21 Funzione di conformità

Gli enti dovrebbero istituire una funzione di conformità permanente ed efficace per gestire il rischio di conformità e dovrebbero nominare una persona in qualità di responsabile di tale funzione nell’intero ente (il preposto alla conformità o il responsabile della conformità).

Se non è proporzionato nominare una persona che si dedichi soltanto al ruolo di responsabile della conformità, tenendo conto del principio di proporzionalità di cui al titolo I, tale funzione può essere combinata con quella di responsabile della funzione di gestione dei rischi o può essere esercitata da un’altra persona di grado elevato (ad es. il responsabile dell’ufficio legale), a condizione che non ci sia alcun conflitto di interesse tra le funzioni combinate.

La funzione di conformità, incluso il responsabile della conformità, dovrebbe essere indipendente dalle linee di business e dalle unità interne soggette al suo controllo e disporre di autorità, peso e risorse in misura sufficiente. Tenendo conto dei criteri di proporzionalità di cui al titolo I, tale funzione può essere assistita dalla funzione di gestione dei rischi o combinata con quest’ultima o con altre funzioni appropriate, ad esempio con l’ufficio legale

• o il dipartimento risorse umane.

Il personale preposto alla funzione di conformità dovrebbe possedere conoscenze, competenze ed esperienza sufficienti in materia di conformità e relative procedure e avere accesso a una formazione regolare.

L’organo di gestione nella sua funzione di supervisione strategica dovrebbe sorvegliare l’attuazione di una politica di conformità ben documentata, che dovrebbe essere comunicata a tutto il personale. Gli enti dovrebbero istituire un processo per valutare regolarmente le modifiche intervenute nella legislazione e nei regolamenti applicabili alle proprie attività.

La funzione di conformità dovrebbe consigliare l’organo di gestione in merito alle misure da adottare per garantire la conformità a leggi, norme, regolamenti e standard applicabili e dovrebbe valutare il possibile impatto di eventuali modifiche del contesto giuridico o normativo sulle attività e sul quadro di conformità dell’ente.

La funzione di conformità dovrebbe garantire che il monitoraggio della conformità sia eseguito mediante un programma di monitoraggio della conformità strutturato e ben definito a tale scopo e che la politica di conformità sia rispettata. La funzione di conformità dovrebbe informare l’organo di gestione e comunicare, eventualmente, con la funzione di gestione dei rischi, in merito al rischio di conformità dell’ente e alla sua gestione. La funzione di conformità e la funzione di gestione dei rischi dovrebbero cooperare e scambiarsi le informazioni necessarie per svolgere i rispettivi compiti. I risultati dell’attività della funzione di conformità dovrebbero essere tenuti in considerazione dall’organo di gestione e dalla funzione di gestione dei rischi nell’ambito dei processi decisionali.

In linea con la sezione 18 dei presenti orientamenti, la funzione di conformità dovrebbe anche verificare, in stretta cooperazione con la funzione di gestione dei rischi e con l’ufficio legale, che i nuovi prodotti e le nuove procedure rispettino il quadro normativo vigente e, se del caso, qualunque modifica imminente della legislazione, dei regolamenti e degli obblighi di vigilanza.

Gli enti dovrebbero adottare misure adeguate nei confronti di comportamenti interni ed esterni che possano facilitare o consentire frodi, riciclaggio di denaro, finanziamento del terrorismo o altri reati finanziari e violazioni della disciplina (ad es. violazione delle procedure interne o dei limiti).

Gli enti dovrebbero garantire che le loro filiazioni e succursali prendano misure volte ad assicurare che le loro operazioni siano conformi alla leggi e ai regolamenti locali. Se le leggi e i regolamenti locali ostacolano l’applicazione di procedure e sistemi di conformità più rigorosi attuati dal gruppo, in particolare se impediscono la divulgazione e lo scambio di informazioni necessarie tra le entità all’interno del gruppo, le filiazioni e le succursali dovrebbero informare di questo fatto il preposto alla conformità o il responsabile della conformità dell’ente consolidante.