21 Funkcia dodržiavania súladu

Inštitúcie by mali zriadiť stálu a účinnú funkciu dodržiavania súladu s cieľom riadiť riziko nedodržania súladu s predpismi a mali by vymenovať osobu, ktorá bude zodpovedať za túto funkciu v rámci celej inštitúcie (pracovníka zodpovedného za dodržiavanie súladu s predpismi alebo vedúceho funkcie dodržiavania súladu).

Ak nie je vhodné vymenovať osobu, ktorá sa venuje len úlohe vedúceho funkcie dodržiavania súladu, pri zohľadnení zásady proporcionality podľa hlavy I sa môže táto funkcia skombinovať s vedúcim funkcie riadenia rizík alebo ju môže vykonávať iná vyššie postavená osoba (napr. vedúci právneho oddelenia) za predpokladu, že medzi skombinovanými funkciami nedochádza k žiadnemu konfliktu záujmov.

Funkcia dodržiavania súladu vrátane vedúceho funkcie dodržiavania súladu by mala byť nezávislá od obchodných línií a vnútorných útvarov, ktoré kontroluje, a mala by mať dostatočnú právomoc, vážnosť a zdroje. Pri zohľadnení kritérií proporcionality stanovených v hlave I môže tejto funkcii pomáhať funkcia riadenia rizík alebo sa môže skombinovať s touto funkciou riadenia rizík alebo s inými vhodnými funkciami, napr. právnym oddelením alebo ľudskými zdrojmi.

Zamestnanci v rámci funkcie dodržiavania súladu majú mať dostatočné znalosti, zručnosti a skúsenosti v súvislosti s dodržiavaním súladu a príslušnými postupmi a majú mať prístup k pravidelnej odbornej príprave.

Riadiaci orgán vo funkcii dohľadu má dohliadať na vykonávanie dobre zdokumentovanej politiky dodržiavania súladu s predpismi, ktorá sa má oznámiť všetkým zamestnancom. Inštitúcie majú zaviesť postup na pravidelné posudzovanie zmien v zákonoch a nariadeniach, ktoré sa vzťahujú na ich činnosti.

Funkcia dodržiavania súladu by mala poskytovať poradenstvo riadiacemu orgánu, pokiaľ ide o opatrenia, ktoré sa majú prijať na zabezpečenie súladu s platnými zákonmi, pravidlami, predpismi a normami, a mala by posúdiť možný vplyv akýchkoľvek zmien v právnom alebo regulačnom prostredí na činnosť inštitúcie a na rámec dodržiavania súladu.

Funkcia dodržiavania súladu by mala zabezpečiť, aby sa monitorovanie súladu vykonávalo prostredníctvom štruktúrovaného a dobre vymedzeného programu monitorovania súladu a aby sa dodržiavala politika dodržiavania súladu s predpismi. Funkcia dodržiavania súladu by mala podávať správy riadiacemu orgánu a prípadne komunikovať s funkciou riadenia rizík, pokiaľ ide o riziko nedodržania súladu s predpismi zo strany inštitúcie a jeho riadenie. Funkcia dodržiavania súladu a funkcia riadenia rizík by mali v rámci plnenia svojich príslušných úloh spolupracovať a podľa potreby si vymieňať informácie. Riadiaci orgán a funkcia riadenia rizík by mali v rámci rozhodovacieho procesu prihliadať na zistenia funkcie dodržiavania súladu.

V súlade s oddielom 18 týchto usmernení by si funkcia dodržiavania súladu mala v úzkej spolupráci s funkciou riadenia rizík a právnym útvarom overiť aj to, či sú nové produkty a nové postupy v súlade so súčasným právnym rámcom a v prípade potreby so všetkými známymi budúcimi zmenami právnych predpisov, nariadení a požiadaviek v oblasti dohľadu.

Inštitúcie majú prijať príslušné kroky proti internému alebo externému správaniu, ktoré by mohli uľahčovať alebo umožňovať podvod, pranie špinavých peňazí/financovanie terorizmu alebo inú finančnú trestnú činnosť a porušenie disciplíny (napr. porušenie interných postupov, porušenie limitov).

Inštitúcie majú zabezpečiť, aby ich dcérske spoločnosti a pobočky prijali kroky na zabezpečenie toho, aby boli ich prevádzky v súlade s miestnymi predpismi a nariadeniami. Ak miestne predpisy a nariadenia bránia uplatňovaniu prísnejších postupov a systémov dodržiavania predpisov zavedených skupinou, najmä ak zabraňujú zverejňovaniu a výmene potrebných informácií medzi subjektmi v rámci skupiny, dcérske spoločnosti a pobočky majú informovať príslušného pracovníka zodpovedného za dodržiavanie súladu s predpismi alebo vedúceho funkcie dodržiavania súladu konsolidujúcej inštitúcie.