4.3 Authenticiteit en integriteit van documenten

Wanneer kredietinstellingen en financiële instellingen reproducties van een origineel document aanvaarden en het originele document niet onderzoeken, dienen zij stappen te ondernemen om zich ervan te vergewissen dat de reproductie betrouwbaar is. Kredietinstellingen en financiële instellingen dienen ten minste het volgende vast te stellen:

• a) of de reproductie dezelfde beveiligingskenmerken bevat die in het originele document zijn opgenomen en of de specificaties van het gereproduceerde originele document geldig en aanvaardbaar zijn, met name het lettertype en de lettergrootte alsook de structuur van het document – hiertoe kunnen zij deze gegevens vergelijken met officiële databases zoals PRADO⁷ ;
• b) of persoonsgegevens niet zijn gewijzigd of anderszins zijn gemanipuleerd dan wel, indien van toepassing, of de in het document opgenomen foto van de cliënt niet is vervangen;
• c) of de integriteit behouden is gebleven van het algoritme dat is gebruikt om het unieke identificatienummer van het originele document te genereren, indien het officiële document is afgegeven met machineleesbare zone;
• d) of de verstrekte reproductie van voldoende kwaliteit en scherpte is om te waarborgen dat de relevante informatie ondubbelzinnig is;
• e) of de verstrekte reproductie niet is weergegeven op een scherm op basis van een foto of scan van het oorspronkelijke identiteitsdocument.

⁷ https://www.consilium.europa.eu/prado/en/prado-start-page.html

Wanneer kredietinstellingen en financiële instellingen gebruikmaken van functies om automatisch informatie uit documenten te lezen, zoals algoritmen voor optische tekenherkenning of verificatie van machineleesbare zones, dienen zij de nodige maatregelen te nemen om ervoor te zorgen dat deze tools informatie op nauwkeurige en consistente wijze vastleggen.

Indien het apparaat dat de cliënten gebruiken om hun identiteit te bewijzen het mogelijk maakt relevante gegevens te verzamelen, bijvoorbeeld omdat de gegevens zijn opgeslagen op de chip van een nationale identiteitskaart, en het voor de kredietinstellingen en financiële instellingen technisch mogelijk is om toegang tot deze gegevens te krijgen, dienen de kredietinstellingen en financiële instellingen te overwegen om deze informatie te gebruiken ter verificatie van de gegevens die via andere bronnen zijn verkregen, bijvoorbeeld in de vorm van verstrekte gegevens of andere door de cliënt verstrekte documenten.

Tijdens het verificatieproces dienen kredietinstellingen en financiële instellingen de eventuele in het officiële document opgenomen beveiligingskenmerken (zoals hologrammen), als bewijs van authenticiteit van het officiële document, te verifiëren.

Kredietinstellingen en financiële instellingen dienen in hun gedragslijnen en procedures aan te geven hoe zij hun documentatieverzoeken zullen aanpassen met het oog op financiële inclusie. Wanneer als gevolg daarvan zwakkere of niet-traditionele vormen van documentatie worden aanvaard, dienen kredietinstellingen en financiële instellingen naast de in deel 4.10 van de EBA-richtsnoeren inzake ML/TF-risicofactoren beschreven maatregelen ook controles uit te voeren of voor meer menselijke tussenkomst te zorgen om zich ervan te vergewissen dat zij inzicht hebben in het ML/TF-risico dat aan de zakelijke relatie verbonden is.