21 Función de cumplimiento

Las entidades deberían establecer una función de cumplimiento permanente y eficaz para gestionar el riesgo de cumplimiento normativo y nombrar a una persona responsable de esta función en toda la entidad (el director o responsable de cumplimiento).

Cuando no resulte proporcionado nombrar a una persona que únicamente desempeñe la función de responsable de cumplimiento, teniendo en cuenta el principio de proporcionalidad establecido en el título I, esta función se podrá combinar con la de responsable de la FGR o podrá encomendarse a otro directivo senior (p. ej., el responsable de los servicios jurídicos), siempre que no exista conflicto de interés entre las funciones combinadas.

La función de cumplimiento, incluido su responsable, debería ser independiente de las líneas de negocio y de las unidades internas que controla, y tener la autoridad, el rango y los recursos adecuados. Teniendo en cuenta los criterios de proporcionalidad establecidos en el título I, esta función puede recibir asistencia de la FGR o combinarse con dicha función u otras funciones apropiadas, por ejemplo, los servicios jurídicos o recursos humanos.

El personal de la función de cumplimiento debería poseer los conocimientos, las competencias y la experiencia adecuados en relación con los procedimientos de cumplimiento y otros procedimientos pertinentes, y debería tener acceso a formación periódica.

El órgano de dirección en su función de supervisión debería supervisar la aplicación de una política de cumplimiento bien documentada, que se comunicará a todo el personal. Las entidades deberían establecer un proceso para evaluar periódicamente las modificaciones de las leyes y normativas aplicables a sus actividades.

La función de cumplimiento debería asesorar al órgano de dirección sobre las medidas que se vayan a tomar para garantizar el cumplimiento de las leyes, normas, regulación y estándares aplicables, y evaluar el posible impacto de cualquier cambio en el entorno jurídico

• o regulatorio sobre las actividades de la entidad y el marco de cumplimiento.

La función de cumplimiento debería asegurarse de que la supervisión del cumplimiento se lleve a cabo mediante un programa de supervisión del cumplimiento estructurado y bien definido y de que se respete la política de cumplimiento. Dicha función debería informar al órgano de dirección y comunicarse, según corresponda, con la FGR sobre el riesgo de cumplimiento de la entidad y su gestión. La función de cumplimiento y la FGR deberían cooperar e intercambiar información, si procede, para realizar sus tareas respectivas. El órgano de dirección y la FGR deberían tener en cuenta las conclusiones de la función de cumplimiento en los procesos de toma de decisiones.

De conformidad con la sección 18 de estas directrices, la función de cumplimiento también debería verificar, en estrecha cooperación con la FGR y el departamento jurídico, que los nuevos productos y procedimientos cumplan con el marco jurídico vigente y, cuando proceda, con cualquier modificación conocida inminente de la legislación, la normativa y los requisitos de supervisión.

Las entidades deberían adoptar las medidas adecuadas frente a conductas internas o externas que puedan facilitar o permitir el fraude, el blanqueo de capitales, la financiación del terrorismo u otros delitos económicos y frente a infracciones disciplinarias (por ejemplo, incumplimiento de procedimientos internos o de límites).

Las entidades deberían asegurarse de que sus filiales y sucursales tomen medidas para garantizar que sus operaciones cumplan las leyes y normativas locales. Si dichas leyes y normativas dificultan la aplicación de procedimientos y de sistemas de cumplimiento más estrictos implantados por el grupo, especialmente si impiden la divulgación y el intercambio de información necesaria entre entidades del grupo, las filiales y sucursales deberían informar al director o al responsable de cumplimiento de la entidad en base consolidada.