4.3 Asiakirjan aitous ja eheys

Jos luotto- ja finanssilaitokset hyväksyvät jäljennöksiä alkuperäisestä asiakirjasta eivätkä tutki alkuperäistä asiakirjaa, niiden olisi toteutettava toimia sen varmistamiseksi, että jäljennös on luotettava. Luotto- ja finanssilaitosten olisi varmistettava vähintään seuraavat tiedot:

• a) sisältääkö jäljennös alkuperäisen asiakirjan sisältämät turvaominaisuudet ja ovatko alkuperäisen asiakirjan jäljennetyt ominaisuudet päteviä ja hyväksyttäviä, erityisesti asiakirjan tyyppi, koko ja rakenne; tämä todetaan vertaamalla niitä virallisiin tietokantoihin, kuten PRADOon⁷
• b) onko henkilötietoja muutettu tai muutoin käsitelty, ja soveltuvissa tapauksissa ettei asiakirjaan mahdollisesti sisällytettyä asiakkaan kuvaa ole vaihdettu
• c) alkuperäisen asiakirjan yksilöllisen tunnistenumeron tuottamiseen käytetyn algoritmin eheys, jos viralliseen asiakirjaan on sisällytetty koneluettava alue (MRZ)
• d) onko jäljennöksen laatu ja tarkkuus riittävä, jotta voidaan varmistaa, että asiaankuuluvat tiedot ovat yksiselitteisiä
• e) että toimitettua jäljennöstä ei ole esitetty näytöllä, siten, että pohjana on alkuperäisen henkilöasiakirjan valokuva tai skannaus.

⁷ https://www.consilium.europa.eu/prado/en/prado-start-page.html

Jos luotto- ja finanssilaitokset käyttävät ominaisuuksia, joilla luetaan tiedot automaattisesti asiakirjoista, esimerkiksi optisten ominaisuuksien tunnistusalgoritmeja (OCR) tai koneluettavan vyöhykkeen (MRZ) tarkastuksia, niiden olisi toteutettava tarvittavat toimenpiteet sen varmistamiseksi, että näillä välineillä kerätään tiedot tarkasti ja johdonmukaisesti.

Tilanteissa, joissa asiakkaiden henkilöllisyytensä todistamiseen käyttämä laite mahdollistaa asiaankuuluvien tietojen keräämisen, esimerkiksi koska tiedot sisältyvät kansallisen henkilökortin siruun, ja luotto- ja finanssilaitosten on teknisesti mahdollista käyttää näitä tietoja, luotto- ja finanssilaitosten olisi harkittava kyseisten tietojen käyttämistä tarkistaakseen, että ne ovat yhdenmukaisia muista lähteistä, kuten toimitetuista tiedoista tai muista asiakkaan toimittamista asiakirjoista, saatujen tietojen kanssa.

Luotto- ja finanssilaitosten olisi todentamisprosessin aikana mahdollisuuksien mukaan todennettava viralliseen asiakirjaan mahdollisesti sisältyvät turvatekijät, kuten hologrammit, todisteena niiden aitoudesta.

Luotto- ja finanssilaitosten olisi esitettävä toimintaperiaatteissaan ja menettelyissään, miten ne mukauttavat asiakirjapyyntöjään taloudellisen osallisuuden nimissä. Jos tämän vuoksi hyväksytään heikompia tai epätavallisia asiakirjoja, luotto- ja finanssilaitosten olisi toteutettava EPV:n riskitekijöitä koskevien ohjeiden 4.10 kohdassa esitettyjen toimenpiteiden lisäksi valvontaa tai lisättävä inhimillistä toimintaa varmistuakseen siitä, että ne ymmärtävät liikesuhteeseen liittyvän rahanpesun ja terrorismin rahoituksen riskin.