21 Funkcja zapewnienia zgodności z przepisami

Instytucje powinny ustanowić stałą, skuteczną komórkę ds. zgodności z przepisami w celu zarządzania ryzykiem braku zgodności oraz mianować osobę odpowiedzialną za tę komórkę w obrębie całej instytucji (pracownika ds. zgodności z przepisami lub kierownika ds. zgodności z przepisami).

W przypadku gdy nie byłoby proporcjonalne mianowanie osoby, która pełniłaby wyłącznie funkcję kierownika ds. zgodności z przepisami, z uwzględnieniem zasady proporcjonalności określonej w tytule I, funkcja ta może być połączona z funkcją kierownika KZR lub też może być wykonywana przez innego pracownika wyższego szczebla (np. dyrektora działu prawnego) pod warunkiem, że między łączonymi funkcjami nie zachodzi konflikt interesów.

Komórka ds. zgodności z przepisami, w tym jej kierownik, powinna być niezależna od linii biznesowych i jednostek wewnętrznych, które kontroluje, oraz dysponować wystarczającymi uprawnieniami, statusem i zasobami. Z uwzględnieniem kryteriów proporcjonalności określonych w tytule I, komórka ta może być wspomagana przez KZR lub połączona z KZR lub innymi odpowiednimi komórkami, np. działem prawnym lub kadrowym.

Pracownicy komórki ds. zgodności z przepisami powinni posiadać wystarczającą wiedzę, umiejętności i doświadczenie w odniesieniu do zgodności z przepisami i odpowiednich procedur, jak też powinni mieć dostęp do regularnych szkoleń.

Organ zarządzający pełniący funkcję nadzorczą powinien nadzorować wdrożenie należycie udokumentowanej polityki zgodności z przepisami, która powinna być komunikowana wszystkim pracownikom. Instytucje powinny ustanowić proces regularnej oceny zmian prawa i regulacji mających zastosowanie do ich działalności.

Komórka ds. zgodności z przepisami powinna doradzać organowi zarządzającemu w sprawie środków, które należy podjąć w celu zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami, zasadami, regulacjami oraz standardami, a także oceniać możliwy wpływ ewentualnych zmian w otoczeniu prawnym lub regulacyjnym na działalność instytucji i ramy zgodności z przepisami.

Komórka ds. zgodności z przepisami powinna zapewnić, aby monitorowanie zgodności z prawem było prowadzone w ramach ustrukturyzowanego i należycie określonego programu monitorowania zgodności oraz aby była przestrzegana polityka zgodności z przepisami. Komórka ds. zgodności z przepisami powinna podlegać organowi zarządzającemu i w stosownych przypadkach komunikować się z KZR w sprawie ryzyka braku zgodności w instytucji oraz zarządzania nim. Komórka ds. zgodności z przepisami i KZR powinny w stosownych przypadkach współpracować i wymieniać informacje, aby móc wykonywać swoje zadania. Ustalenia komórki ds. zgodności z przepisami powinny zostać uwzględnione przez organ zarządzający i KZR w procesach decyzyjnych.

Zgodnie z sekcją 18 niniejszych wytycznych komórka ds. zgodności z przepisami powinna również weryfikować, w ścisłej współpracy z KZR i działem prawnym, czy nowe produkty i procedury są zgodne z obecnym otoczeniem prawnym a także, w stosownych przypadkach, ze wszelkimi znanymi nadchodzącymi zmianami przepisów, regulacji i wymogów nadzorczych.

Instytucje powinny podjąć odpowiednie działania odnośnie do zachowań praktykowanych w relacjach wewnętrznych lub zewnętrznych, które mogą umożliwić popełnienie oszustwa, pranie pieniędzy lub finansowanie terroryzmu, lub popełnienie innego przestępstwa finansowego i naruszenie dyscypliny (np. naruszenie procedur wewnętrznych, naruszenie limitów).

Instytucje powinny zapewnić, aby ich jednostki zależne i oddziały podjęły kroki w celu zapewnienia zgodności swojej działalności z lokalnymi przepisami i regulacjami. Jeżeli lokalne przepisy i regulacje utrudniają stosowanie bardziej rygorystycznych procedur oraz systemów zgodności z przepisami wdrażanych przez grupę, a zwłaszcza jeżeli uniemożliwiają one ujawnianie i wymianę niezbędnych informacji między podmiotami należącymi do grupy, jednostki zależne i oddziały powinny poinformować o tym pracownika ds. zgodności z przepisami lub kierownika ds. zgodności z przepisami instytucji konsolidującej.