anliggender), forudsat at der ikke foreligger nogen interessekonflikt mellem de kombinerede funktioner.

Compliancefunktionen, herunder lederen af complianceafdelingen, bør være uafhængig af de forretningsområder og interne enheder, den kontrollerer, og i tilstrækkeligt omfang have autoritet, vægt og ressourcer. Under hensyntagen til de i del I anførte proportionalitetskriterier kan denne funktion bistås af risikostyringsfunktionen eller kombineres med risikostyringsfunktionen eller andre hensigtsmæssige funktioner, f.eks. retlige anliggender eller menneskelige ressourcer.

Medarbejdere inden for compliancefunktionen bør være i besiddelse af tilstrækkelig viden, kompetence og ekspertise med hensyn til compliance og relevante procedurer og have adgang til løbende uddannelse.

Ledelsesorganet i dets tilsynsfunktion bør føre tilsyn med gennemførelsen af en veldokumenteret compliancepolitik, der bør kommunikeres til alle medarbejdere. Institutterne bør oprette en proces til løbende at vurdere ændringer i de love og bestemmelser, der gælder for deres aktiviteter.

Compliancefunktionen bør vejlede ledelsesorganet om foranstaltninger, der skal træffes for at sikre overholdelse af gældende love, regler, forskrifter og standarder, og bør vurdere den mulige virkning af eventuelle ændringer i de juridiske eller tilsynsmæssige rammebetingelser i forhold til instituttets aktiviteter og complianceramme.

Compliancefunktionen bør sikre, at complianceovervågningen foretages på grundlag af et struktureret og veldefineret program for complianceovervågning, og at compliancepolitikken overholdes. Compliancefunktionen bør rapportere til ledelsesorganet og i det omfang, det er nødvendigt, kommunikere med risikostyringsfunktionen om instituttets compliancerisiko og håndteringen heraf. Compliancefunktionen og risikostyringsfunktionen bør samarbejde og udveksle oplysninger efter behov med henblik på at udføre deres respektive opgaver. Compliancefunktionens konklusioner bør indgå i ledelsesorganets og risikostyringsfunktionens beslutningsprocesser.

I overensstemmelse med afsnit 18 i disse retningslinjer bør compliancefunktionen i tæt samarbejde med risikostyringsfunktionen og den juridiske enhed ligeledes kontrollere, at nye produkter og nye procedurer overholder de eksisterende retlige rammer og i givet fald alle kendte kommende ændringer i lovgivning, forskrifter og tilsynskrav.

Institutterne bør træffe passende foranstaltninger mod intern eller ekstern adfærd, der kan lette eller muliggøre svig, ML/TF eller anden økonomisk kriminalitet og brud på tjenestepligterne (f.eks. overtrædelser af interne procedurer, overskridelser af grænser).