21 Fonction de vérification de la conformité

Les établissements devraient mettre en place une fonction de vérification de la conformité permanente et efficace pour gérer le risque de conformité et nommer une personne responsable de cette fonction dans l’ensemble de l’établissement (le responsable de la conformité ou le directeur de la conformité).

S’il n’est pas approprié, au regard de la taille de l’établissement, de nommer une personne uniquement dédiée au rôle de responsable de la conformité, compte tenu du principe de proportionnalité énoncé au titre I, cette fonction peut être combinée avec celle du responsable de la FGR ou être exercée par une autre personne titulaire d’un poste supérieur (par exemple le responsable du service juridique), à condition qu’il n’y ait pas de conflits d’intérêts entre les fonctions combinées.

La fonction de vérification de la conformité, y compris le responsable de la conformité, devrait être indépendante des lignes d’activité et des unités internes qu’elle contrôle et disposer d’une autorité, d’un statut et de ressources suffisants. Compte tenu des critères de proportionnalité énoncés au titre I, cette fonction peut bénéficier de l’assistance de la FGR ou être combinée avec la FGR ou avec d’autres fonctions appropriées, par exemple le service juridique ou les ressources humaines.

Le personnel de la fonction de vérification de la conformité devrait disposer de connaissances, de compétences et d’une expérience suffisantes s’agissant de la vérification de la conformité et des procédures pertinentes et devrait avoir accès à une formation régulière.

L’organe de direction dans sa fonction de surveillance devrait superviser la mise en œuvre d’une politique bien documentée en matière de vérification de la conformité, qui devrait être communiquée à l’ensemble du personnel. Les établissements devraient mettre en place une procédure permettant d’évaluer régulièrement l’évolution de la législation et de la réglementation applicables à leurs activités.

La fonction de vérification de la conformité devrait fournir à l’organe de direction des conseils sur les mesures à prendre pour garantir la conformité aux lois, règles, règlements et normes applicables et devrait évaluer l’incidence potentielle de tout changement apporté au cadre juridique ou réglementaire sur les activités de l’établissement et le cadre de vérification de la conformité.

La fonction de vérification de la conformité devrait veiller à ce que la conformité soit surveillée au moyen d’un programme de surveillance clairement défini et structuré et à ce que la politique en matière de vérification de la conformité soit respectée. La fonction de vérification de la conformité devrait rendre des comptes à l’organe de direction et communiquer en tant que de besoin avec la FGR sur le risque de conformité auquel l’établissement est exposé, ainsi que sur sa gestion. La fonction de vérification de la conformité et la FGR devraient coopérer et échanger des informations en tant que de besoin afin de mener à bien leurs tâches respectives. Les conclusions de la fonction de vérification de la conformité devraient être prises en considération par l’organe de direction et la FGR dans les procédures de prise de décisions.

Conformément à la section 18 des présentes orientations, la fonction de vérification de la conformité devrait également vérifier, en étroite coopération avec la FGR et le service juridique, que les nouveaux produits et les nouvelles procédures sont conformes au cadre juridique actuel et, le cas échéant, aux modifications connues devant bientôt être apportées à la législation, à la réglementation et aux exigences prudentielles.

Les établissements devraient prendre des mesures appropriées contre tout comportement interne ou externe susceptible de favoriser ou permettre la fraude, le blanchiment de capitaux, le financement du terrorisme ou d’autres crimes financiers ou manquements à la discipline (par exemple une violation des procédures internes ou un dépassement des limites).

Les établissements devraient veiller à ce que leurs filiales et leurs succursales prennent des mesures visant à garantir que leurs opérations respectent les lois et réglementations locales. Si les lois et réglementations locales empêchent l’application de procédures et de systèmes de vérification de la conformité plus stricts mis en œuvre par le groupe, notamment si elles empêchent la divulgation et l’échange des informations nécessaires entre entités au sein du groupe, les filiales et les succursales devraient informer le responsable de la conformité ou le directeur de la conformité de l’établissement consolidant.