21 Megfelelési funkció

Az intézményeknek állandó és hatékony megfelelési részleget kell kialakítanunk, amely kezeli a megfelelési kockázatot, és ki kell jelölniük egy személyt, aki az egész intézményben felel ezért a részlegért (megfelelésért felelős tisztviselő vagy a megfelelési részleg vezetője).

Ha az I. cím alatt meghatározott arányossági elvet figyelembe véve aránytalan lenne olyan személyt kijelölni, aki csak a megfelelési részleg vezetésével van megbízva, ez a feladatkör a kockázatkezelési részleg vezetésével is összevonható, avagy azt más rangidős személy (pl. a jogi osztály vezetője) is elláthatja, feltéve, hogy nem merül fel az összevont feladatkörök közötti összeférhetetlenség.

A megfelelési részleg – a megfelelési részleg vezetőjét is beleértve – független az általa ellenőrzött üzletágaktól és belső szervezeti egységektől, és kellő hatáskörrel, képességekkel és erőforrásokkal rendelkezik. Figyelembe véve az I. cím alatt megállapított arányossági kritériumokat, e részleget segítheti a kockázatkezelési részleg, illetve összevonható a kockázatkezelési részleggel vagy bármely más megfelelő részleggel, pl. a jogi osztállyal vagy a HR - rel.

A megfelelési részleg munkatársainak kellő tudással, ismeretekkel és tapasztalattal kell rendelkezniük a megfeleléssel és a releváns eljárásokkal kapcsolatban, és rendszeres képzésben kell részesülniük.

A felügyeleti feladatot ellátó vezető testületnek kell felügyelnie a jól dokumentált megfelelési politika végrehajtását, amelyet közölni kell valamennyi munkatárssal. Az intézményeknek a tevékenységükre vonatkozó jogszabályok és rendeletek változásainak rendszeres értékelését szolgáló eljárást kell kidolgozniuk.

A megfelelési részleg tanácsot ad a vezető testület számára az alkalmazandó jogszabályoknak, szabályoknak, rendeleteknek és szabványoknak való megfelelést biztosító intézkedések meghozataláról, valamint értékeli a jogi vagy szabályozási környezet változásainak az intézmény tevékenységeire és megfelelési keretrendszerére gyakorolt esetleges hatásait.

A megfelelési részleg biztosítja, hogy a megfelelés nyomon követését strukturált és jól meghatározott megfelelés - ellenőrzési program segítségével végezzék, és hogy a megfelelési politikát betartsák. A megfelelési részleg a vezető testületnek számol be, és adott esetben kommunikál a kockázatkezelési részleggel az intézmény megfelelési kockázatáról és annak kezeléséről. A megfelelési részleg és a kockázatkezelési részleg saját feladataik elvégzése céljából együttműködik, és adott esetben információt cserél. A megfelelési részleg megállapításait a vezető testület és a kockázatkezelési részleg a döntéshozatali folyamatok során figyelembe veszi.

Ezen iránymutatás 18. szakaszával összhangban a megfelelési részleg a kockázatkezelési részleggel és a jogi osztállyal szoros együttműködésben azt is ellenőrzi, hogy az új termékek és új eljárások megfelelnek - e az aktuális jogi keretnek, és adott esetben a jogszabályok, rendeletek és felügyeleti követelmények várható változásainak.

Az intézményeknek megfelelő intézkedéseket kell hozniuk az olyan belső vagy külső magatartás ellen, amely megkönnyítheti vagy lehetővé teheti a csalást, a pénzmosást és a terrorizmus finanszírozását vagy más pénzügyi bűncselekményeket, valamint a fegyelem megsértését (pl. belső eljárások, határértékek megsértése).

Az intézményeknek gondoskodniuk kell arról, hogy leányvállalataik és fióktelepeik lépéseket tesznek annak biztosítása érdekében, hogy műveleteik megfeleljenek a helyi törvényeknek és rendeleteknek. Ha a helyi törvények és rendeletek akadályozzák a csoport által végrehajtott szigorúbb eljárásokat és megfelelési rendszereket, különösen, ha a csoporton belül szervezetek közötti szükséges információk közzétételét és cseréjét akadályozzák, a leányvállalatoknak és fióktelepeknek értesíteniük kell a megfelelésért felelős tisztviselőt vagy a konszolidáló intézmény megfelelési vezetőjét.