21 Funcția de conformit ate

Instituțiile trebuie să înființeze o funcție de conformit ate permanentă și eficace pentru administrarea riscului de conformitate și trebuie să numească o persoană responsabilă pentru această funcție la nivelul întregii instituții (coordonatorul funcției de conformitate sau responsabilul de conformitate).

Dacă nu este proporțional să se numească o persoană care să se dedice exclusiv rolului de responsabil de conformitate, ținând cont de principiul proporționalității prevăzut la titlul I, această funcție poate fi combinată cu cea a responsabilului FAR sau poate fi îndeplinită de către o altă persoană cu experiență (de exemplu, coordonatorul departamentului juridic), cu condiția să nu existe un conflict de interese între funcțiile combinate.

Funcția de conformit ate , inclusiv responsabilul de conformitate, trebuie să fie independentă de liniile de activitate și de unitățile operaționale pe care le controlează și să aibă suficientă autoritate, statut și resurse. Ținând cont de criteriile de proporționalita te enunțate la titlul I, această funcție poate fi asistată de către FAR sau combinată cu FAR sau cu alte funcții adecvate, de exemplu departamentul juridic sau de resurse umane.

Personalul din cadrul funcției de conformit ate trebuie să dețină suficiente cunoștințe, competențe și experiență în legătură cu procedurile de conformitate și cele relevante și trebuie să aibă acces la instruire periodică.

Organul de conducere în funcția sa de supraveghere trebuie să supravegheze punerea în aplicare a unei politici de conformitate bine documentate, care trebuie să fie comunicată tuturor angajaților. Instituțiile trebuie să instituie un proces pentru a evalua periodic modificările apărute în actele legislative și regulamentele aplicabile activităților lor.

Funcția de conformit ate trebuie să ofere consultanță organului de conducere cu privire la măsurile care trebuie luate pentru a asigura conformitatea cu legile, regulile și standardele aplicabile și trebuie să evalueze posibilul impact al oricăror modificări produse î n mediul juridic sau de reglementare asupra activităților instituției și a cadrului de conformitate.

Funcția de conformit ate trebuie să asigure că monitorizarea conformității este desfășurată prin intermediul unui program de monitorizare a conformității structurat și bine definit și că politica de conformitate este respectată. Funcția de conformit ate trebuie să raporteze organului de conducere și să comunice, după caz, cu FAR cu privire la riscul de conformitate al instituției și la administrarea acestuia. Funcția de conformit ate și FAR trebuie să coopereze și să facă schimb de informații, după caz, pentru a - și îndeplini sarcinile respective. Constatările funcției de conformit ate trebuie să fie luate în considerare de către organul de conducere și de FAR în procesele decizionale.

În conformitate cu secțiunea 18 din prezentul ghid, funcția de conformi tate trebuie să verifice, de asemenea, în strânsă colaborare cu FAR și cu unitatea juridică, dacă produsele și procedurile noi respectă cadrul juridic actual și, după caz, orice modificări cunoscute în perspectivă ale legislației, regulamentelor și cerințelor de supraveghere.

Instituțiile trebuie să adopte măsuri adecvate împotriva comportamentului intern sau extern care ar putea facilita sau permite frauda, spălar ea banilor sau finanțarea terorismului sau alte infracțiuni financiare și încălcări ale disciplinei (de exemplu, încălcări ale procedurilor interne, încălcări ale limitelor).

Instituțiile trebuie să se asigure că filialele și sucursalele lor iau măsuri pen tru a asigura conformitatea operațiunilor lor cu legile și regulamentele locale. Dacă legile și regulamentele locale împiedică aplicarea de proceduri și sisteme de conformitate mai stricte de către grup, în special dacă acestea împiedică publicarea și schimbul de informații necesare între entitățile din cadrul grupului, filialele și sucursalele trebuie să informeze coordonatorul funcției de conformitate sau responsabilul de conformitate al instituției consolidante.