21 Nalevingsfunctie

Instellingen dienen een permanente en doeltreffende nalevingsfunctie in te stellen die nalevingsrisico’s beheert, en een persoon te benoemen die binnen de gehele instelling deze functie uitoefent (de nalevingsfunctionaris of hoofd naleving).

Wanneer het niet evenredig is om iemand te benoemen die uitsluitend de taak van hoofd van de nalevingsfunctie krijgt toegewezen, kan deze functie, rekening houdend met het in titel 1 uiteengezette evenredigheidsbeginsel, worden gecombineerd met de functie van hoofd van de risicobeheerfunctie, of kan zij worden uitgevoerd door een ander lid van het hoger personeel, mits er geen belangenconflict tussen de gecombineerde functies bestaat.

De nalevingsfunctie, waaronder het hoofd naleving, dient onafhankelijk te zijn van de bedrijfsonderdelen en interne eenheden die zij controleert, en dient voldoende gezag, status en middelen te hebben. Rekening houdend met de evenredigheidscriteria die zijn uiteengezet in titel I, kan deze functie worden ondersteund door of gecombineerd met de risicobeheerfunctie of andere passende functies, bijv. de juridische afdeling of personeelszaken.

Personeel binnen de nalevingsfunctie dient te beschikken over voldoende kennis, vaardigheden en ervaring wat betreft nalevings- en bijbehorende procedures, en toegang te hebben tot regelmatige opleiding.

Het leidinggevend orgaan in zijn toezichtfunctie dient toe te zien op de tenuitvoerlegging van een duidelijk gedocumenteerd nalevingsbeleid, dat aan het voltallige personeel dient te worden bekendgemaakt. Instellingen dienen een procedure op te zetten om wijzigingen in de wet- en regelgeving die van toepassing is op hun activiteiten, regelmatig te beoordelen.

De nalevingsfunctie dient het leidinggevend orgaan te adviseren over de maatregelen die genomen dienen te worden om de naleving van alle toepasselijke wet- en regelgeving en normen te waarborgen, en het mogelijke effect van eventuele wijzigingen in het wet- en regelgevend kader op de activiteiten en het nalevingskader van de instelling te beoordelen.

De nalevingsfunctie dient ervoor te zorgen dat naleving wordt bewaakt door middel van een gestructureerd en duidelijk gedefinieerd programma voor toezicht op de naleving en dat het nalevingsbeleid wordt nageleefd. De nalevingsfunctie dient te rapporteren aan het leidinggevend orgaan en in voorkomend geval met de risicobeheerfunctie te communiceren over het nalevingsrisico van de instelling en het beheer daarvan. De nalevingsfunctie en de risicobeheerfunctie dienen samen en te werken zo nodig informatie uit te wisselen om hun respectieve taken te kunnen uitvoeren. Het leidinggevend orgaan en de risicobeheerfunctie dienen bij de besluitvorming rekening te houden met de bevindingen van de nalevingsfunctie.

In overeenstemming met hoofdstuk 18 van deze richtsnoeren dient de nalevingsfunctie, in nauwe samenwerking met de risicobeheerfunctie en de juridische afdeling, ook te verifiëren of nieuwe producten en nieuwe procedures voldoen aan het geldende juridische kader en, zo nodig, aan bekende op handen zijnde wijzigingen in de wet- en regelgeving en toezichtvereisten.

Instellingen dienen op passende wijze op te treden tegen intern of extern gedrag dat fraude, witwassen of terrorismefinanciering of andere financiële misdrijven en inbreuken op de voorschriften (zoals inbreuken op interne procedures en inbreuken op limieten) in de hand kan werken of mogelijk kan maken.

Instellingen dienen ervoor te zorgen dat hun dochterondernemingen en bijkantoren maatregelen nemen om te waarborgen dat hun activiteiten voldoen aan lokale wet- en regelgeving. Als lokale wet- en regelgeving de toepassing van door de groep ingestelde striktere procedures en nalevingssystemen in de weg staat, vooral wanneer die de openbaarmaking en uitwisseling van noodzakelijke informatie tussen entiteiten binnen de groep verhindert, stellen dochterondernemingen en bijkantoren de nalevingsfunctionaris of het hoofd naleving van de consoliderende instelling hiervan op de hoogte.