21 Säännösten noudattamista valvova toiminto

Laitosten tulisi perustaa pysyvä ja tehokas säännösten noudattamista valvova toiminto, joka hallinnoi säännösten noudattamista koskevaa riskiä. Laitosten tulisi nimittää tästä toiminnosta koko laitoksessa vastaava henkilö (säännösten noudattamista valvova päällikkö tai muu henkilö ).

Mikäli ei ole suhteellisuusperisaatteen mukaista nimetä henkilöä, joka olisi vastuussa ainoastaan säännösten noudattamista valvovan toiminnon päällikön tehtävistä, kun otetaan huomioon I osastossa määritelty suhteellisuusperiaate, tämä toiminto voidaan yhdistää riskienhallintatoiminnon päällikön kanssa tai sitä voi hoitaa toinen johtavassa asemassa oleva henkilö (esim. lakiosaston päällikkö), mikäli toimintojen yhdistämisestä ei synny eturistiriitoja.

Säännösten noudattamista valvovan toiminnon ja sen päällikön tulee olla riippumattomia valvomistaan liiketoiminta-alueista ja sisäisistä yksiköistä, ja niillä tulee olla riittävä toimivalta, painoarvo ja resurssit. I osastossa määritelty suhteellisuusperiaate huomioon ottaen riskienhallintatoiminto voi avustaa tätä toimintoa tai se voidaan yhdistää riskienhallintatoiminnon tai muiden asianmukaisten toimintojen kuten lakiosaston tai henkilöstöosaston kanssa.

Säännösten noudattamista valvovan toiminnon henkilöstöllä tulee olla riittävät tiedot, taidot ja asiantuntemus säännösten noudattamisesta ja niihin liittyvistä menettelyistä, ja sen tulee saada säännöllistä koulutusta.

Valvontatehtäväänsä hoitavan ylimmän hallintoelimen tulee valvoa asianmukaisesti dokumentoitujen säännösten noudattamiskäytäntöjen täytäntöönpanoa, ja käytännöistä tulee tiedottaa koko henkilöstölle. Laitosten tulee luoda prosesseja, joiden avulla arvioidaan säännöllisesti muutoksia laitoksen toimiin sovellettavissa laeissa ja säännöksissä.

Säännösten noudattamista valvovan toiminnon tulee neuvoa ylintä hallintoelintä niissä toimenpiteissä, joilla varmistetaan sovellettavien lakien, asetusten, määräysten ja standardien noudattaminen, ja sen tulee arvioida mahdollisten lainsäädännön tai sääntely-ympäristön muutosten vaikutusta laitoksen toimiin ja säännösten noudattamista koskevaan kehykseen.

Säännösten noudattamista valvovan toiminnon tulee varmistaa, että säännösten noudattamista koskeva valvonta tapahtuu järjestelmällisen ja asianmukaisesti määritellyn säännösten noudattamista koskevan valvontaohjelman mukaisesti ja että säännösten noudattamisen periaatteita noudatetaan. Säännösten noudattamista valvovan toiminnon tulee raportoida ylimmälle hallintoelimelle ja tarpeen mukaan vaihtaa näkemyksiä riskienhallintatoiminnon kanssa laitoksen säännösten noudattamista koskevista riskeistä ja niiden hallinnasta. Säännösten noudattamista valvovan toiminnon ja riskienhallintatoiminnon tulee tehdä yhteistyötä ja vaihtaa tarvittaessa tietoja omien tehtäviensä suorittamiseksi. Ylimmän hallintoelimen ja riskienhallintatoiminnon on otettava säännösten noudattamista valvovan toiminnon havainnot huomioon päätöksenteossa.

Näiden ohjeiden 18 jakson mukaisesti säännösten noudattamista valvovan toiminnon tulee myös varmistaa läheisessä yhteistyössä riskienhallintatoiminnon ja lakiyksikön kanssa, että uudet tuotteet ja menettelyt noudattavat nykyistä lainsäädäntökehystä ja tarpeen mukaan mahdollisia tulevia lainsäädännön, asetusten ja valvontavaatimusten muutoksia.

Laitosten tulee ryhtyä asianmukaisiin toimiin sellaista sisäistä tai ulkoista toimintaa vastaan, joka voisi helpottaa tai mahdollistaa petoksia, rahanpesua ja terrorismin rahoitusta tai muita talousrikoksia sekä kurinpitorikkomuksia (esim. sisäisten menettelyjen rikkominen, rajojen ylitykset).

Laitosten tulee varmistaa, että niiden tytäryritykset ja sivuliikkeet ryhtyvät toimiin varmistaakseen, että niiden toiminta on paikallisten lakien ja säännösten mukaista. Jos paikalliset lait ja säännökset estävät konsernin täytäntöönpanemien tiukempien menettelyjen ja säännösten noudattamista koskevien järjestelmien soveltamisen, erityisesti jos ne estävät konsernin yksiköiden välisen välttämättömän tietojen vaihdon ja julkaisemisen, tytäryritysten ja sivuliikkeiden tulee ilmoittaa tästä konsolidoivan laitoksen säännösten noudattamista valvovalle henkilölle tai säännösten noudattamista valvovan toiminnon päällikölle.