21 Funkcija praćenja usklađenosti

In stitucije trebaju uspostaviti stalnu i učinkovitu funkciju praćenja usklađenosti koja će upravljati rizicima povezanima s usklađenošću te trebaju imenovati osobu odgovornu za tu funkciju za cijelu instituciju (službenik za praćenje usklađenosti ili osoba o dgovorna za rad funkcije praćenja usklađenosti).

Kad nije primjereno imenovati osobu koja je posvećena samo ulozi osobe odgovorne za rad funkcije praćenja usklađenosti, uzimajući pritom u obzir načelo razmjernosti kako je utvrđeno u glavi I., ta uloga može se udružiti s osobom odgovornom za rad funkcije upravljanja rizicima ili je može obavljati druga osoba na višem položaju u hijerarhiji (npr. voditelj pravnih poslova) pod uvjetom da ne postoji sukob interesa između udruženih funkcija.

Funkcija praćenja usklađenosti, uključujući osobu odgovornu za rad te funkcije, treba biti neovisna u odnosu na poslovne linije i unutarnje jedinice koje kontrolira te treba imati dostatne ovlasti, uporište i resurse. Uzimajući u obzir kriterije razmjernosti utvrđene u glavi I., toj funkciji može pomagati funkcija upravljanja rizicima ili se ona može udružiti s funkcijom upravljanja rizicima ili drugom odgovarajućom funkcijom, npr. odjelom za pravne poslove ili ljudske resurse.

Radnici funkcije praćenja usklađenosti trebaju imati dovoljno znanja, vještina i iskustva u vezi s praćenjem usklađenosti i povezanim postupcima te trebaju imati pristup redovitom osposobljavanju.

Upravljačko tijelo u nadzornoj funkciji treba nadzirati provedbu primjereno dokumentirane politike usklađeno sti, o kojoj se trebaju obavijestiti svi radnici. Institucije trebaju uspostaviti postupak za redovitu procjenu izmjena zakona i propisa primjenjivih na njihove aktivnosti.

Funkcija praćenja usklađenosti treba savjetovati upravljačko tijelo o mjerama koje se moraju poduzeti kako bi se osigurala usklađenost s primjenjivim zakonima, pravilima, propisima i standardima te treba procijeniti mogući učinak promjena u pravnom ili regulatornom okruženju na aktivnosti institucije i njezin okvir praćenja usklađenosti.

Funkcija praćenja usklađenosti treba osigurati provedbu praćenja usklađenosti u okviru strukturiranog i dobro utvrđenog programa praćenja usklađenosti te treba osigurati pridržavanje politike usklađenosti. Funkcija praćenja usklađenosti treba izvješćivati upravljačko tijelo i po potrebi komunicirati s funkcijom upravljanja rizicima o rizicima povezanima s usklađenošću institucije i upravljanju tim rizicima. Funkcija praćenja usklađenosti i funkcija upravljanja rizicima trebaju po potrebi surađivati i razmj enjivati informacije kako bi mogle izvršiti svoje zadaće. Upravljačko tijelo i funkcija upravljanja rizicima trebaju uzeti u obzir nalaze funkcije praćenja usklađenosti u postupku odlučivanja.

U skladu s odjeljkom 18. ovih smjernica, funkcija praćenja usklađenosti u bliskoj suradnji s funkcijom upravljanja rizicima i jedinicom za pravne poslove treba provjeravati i jesu li novi proizvodi i novi postupci u skladu s važećim pravnim okvirom i, kad je to prikladno, sa svim poznatim predstojećim izmjenama zakono davstva, propisa i nadzornih zahtjeva.

Institucije trebaju poduzeti odgovarajuće mjere za sprječavanje unutarnjeg ili vanjskog postupanja kojim bi se moglo potaknuti ili omogućiti počinjenje kaznenih djela prijevare, pranja novca ili financiranja terorizma ili nekog drugog financijskog kaznenog djela ili kršenja discipline (npr. povrede unutarnjih postupaka, prekoračenja ograničenja).

Institucije trebaju osigurati da njihova društva kćeri i podružnice poduzmu korake u cilju osiguravanja usklađenosti svojeg poslovanja s lokalnim zakonima i propisima. Ako je zbog lokalnih zakona i propisa primjena strožih postupaka i sustava za praćenje usklađenosti koje provodi grupa otežana, a posebno ako se njima sprječavaju otkrivanje i razmjena potrebnih informacija među subjektima unutar grupe, društva kćeri i podružnice trebaju o tome obavijestiti službenika za praćenje usklađenosti ili osobu odgovornu za rad funkcije praćenja usklađenosti konsolidirajuće institucije.