4.3 Αυθεντικότητα και ακεραιότητα εγγράφων

Όταν τα πιστωτικά ιδρύματα και οι χρηματοπιστωτικοί οργανισμοί κάνουν δεκτές αναπαραγωγές αυθεντικού εγγράφου και δεν εξετάζουν το αυθεντικό έγγραφο, θα πρέπει να λαμβάνουν μέτρα για να επιβεβαιώσουν ότι η αναπαραγωγή είναι αξιόπιστη. Τα πιστωτικά ιδρύματα και οι χρηματοπιστωτικοί οργανισμοί θα πρέπει να εξακριβώνουν τουλάχιστον τα εξής:

• α) το κατά πόσον η αναπαραγωγή περιλαμβάνει χαρακτηριστικά ασφαλείας ενσωματωμένα στο πρωτότυπο έγγραφο και κατά πόσον οι προδιαγραφές του πρωτότυπου εγγράφου που αναπαράγονται, ειδικότερα ο τύπος, το μέγεθος των χαρακτήρων και η δομή του εγγράφου, είναι έγκυρες και αποδεκτές, μέσω σύγκρισης με επίσημες βάσεις δεδομένων, όπως η PRADO⁷ ·
• β) το ότι τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα δεν έχουν τροποποιηθεί ή άλλως παραποιηθεί ή, κατά περίπτωση, ότι δεν αντικαταστάθηκε η ενσωματωμένη στο έγγραφο φωτογραφία του πελάτη·
• γ) την ακεραιότητα του αλγόριθμου που χρησιμοποιήθηκε για τη δημιουργία του μοναδικού αναγνωριστικού αριθμού του πρωτότυπου εγγράφου, σε περίπτωση επίσημου εγγράφου που εκδόθηκε με μηχανικώς αναγνώσιμη ζώνη (MRZ)·
• δ) το εάν η παρασχεθείσα αναπαραγωγή είναι επαρκούς ποιότητας και ευκρίνειας ώστε να διασφαλίζεται η σαφήνεια της σχετικής πληροφορίας πέραν πάσης αμφιβολίας·
• ε) το ότι η υποβληθείσα αναπαραγωγή δεν προβλήθηκε σε οθόνη ως φωτογραφία ή προϊόν σάρωσης του πρωτότυπου εγγράφου ταυτότητας.

⁷ https://www.consilium.europa.eu/prado/en/prado - start - page.html

Όταν τα πιστωτικά ιδρύματα και οι χρηματοπιστωτικοί οργανισμοί χρησιμοποιούν χαρακτηριστικά για την αυτόματη ανάγνωση πληροφοριών από έγγραφα, όπως αλγόριθμους οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων (OCR) ή επαληθεύσεις μηχανικώς αναγνώσιμης ζώνης (MRZ), θα πρέπει να λαμβάνουν τα αναγκαία μέτρα που θα διασφαλίζουν ότι τα εργαλεία αυτά συλλέγουν τις πληροφορίες με ακρίβεια και συνέπεια.

Οσάκις η συσκευή που χρησιμοποιεί ο πελάτης προς απόδειξη της ταυτότητάς του παρέχει τη δυνατότητα συλλογής των σχετικών δεδομένων, για παράδειγμα επειδή τα δεδομένα περιέχονται στο μικροκύκλωμα του εθνικού δελτίου ταυτότητας, και, ως εκ τούτου, είναι από τεχνική άποψη εφικτή η πρόσβαση των πιστωτικών ιδρυμάτων και των χρηματοπιστωτικών οργανισμών στα δεδομένα αυτά, τα πιστωτικά ιδρύματα και οι χρηματοπιστωτικοί οργανισμοί θα πρέπει να εξετάζουν το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσουν αυτές τις πληροφορίες προκειμένου να επαληθεύσουν τη συνέπειά τους με πληροφορίες που απέκτησαν από άλλες πηγές, όπως τα υποβληθέντα στοιχεία ή άλλα έγγραφα που υπέβαλε ο πελάτης.

Κατά περίπτωση, κατά τη διάρκεια της διαδικασίας επαλήθευσης, τα πιστωτικά ιδρύματα και οι χρηματοπιστωτικοί οργανισμοί θα πρέπει να επαληθεύουν τα χαρακτηριστικά ασφάλειας, εφόσον υπάρχουν, τα οποία έχουν ενσωματωθεί στο επίσημο έγγραφο, π.χ. ολογραφήματα, ως απόδειξη της αυθεντικότητας του εγγράφου.

Τα πιστωτικά ιδρύματα και οι χρηματοπιστωτικοί οργανισμοί θα πρέπει να καθορίζουν στις πολιτικές και τις διαδικασίες τους τον τρόπο προσαρμογής των οικείων απαιτήσεων τεκμηρίωσης για τους σκοπούς της χρηματοοικονομικής ένταξης. Όταν, συνεπεία αυτής της προσαρμογής, γίνονται δεκτά έγγραφα μειωμένης αξιοπιστίας ή μη παραδοσιακά έγγραφα ταυτοποίησης, τα πιστωτικά ιδρύματα και οι χρηματοπιστωτικοί οργανισμοί θα πρέπει , επιπροσθέτως των μέτρων που προβλέπονται στην παράγραφο 4.10 των κατευθυντηρίων γραμμών της ΕΑΤ σχετικά με τους παράγοντες κινδύνου, να διενεργούν ελέγχους ή να αυξάνουν την ανθρώπινη παρέμβαση προκειμένου να βεβαιωθούν ότι κατανοούν τον κίνδυνο ΞΧ/ΧΤ που σχετίζεται με την επιχειρηματική σχέση.