4.3 Autenticità e integrità dei documenti

Laddove gli enti creditizi e gli istituti finanziari accettino riproduzioni di un documento originale e non esaminino il documento originale, essi dovrebbero adottare misure per accertare che la riproduzione sia affidabile. Gli enti creditizi e gli istituti finanziari dovrebbero verificare almeno quanto segue:

• a) se la riproduzione include caratteristiche di sicurezza incorporate nel documento originale e se le specifiche del documento originale riprodotte sono valide e accettabili, in particolare il tipo, la dimensione dei caratteri e la struttura del documento, confrontandole con banche dati ufficiali, come PRADO (⁷ );
• b) se i dati personali sono stati alterati o altrimenti manomessi o, se del caso, se l’immagine del cliente incorporata nel documento è stata sostituita;
• c) l’integrità dell’algoritmo utilizzato per generare il numero di identificazione unico del documento originale, nel caso in cui il documento ufficiale sia stato emesso con zona a lettura ottica;
• d) se la riproduzione fornita è di qualità e definizione sufficienti ad assicurare l’univocità delle informazioni rilevanti;

(⁶ ) EBA/GL/2021/02.

• e) che la riproduzione visualizzata su uno schermo non sia a sua volta la riproduzione di una fotografia o una scansione del documento d’identità originale.

⁷ https://www.consilium.europa.eu/prado/en/prado-start-page.html

Se gli enti creditizi e gli istituti finanziari utilizzano strumenti di lettura automatica delle informazioni dai documenti, come algoritmi di riconoscimento ottico dei caratteri o verifiche delle zone a lettura ottica, dovrebbero adottare le misure necessarie per assicurare che tali strumenti acquisiscano le informazioni in modo accurato e coerente.

Nelle situazioni in cui il dispositivo utilizzato dai clienti per dimostrare la propria identità consente la raccolta dei dati rilevanti, ad esempio perché i dati sono contenuti nel chip di una carta d’identità nazionale, ed è tecnicamente possibile per gli enti creditizi e gli istituti finanziari accedere a tali dati, gli enti creditizi e gli istituti finanziari dovrebbero prendere in considerazione la possibilità di utilizzare tali informazioni per verificarne la coerenza con le informazioni ottenute attraverso altre fonti, come i dati o altri documenti presentati dal cliente.

Se disponibili, durante il processo di verifica, gli enti creditizi e gli istituti finanziari dovrebbero verificare i dispositivi di sicurezza incorporate nel documento ufficiale, ad esempio gli ologrammi, come prova di autenticità.

Gli enti creditizi e finanziari dovrebbero indicare nelle rispettive politiche e procedure come adegueranno le loro richieste di fornire documentazione per finalità di inclusione finanziaria. Qualora si accettino forme di documentazione meno affidabili o non tradizionali, gli enti creditizi e gli istituti finanziari dovrebbero prevedere, oltre alle misure di cui al paragrafo 4.10 degli orientamenti dell’ABE in materia di fattori di rischio, controlli o un maggiore intervento umano per accertarsi di comprendere il rischio ML/TF associato al rapporto d’affari.