21 Atbilstības nodrošināšanas funkcija

Iestādēm būtu jāizveido pastāvīga un efektīva darbības atbilstības uzraudzības funkcijas struktūra, lai varētu pārvaldīt atbilstības risku, un jāieceļ amatā persona, kura atbild par šo struktūru visā iestādē (atbilstības uzraudzības funkcijas struktūras amatpersona vai atbilstības uzraudzības funkcijas struktūras vadītājs).

Ja nav samērīgi iecelt amatā personu, kura nodarbojas tikai ar atbilstības vadītāja pienākumu izpildi, ņemot vērā I sadaļā noteikto proporcionalitātes principu, šo funkciju var apvienot ar RPF struktūras vadītāja amatu, vai arī to var pildīt kāds cits augstākā līmeņa vadītājs (piemēram, juridiskās nodaļas vadītājs), ja vien starp apvienotajām funkcijām neveidojas interešu konflikts.

Darbības atbilstības uzraudzības funkcijas struktūrai, tostarp atbilstības vadītājam, vajadzētu būt neatkarīgai no darbības jomām un iekšējām vienībām, kuras tā kontrolē, un tai nepieciešamas pietiekamas pilnvaras, lielums un resursi. Ņemot vērā I sadaļā noteiktos proporcionalitātes kritērijus, šai struktūrai var palīdzēt RPF struktūra vai arī to var apvienot ar RPF struktūru vai citām piemērotām funkcijām, piemēram, juridisko vai cilvēkresursu nodaļu.

Darbības atbilstības uzraudzības funkcijas struktūras darbiniekiem vajadzētu būt pietiekamām zināšanām, prasmēm un pieredzei attiecībā uz darbības atbilstības uzraudzības un ar to saistītajām procedūrām, un viņiem būtu jānodrošina regulāra apmācība.

Vadības struktūrai kā uzraudzības veicējai būtu jāpārrauga pareizi dokumentētas atbilstības politikas īstenošana, un par to jāinformē visi darbinieki. Iestādēm būtu jāizveido process, kā regulāri novērtēt izmaiņas tiesību aktos un noteikumos, ko piemēro to darbībām.

Darbības atbilstības uzraudzības funkcijas struktūrai būtu jākonsultē vadības struktūra par veicamajiem pasākumiem, lai varētu nodrošināt atbilstību spēkā esošajiem likumiem, prasībām, noteikumiem un standartiem, un tai jānovērtē iespējamā ietekme, ko jebkuras izmaiņas juridiskajā vai reglamentācijas vidē var radīt uz iestādes darbībām un darbības atbilstības sistēmu.

Darbības atbilstības uzraudzības funkcijas struktūrai būtu jānodrošina atbilstības uzraudzības veikšana saskaņā ar strukturētu un pareizi definētu atbilstības uzraudzības programmu un atbilstības politikas ievērošana. Darbības atbilstības uzraudzības funkcijas struktūrai būtu jāsniedz ziņojumi vadības struktūrai un vajadzības gadījumā jāsazinās ar RPF struktūru attiecībā uz iestādes darbības atbilstības uzraudzības risku un tā pārvaldīšanu. Darbības atbilstības uzraudzības funkcijas struktūrai un RPF struktūrai būtu jāsadarbojas un jāapmainās ar informāciju, ja tas nepieciešams attiecīgo uzdevumu izpildei. Darbības atbilstības uzraudzības funkcijas struktūras konstatējumi vadības struktūrai un RPF struktūrai būtu jāņem vērā lēmumu pieņemšanas procesos.

Saskaņā ar šo pamatnostādņu 18. iedaļu darbības atbilstības uzraudzības funkcijas struktūrai ciešā sadarbībā ar RPF struktūru un juridisko nodaļu būtu arī jāpārbauda, vai jaunie produkti un jaunās procedūras atbilst spēkā esošajai tiesību sistēmai un, ja vajadzīgs, arī jebkurām zināmām gaidāmām izmaiņām tiesību aktos, noteikumos un uzraudzības prasībās.

Iestādēm būtu jāveic attiecīgi pasākumi pret iekšēju vai ārēju rīcību, kas varētu atvieglot vai veicināt krāpšanu, nelikumīgi iegūtu līdzekļu legalizēšanu un teroristu finansēšanu vai citus finanšu noziegumus un disciplīnas pārkāpumus (piemēram, iekšējo procedūru pārkāpumus, ierobežojumu pārkāpumus).

Iestādēm būtu jānodrošina, lai to meitasuzņēmumi un filiāles veic pasākumus, nodrošinot savu darbību atbilstību vietējiem normatīvajiem un administratīvajiem aktiem. Ja vietējie normatīvie un administratīvie akti kavē stingrāku procedūru un darbības atbilstības sistēmu piemērošanu, kuras ievieš grupa, jo īpaši ja tie traucē nepieciešamās informācijas izpaušanai un apmaiņai starp grupas vienībām, šiem meitasuzņēmumiem un filiālēm par to būtu jāinformē konsolidācijas iestādes darbības atbilstības uzraudzības funkcijas amatpersona vai darbības atbilstības uzraudzības funkcijas vadītājs.