21 Λειτουργία κανονιστικής συμμόρφωσης

Τα ιδρύματα πρέπει να συγκροτούν ανεξάρτητη και αποτελεσματική λειτουργία εσωτερικής επιθεώρησης, λαμβάνοντας υπόψη τα κριτήρια αναλογικότητας που καθορίζονται στον Τίτλο I, και θα πρέπει να διορίζουν κάποιο πρόσωπο ως υπεύθυνο για την εν λόγω λειτουργία σε ολόκληρο το ίδρυμα. Η λειτουργία εσωτερικής επιθεώρησης θα πρέπει να είναι ανεξάρτητη και να διαθέτει επαρκείς εξουσίες, κύρος και πόρους. Ειδικότερα, το ίδρυμα θα πρέπει να διασφαλίζει ότι τόσο τα προσόντα των μελών του προσωπικού της λειτουργίας εσωτερικής επιθεώρησης όσο και οι πόροι του, ιδίως όσον αφορά τα ελεγκτικά εργαλεία και τις μεθόδους ανάλυσης κινδύνων που χρησιμοποιεί, επαρκούν για το μέγεθος και τις γεωγραφικές τοποθεσίες του ιδρύματος, καθώς και για τη φύση, την κλίμακα και την πολυπλοκότητα των κινδύνων που συνδέονται με το επιχειρηματικό μοντέλο, τις δραστηριότητες, τη νοοτροπία αντιμετώπισης των κινδύνων και τη διάθεση ανάληψης κινδύνων του ιδρύματος.

Η λειτουργία εσωτερικής επιθεώρησης θα πρέπει να είναι ανεξάρτητη από τις ελεγχόμενες δραστηριότητες. Κατά συνέπεια, η λειτουργία εσωτερικής επιθεώρησης δεν θα πρέπει να συνδυάζεται με άλλες λειτουργίες του ιδρύματος.

Η λειτουργία εσωτερικής επιθεώρησης θα πρέπει, εφαρμόζοντας μια προσέγγιση βάσει κινδύνου, να προβαίνει σε ανεξάρτητη αξιολόγηση και να παρέχει αντικειμενική βεβαιότητα όσον αφορά τη συμμόρφωση όλων των δραστηριοτήτων και των μονάδων του ιδρύματος, συμπεριλαμβανομένων των δραστηριοτήτων που αποτελούν αντικείμενο εξωτερικής ανάθεσης, με τις πολιτικές και τις διαδικασίες του ιδρύματος, καθώς και με τις κανονιστικές απαιτήσεις. Κάθε οντότητα του ομίλου θα πρέπει να εμπίπτει στο πεδίο αρμοδιοτήτων της λειτουργίας εσωτερικής επιθεώρησης .

Η λειτουργία εσωτερικής επιθεώρησης δεν θα πρέπει να εμπλέκεται στον σχεδιασμό, στην επιλογή, τη θέσπιση και την εφαρμογή συγκεκριμένων πολιτικών, μηχανισμών και διαδικασιών του συστήματος εσωτερικού ελέγχου ούτε των ορίων κινδύνων. Ωστόσο, αυτό δεν θα πρέπει να εμποδίζει το διοικητικό όργανο υπό την εκτελεστική του αρμοδιότητα να ζητεί στοιχεία από τη λειτουργία εσωτερικής επιθεώρησης σχετικά με θέματα που αφορούν τον κίνδυνο, τους εσωτερικούς ελέγχους και τη συμμόρφωση προς τους ισχύοντες κανόνες.

Η λειτουργία εσωτερικής επιθεώρησης θα πρέπει να αξιολογεί τόσο την αποτελεσματικότητα όσο και την αποδοτικότητα του πλαισίου εσωτερικού ελέγχου του ιδρύματος, όπως καθορίζεται στην Ενότητα 15. Ειδικότερα, η λειτουργία εσωτερικής επιθεώρησης θα πρέπει να αξιολογεί:

• α. την καταλληλότητα του πλαισίου διακυβέρνησης του ιδρύματος·
• β. κατά πόσον οι υφιστάμενες πολιτικές και διαδικασίες εξακολουθούν να είναι επαρκείς και να συνάδουν με τις νομοθετικές και κανονιστικές απαιτήσεις, καθώς και με τη στρατηγική κινδύνου και τη διάθεση ανάληψης κινδύνων του ιδρύματος·
• γ. τη συμμόρφωση των διαδικασιών προς τις ισχύουσες νομοθετικές και κανονιστικές διατάξεις και προς τις αποφάσεις του διοικητικού οργάνου·
• δ. αν οι διαδικασίες εφαρμόζονται κατά τρόπο ορθό και αποτελεσματικό (π.χ. συμμόρφωση των συναλλαγών, επίπεδο κινδύνου που προκύπτει πραγματικά κ.λπ.)· και
• ε. την επάρκεια, την ποιότητα και την αποτελεσματικότητα των ελέγχων που διενεργούνται και των αναφορών που υποβάλλονται από τις υποστηρικτικές επιχειρησιακές μονάδες, καθώς και από τις λειτουργίες διαχείρισης κινδύνων και κανονιστικής συμμόρφωσης.

Η λειτουργία εσωτερικής επιθεώρησης θα πρέπει να επαληθεύει ιδίως την ακεραιότητα των διαδικασιών που διασφαλίζουν την αξιοπιστία των μεθόδων και των τεχνικών του ιδρύματος, καθώς και των παραδοχών και των πηγών πληροφόρησης που χρησιμοποιούνται στα εσωτερικά του υποδείγματα (π.χ. υποδείγματα κινδύνου και λογιστικές αποτιμήσεις). Επίσης, θα πρέπει να αξιολογεί την ποιότητα και τη χρήση εργαλείων για τον ποιοτικό προσδιορισμό και την αξιολόγηση των κινδύνων, καθώς και τα μέτρα που έχουν ληφθεί για τη μείωση των κινδύνων .

Η λειτουργία εσωτερικής επιθεώρησης θα πρέπει να έχει απρόσκοπτη πρόσβαση, σε επίπεδο ιδρύματος, στο σύνολο των αρχείων, των εγγράφων, των πληροφοριών και των κτιριακών υποδομών του ιδρύματος. Στην εν λόγω πρόσβαση θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνεται και η πρόσβαση στα συστήματα διαχείρισης πληροφοριών και στα πρακτικά όλων των επιτροπών και των οργάνων λήψης αποφάσεων.

Η λειτουργία εσωτερικής επιθεώρησης θα πρέπει να τηρεί τα συναφή εθνικά και διεθνή επαγγελματικά πρότυπα. Παράδειγμα των επαγγελματικών προτύπων που αναφέρονται εν προκειμένω αποτελούν τα πρότυπα που θεσπίζει το Ινστιτούτο Εσωτερικών Ελεγκτών.

Οι εργασίες της εσωτερικής επιθεώρησης θα πρέπει να εκτελούνται επί τη βάσει σχεδίου εσωτερικής επιθεώρησης και λεπτομερούς προγράμματος επιθεώρησης, σύμφωνα με μια προσέγγιση βάσει κινδύνου.

Θα πρέπει να καταρτίζεται σχέδιο εσωτερικής επιθεώρησης τουλάχιστον μία φορά ανά έτος με βάση τους ετήσιους στόχους εσωτερικής επιθεώρησης. Το σχέδιο εσωτερικής επιθεώρησης θα πρέπει να εγκρίνεται από το διοικητικό όργανο.