21 Funkcija spremljanja skladnosti poslovanja

Institucije bi morale vzpostaviti stalno in učinkovito funkcijo spremljanja skladnosti poslovanja za upravljanje tveganja skladnosti ter imenovati osebo, ki bo odgovorna za to funkcijo v celotni instituciji (uradnik za spremljanje skladnosti poslovanja ali vodja funkcije spremljanja skladnosti poslovanja).

Če je imenovanje osebe samo za vlogo vodje funkcije spremljanja sklad nosti poslovanja ob upoštevanju načela sorazmernosti iz naslova I nesorazmerno, se ta funkcija lahko združi s funkcijo vodje funkcije upravljanja tveganj, ali pa jo opravlja druga oseba na višjem položaju (na primer vodja pravne službe), če med združenima funkcijama ni nasprotja interesov.

Funkcija spremljanja skladnosti poslovanja , vključno z njeno vodjo, bi morala biti neodvisna od poslovnih področij in notranjih enot, ki jih nadzoruje, ter imeti dovolj pooblastil, dovolj visok položaj in dovolj sredstev. Ob upoštevanju meril sorazmernosti iz naslova I lahko tej funkciji pomaga funkcija upravljanja tveganj ali se združi z njo ali drugo ustrezno funkcijo, na primer s pravno ali kadrovsko službo.

Zaposleni v funkciji spremljanja skladnosti poslovanja bi mora li imeti dovolj znanj, veščin in izkušenj v zvezi s spremljanjem skladnosti in ustreznimi postopki ter dostop do rednega usposabljanja.

Upravljalni organ v nadzorni funkciji bi moral nadzorovati izvajanje dobro dokumentirane politike skladnosti, s katero bi morali biti seznanjeni vsi zaposleni. Institucije bi morale vzpostaviti postopke za redno ocenjevanje sprememb zakonov in predpisov, ki veljajo za njihove dejavnosti.

Funkcija spremljanja skladnosti poslovanja bi morala svetovati upravljalnemu organu o ukrepih, ki jih je treba sprejeti za zagotavljanje skladnosti z veljavno zakonodajo ter drugimi predpisi in standardi, ter ocenjevati možne vplive sprememb pravnega ali zakonodajnega okolja na dejavnosti institucije in njen okvir skladnosti.

Funkcija spremljanja skladnosti poslovanja bi morala zagotavljati izvajanje spremljanja skladnosti v okviru strukturiranega in dobro opredeljenega programa za spremljanje skladnosti poslovanja ter spoštovanje politike skladnos ti poslovanja. Funkcija spremljanja skladnosti poslovanja bi morala poročati upravljalnemu organu in ustrezno komunicirati s funkcijo upravljanja tveganj v zvezi s tveganjem skladnosti, ki mu je izpostavljena institucija, in upravljanjem tega tveganja. Funkcija spremljanja skladnosti in funkcija upravljanja tveganj bi morali za opravljanje svojih nalog sodelovati in si ustrezno izmenjevati informacije. Upravljalni organ in funkcija upravljanja tveganj bi morala v postopku odločanja upoštevati ugotovitve funkcije spremljanja skladnosti poslovanja.

V skladu z oddelkom 18 teh smernic bi morala funkcija spremljanja skladnosti poslovanja v tesnem sodelovanju s funkcijo upravljanja tveganj in pravno službo tudi preveriti, ali so novi produkti in postopki skladni z veljavnim pravnim okvirjem in, če je primerno, z morebitnimi znanimi prihodnjimi spremembami zakonodaje, regulative in nadzorni ški h zahtev.

Institucije bi morale sprejeti ustrezne ukrepe zoper notranje ali zunanje ravnanje, ki bi lahko olajšalo ali omogočilo goljufije, pranje denarja in financiranje terorizma ali drug finančni kriminal in kršitve discipline (npr. kršitve notranjih postopkov ali kršitve limitov tveganj).

Institucije bi morale zagotoviti, da njihove podrejene družbe in podružnice sprejmejo u krepe za zagotovitev skladnosti poslovanja z lokalno zakonodajo in predpisi. Če lokalna zakonodaja in predpisi omejujejo uporabo strožjih postopkov in sistemov spremljanja skladnosti poslovanja , ki se izvajajo v skupini, zlasti če preprečujejo razkritje in izmenjavo potrebnih informacij med subjekti v skupini, bi morale podrejene družbe in podružnice obvestiti uradnika ali vodjo za spremljanja skladnosti poslovanja ali vodjo funkcije spremljanja skladnosti poslovanja konsolidacijske institucije.