4.3 Echtheit und Integrität der Dokumente

Wenn die Kredit- und Finanzinstitute Kopien eines Originaldokuments akzeptieren und das Original nicht prüfen, sollten sie Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass die Kopie zuverlässig ist. Die Kredit- und Finanzinstitute sollten mindestens Folgendes vorsehen:

• a) einen Vergleich mit amtlichen Datenbanken wie PRADO⁷ ,wenn die Kopie in das Originaldokument integrierte Sicherheitsmerkmale enthält und die Spezifikationen des vervielfältigten Originaldokuments gültig und akzeptabel sind, insbesondere hinsichtlich der Art, Größe der Zeichen und Struktur des Dokuments;
• b) Überprüfung, ob personenbezogene Daten verändert oder anderweitig manipuliert wurden oder gegebenenfalls ob das in das Dokument eingebettete Bild des Kunden ersetzt wurde;
• c) Überprüfung der Integrität des Algorithmus zur Generierung der eindeutigen Kennnummer des Originaldokuments, falls das amtliche Dokument mit einer maschinenlesbaren Zone (MLZ) ausgestellt wurde;
• d) Überprüfung, ob die vorgelegte Kopie von hinreichender Qualität und die Auflösung ausreichend ist, um sicherzustellen, dass die relevanten Informationen eindeutig sind;
• e) Überprüfung, dass die vorgelegte Kopie nicht auf Grundlage eines Fotos oder Scans des ursprünglichen Ausweisdokuments auf einem Bildschirm angezeigt wird.

⁷ https://www.consilium.europa.eu/prado/en/prado-start-page.html.

Wenn die Kredit- und Finanzinstitute Funktionen nutzen, um Informationen aus Dokumenten automatisch zu lesen, wie z. B. Algorithmen für die maschinelle optische Zeichenerkennung (OZE) oder Überprüfungen von maschinenlesbaren Zonen (MLZ), sollten sie die erforderlichen Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass diese Instrumente die Informationen korrekt und einheitlich erfassen.

In Fällen, in denen das Gerät, das die Kunden zum Nachweis ihrer Identität verwenden, die Erhebung relevanter Daten ermöglicht, z. B., weil die Daten auf dem Chip eines nationalen Ausweisdokuments enthalten sind, und es für Kredit- und Finanzinstitute technisch machbar ist, auf diese Daten zuzugreifen, sollten die Kredit- und Finanzinstitute die Verwendung dieser Informationen in Erwägung ziehen, um ihre Übereinstimmung mit den Informationen zu überprüfen, die aus anderen Quellen, wie den übermittelten Daten oder anderen vom Kunden vorgelegten Dokumenten, erhoben wurden.

Sofern verfügbar, sollten die Kredit- und Finanzinstitute während des Überprüfungsverfahrens die Sicherheitsmerkmale, mit denen das amtliche Dokument gegebenenfalls zum Nachweis seiner Echtheit versehen ist, wie z. B. Hologramme, überprüfen.

Die Kredit- und Finanzinstitute sollten in ihren Strategien und Verfahren festlegen, wie sie ihre Dokumentationsanforderungen für die Zwecke der Inklusion in das Finanzsystem anpassen. Sofern in der Folge schwächere oder nicht herkömmliche Formen der Dokumentation akzeptiert werden, sollten die Kredit- und Finanzinstitute zusätzlich zu den in Absatz 4.10 der EBA-Leitlinien zu den Risikofaktoren genannten Maßnahmen Kontrollen oder ein verstärktes menschliches Eingreifen vorsehen, um sich davon zu überzeugen, dass sie das mit der Geschäftsbeziehung verbundene Risiko hinsichtlich Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung verstehen.