21 Atitikties užtikrinimo funkcija

Įstaigos turėtų įsteigti nuolatinę veiksmingą atitikties užtikrinimo funkciją atitikties rizikai valdyti ir paskirti asmenį, kuris būtų visoje įstaigoje atsakingas už šią funkciją (atitikties užtikrinimo pareigūną arba atitikties užtikrinimo funkcijos vadovą).

Jeigu, atsižvelgiant į I antraštinėje dalyje nustatytą proporcingumo principą, būtų neproporcinga paskirti asmenį, kuris atliktų tik atitikties užtikrinimo funkcijos vadovo vaidmenį, šią funkciją galima sujungti su RVF vadovo funkcija arba ją gali atlikti kitas pakankamai aukštas pareigas einantis asmuo (pvz., teisės skyriaus vadovas), jeigu tarp sujungiamų funkcijų nėra interesų konflikto.

Atitikties užtikrinimo funkcijos vykdytojai, įskaitant atitikties užtikrinimo funkcijos vadovą, turėtų būti nepriklausomi nuo jų kontroliuojamų verslo linijų ir vidaus padalinių, pakankamai autoritetingi ir svarbūs ir turėti pakankamai išteklių. Atsižvelgiant į I antraštinėje dalyje nustatytus proporcingumo kriterijus, šios funkcijos vykdytojams galėtų padėti RVF vykdytojai arba ją galima sujungti su RVF ar kitomis tinkamomis funkcijomis, pvz., teisės skyriumi ar žmogiškųjų išteklių skyriumi.

Atitikties užtikrinimo funkcijos darbuotojai turėtų turėti pakankamų žinių, įgūdžių ir patirties, susijusios su atitikties užtikrinimo ir kitomis svarbiomis procedūromis, ir turėtų turėti galimybę reguliariai mokytis.

Priežiūros funkciją vykdantis valdymo organas turėtų prižiūrėti dokumentais tinkamai įformintos atitikties politikos, apie kurią turėtų būti pranešta visiems darbuotojams, įgyvendinimą. Įstaigos turėtų įdiegti procesą, pagal kurį reguliariai vertintų jų veiklai taikytinų įstatymų ir kitų teisės aktų pakeitimus.

Atitikties užtikrinimo funkcijos vykdytojai turėtų teikti valdymo organui patarimus dėl priemonių, kurių reikia imtis siekiant užtikrinti taikytinų įstatymų, normų, reglamentų ir standartų laikymąsi, ir turėtų vertinti galimą bet kokių teisinės ar reguliavimo aplinkos pokyčių poveikį įstaigos veiklai ir atitikties užtikrinimo sistemai.

Atitikties užtikrinimo funkcijos vykdytojai turėtų užtikrinti, kad atitikties stebėsena būtų vykdoma pagal geros struktūros ir aiškiai apibrėžtą atitikties stebėsenos programą ir kad būtų laikomasi atitikties politikos. Atitikties užtikrinimo funkcijos vykdytojai turėtų atsiskaityti valdymo organui ir tam tikrais atvejais bendrauti su RVF vykdytojais įstaigos atitikties rizikos ir jos valdymo klausimais. Atitikties užtikrinimo funkcijos ir RVF vykdytojai turėtų tinkamai bendradarbiauti ir keistis informacija, kad atliktų jiems patikėtas užduotis. Valdymo organas ir RVF vykdytojai sprendimų priėmimo procesuose turėtų atsižvelgti į atitikties užtikrinimo funkcijos vykdytojų nustatytus faktus.

Remiantis šių gairių 18 skirsniu, atitikties užtikrinimo funkcijos vykdytojai, glaudžiai bendradarbiaudami su RVF vykdytojais ir teisės skyriumi, taip pat turėtų tikrinti, ar nauji produktai ir naujos procedūros atitinka galiojančią teisinę sistemą ir, tam tikrais atvejais, visus žinomus planuojamus įstatymų, kitų teisės aktų ir priežiūros reikalavimų pakeitimus.

Įstaigos turėtų imtis atitinkamų veiksmų, nukreiptų prieš vidaus ar išorės elgesį, kuris galėtų palengvinti sukčiavimą, pinigų plovimo ir teroristų finansavimo ar kitus finansinius nusikaltimus bei drausmės pažeidimus (pvz., vidaus procedūrų pažeidimus, ribų pažeidimus) arba sudaryti jiems sąlygas.

Įstaigos turėtų užtikrinti, kad jų patronuojamosios įmonės ir padaliniai imtųsi veiksmų siekdami užtikrinti, kad jų veikla atitiktų vietos įstatymus ir kitus teisės aktus. Jeigu pagal vietos įstatymus ir kitus teisės aktus negalima taikyti griežtesnių procedūrų ir grupėje įgyvendintų atitikties užtikrinimo sistemų, ypač jeigu pagal juos grupės subjektams draudžiama atskleisti būtiną informaciją ir ja keistis, patronuojamosios įmonės ir padaliniai turėtų apie tai pranešti atitikties užtikrinimo pareigūnui arba konsoliduojančiosios įstaigos atitikties užtikrinimo vadovui.