21 Funktion för regelefterlevnad

Institutet bör inrätta stärkta processer för godkännande av de beslut som chefen för riskhanteringsfunktionen uttalat sig negativt om. Ledningsorganet i sin tillsynsfunktion bör kunna kommunicera direkt med chefen för riskhanteringsfunktionen om viktiga riskrelaterade problem, inbegripet områden där utvecklingen eventuellt inte är förenlig med institutets riskaptit och strategi.

Instituten bör inrätta en permanent och effektiv efterlevnadsfunktion för hantering av efterlevnadsrisker och utse en person som är ansvarig för denna funktion i hela institutet (efterlevnadsansvarig eller efterlevnadschef).

Om det med beaktande av den proportionalitetsprincip som fastställs i avdelning I inte är proportionerligt att utse en person som endast har rollen som efterlevnadschef kan denna roll kombineras med rollen som chef för riskhanteringsfunktionen eller utövas av någon annan högre befattningshavare (t.ex. chefen för juridikavdelningen), förutsatt att det inte föreligger några intressekonflikter mellan de roller som kombineras.

Efterlevnadsfunktionen, inbegripet efterlevnadschefen, bör vara oberoende av de affärsområden och interna enheter som den kontrollerar och ha tillräcklig auktoritet och tyngd samt tillräckliga resurser. Med beaktande av de proportionalitetskriterier som anges i avdelning I kan denna funktion stödjas av riskhanteringsfunktionen alternativt kombineras med denna eller med andra lämpliga funktioner såsom juridik- eller personalavdelningen.

Efterlevnadsfunktionens personal bör besitta tillräckliga kunskaper och färdigheter samt tillräcklig erfarenhet gällande efterlevnad och relevanta förfaranden, och de bör ha tillgång till regelbunden utbildning.

Ledningsorganet i sin tillsynsfunktion bör övervaka genomförandet av en väldokumenterad efterlevnadspolicy som bör kommuniceras till hela personalen. Instituten bör inrätta en process för regelbunden bedömning av förändringar av lagar och förordningar av betydelse för deras verksamhet. EBA Regular Use

Efterlevnadsfunktionen bör ge ledningsorganet råd om åtgärder som kan vidtas för att säkerställa efterlevnaden av tillämpliga lagar, regler, förordningar och standarder. Efterlevnadsfunktionen bör också bedöma hur ändringar i lagstiftningen eller regelverket kan komma att påverka institutets verksamhet och ramverk för efterlevnad.

Efterlevnadsfunktionen bör se till att efterlevnaden övervakas med hjälp av ett strukturerat och väldefinierat program för efterlevnadsövervakning och att efterlevnadspolicyn följs. Efterlevnadsfunktionen bör rapportera till ledningsorganet och på lämpligt sätt kommunicera med riskhanteringsfunktionen om institutets efterlevnadsrisker och hur de hanteras. Efterlevnadsfunktionen och riskhanteringsfunktionen bör samarbeta och utbyta information på ett sätt som är lämpligt för utförandet av deras respektive uppgifter. Efterlevnadsfunktionens slutsatser bör beaktas av ledningsorganet och riskhanteringsfunktionen i beslutsprocesserna.

I linje med avsnitt 18 i dessa riktlinjer bör efterlevnadsfunktionen även i nära samarbete med riskhanteringsfunktionen och juridikavdelningen kontrollera att nya produkter och nya förfaranden följer gällande lagstiftning och i tillämpliga fall alla kända kommande ändringar av lagar, förordningar och tillsynskrav.

Instituten bör vidta lämpliga åtgärder mot sådana interna eller externa beteenden som kan underlätta eller möjliggöra bedrägeri, penningtvätt och finansiering av terrorism eller annan ekonomisk brottslighet samt disciplinbrott (t.ex. överträdelser av interna förfaranden, överträdelser av gränser).