21 Função de conformidade

As instituições estabelecem uma função de conformidade permanente e eficaz para gerir

• o risco de cumprimento e nomeiam uma pessoa responsável por esta função ao nível da instituição (o diretor ou o responsável pela conformidade).

Caso não seja adequado nomear uma pessoa para desempenhar em exclusividade o cargo de responsável pela conformidade, tendo em conta o princípio da proporcionalidade estabelecido no Título I, esta função pode ser combinada com a função de responsável da FGR ou pode ser desempenhada por outro quadro superior (p. ex., o responsável do departamento jurídico), desde que seja salvaguardada a inexistência de quaisquer conflitos de interesses entre as funções combinadas.

A função de verificação do cumprimento, incluindo o seu responsável, é independente das áreas de negócio e unidades internas que controla e tem autoridade, estatuto e recursos suficientes. Tendo em conta os critérios de proporcionalidade estabelecidos no Título I, esta função pode ser assistida pela FGR ou combinada com a mesma ou outras funções adequadas,

• p. ex., o departamento jurídico ou os recursos humanos.

Os membros do pessoal da função de conformidade devem possuir conhecimentos, competência e experiência suficientes, no que respeita à verificação do cumprimento e aos procedimentos relevantes, e devem ter acesso a formação regular.

O órgão de administração na sua função de fiscalização supervisiona a implementação de uma política de conformidade bem documentada, que é comunicada a todos os membros do pessoal. A instituição estabelece um processo para avaliar regularmente alterações na legislação e nos regulamentos aplicáveis às suas atividades.

A função de conformidade aconselha o órgão de administração sobre as medidas a tomar para assegurar o cumprimento em matéria de legislação, regulamentação e normas aplicáveis e avalia o possível impacto de eventuais alterações ao quadro jurídico ou regulamentar nas atividades da instituição e no quadro de conformidade.

A função de conformidade assegura que a monitorização da conformidade é efetuada através de um programa bem estruturado e definido e que a política em conformidade é observada. A função de conformidade deve reportar ao órgão de administração e, se for caso disso, comunicar com a FGR, sobre o risco de conformidade da instituição e a sua gestão. A função de conformidade e a FGR cooperam e trocam informações necessárias para o desempenho das respetivas funções. As conclusões da função de conformidade são tidas em conta pelo órgão de administração e pela FGR no âmbito do processo de tomada de decisão.

De acordo com a Secção 18 das presentes orientações, a função de conformidade verifica também, em estreita cooperação com a FGR e o departamento jurídico, se os novos produtos e os novos procedimentos respeitam o quadro jurídico em vigor e, quando apropriado, e as futuras alterações conhecidas da legislação, da regulamentação e dos requisitos de supervisão.

As instituições tomam medidas adequadas contra comportamentos internos ou externos que possam facilitar ou permitir a fraude, BC/FT ou outros crimes financeiros e infrações disciplinares (por ex., infrações de procedimentos internos ou de limites).

As instituições asseguram que as suas filiais e sucursais tomam medidas para assegurarem que as suas operações cumprem com a legislação e os regulamentos locais. Caso a legislação e os regulamentos locais impeçam a aplicação de procedimentos e sistemas de verificação do cumprimento mais rigorosos implementados pelo grupo, em especial, se impedirem a divulgação e o intercâmbio de informações necessárias entre entidades do grupo, as filiais e as sucursais devem informar o responsável pela função de conformidade da instituição consolidante.