21 Compliance-Funktion

Die Institute sollten eine ständige und wirksame Compliance-Funktion für die Steuerung von Compliance-Risiken einrichten und eine Person benennen, die für diese Funktion im gesamten Institut zuständig ist (Compliance-Beauftragter oder Leiter der Compliance-Funktion).

Falls es unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit nach den Ausführungen in Titel I unverhältnismäßig ist, eine Person zu benennen, die ausschließlich die Aufgaben des Leiters der Compliance-Funktion wahrnimmt, kann diese Funktion mit der Rolle des Leiters der Risikomanagementfunktion kombiniert werden oder von einer anderen leitenden Person (z. B. Leiter der Rechtsabteilung) wahrgenommen werden, sofern kein Interessenkonflikt zwischen den kombinierten Funktionen besteht.

Die Compliance-Funktion, einschließlich des Leiters der Compliance-Funktion, sollten unabhängig von den Geschäftsbereichen und internen Einheiten sein, die sie kontrollieren, und über ausreichende Befugnisse, Gewicht und Ressourcen verfügen. Unter Berücksichtigung der in Titel I aufgeführten Kriterien für die Verhältnismäßigkeit kann diese Funktion von der Risikomanagementfunktion unterstützt oder mit der Risikomanagementfunktion oder anderen geeigneten Funktionen, z. B. der Rechts- oder Personalabteilung, kombiniert werden.

Die Mitarbeiter innerhalb der Compliance-Funktion sollten über ausreichende Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen im Bereich Compliance und in den einschlägigen Verfahren verfügen sowie Zugang zu regelmäßigen Weiterbildungen haben.

Das Leitungsorgan in seiner Aufsichtsfunktion sollte die Umsetzung gut dokumentierter Compliance-Richtlinien überwachen, die allen Mitarbeitern kommuniziert werden sollten. Die Institute sollten einen Prozess einrichten, um Änderungen der für ihre Tätigkeiten geltenden Gesetze und Rechtsvorschriften regelmäßig zu bewerten.

Die Compliance-Funktion sollte das Leitungsorgan zu den Maßnahmen beraten, die ergriffen werden sollten, um die Einhaltung der einschlägigen Gesetze, Regelungen, Verordnungen und Standards sicherzustellen, und die möglichen Auswirkungen von Änderungen im rechtlichen oder regulatorischen Umfeld auf die Geschäftstätigkeit des Instituts und den Compliance-Rahmen bewerten.

Die Compliance-Funktion sollte sicherstellen, dass die Überwachung der Compliance im Rahmen eines strukturierten und genau definierten Compliance-Überwachungsprogramms erfolgt und die Compliance-Richtlinien eingehalten werden. Die Compliance-Funktion sollte dem Leitungsorgan Bericht erstatten und gegebenenfalls mit der Risikomanagementfunktion über das Compliance-Risiko des Instituts und seine Steuerung kommunizieren. Die Compliance-Funktion und die Risikomanagementfunktion sollten zusammenarbeiten und, sofern angemessen, Informationen austauschen, um ihre jeweiligen Aufgaben wahrzunehmen. Den Feststellungen der Compliance-Funktion sollten das Leitungsorgan und die Risikomanagementfunktion bei Entscheidungsprozessen Rechnung tragen.

In Einklang mit Abschnitt 18 dieser Leitlinien sollte die Compliance-Funktion zudem in enger Zusammenarbeit mit der Risikomanagementfunktion und der für Rechtsfragen zuständigen Einheit überprüfen, ob neue Produkte und neue Verfahren mit dem aktuellen Rechtsrahmen und gegebenenfalls mit bekannten bevorstehenden Änderungen von Gesetzen, Rechtsvorschriften und aufsichtlichen Anforderungen in Einklang stehen.

Institute sollten angemessene Maßnahmen gegen interne oder externe Handlungen ergreifen, die Betrug, Geldwäsche/Terrorismusfinanzierung oder andere Finanzkriminalität sowie Disziplinarvergehen (z. B. Verletzung interner Verfahren, Überschreitung von Limiten) erleichtern oder ermöglichen.

Die Institute sollten dafür Sorge tragen, dass ihre Tochtergesellschaften und Zweigstellen Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass ihre Tätigkeiten den regionalen Gesetzen und Rechtsvorschriften entsprechen. Sofern regionale Gesetze und Rechtsvorschriften der Anwendung strengerer Verfahren und Compliance-Systeme, die von der Gruppe eingeführt wurden, im Wege stehen, insbesondere wenn sie die Offenlegung und den Austausch erforderlicher Informationen zwischen Einheiten innerhalb der Gruppe behindern, sollten die Tochtergesellschaften und Zweigniederlassungen den Compliance-Beauftragten bzw. Leiter der Compliance-Funktion des konsolidierenden Instituts unterrichten.