4.1 Uloga i odgovornosti upravljačkog tijela u okviru SPNFT-a i višeg rukovoditelja odgovornog za SPNFT

Upravljačko tijelo treba biti odgovorno za odobravanje opće strategije SPNFT -a kreditnih ili financijskih institucija i za nadzor njezine provedbe. U tu svrhu ono treba na kolektivnoj razini imati odgovaraj uće znanje, vještine i iskustvo kako bi moglo razumjeti rizike od pranja novca / financiranja terorizma povezane s aktivnostima i poslovnim modelom kreditne ili financijske institucije, uključujući poznavanje nacionalnog pravnog i regulatornog okvira koji se odnosi na sprečavanje pranja novca / financiranja terorizma.

4.1.1 Uloga upravljačkog tijela u nadzornoj funkciji u okviru SPNFT -a

Upravljačko tijelo u nadzornoj funkciji treba biti odgovorno za nadzor i praćenje provedbe okvira za interno upravljanje i unutarnju kontrolu kako bi se osigurala usklađenost s primjenjivim zahtjevima u kontekstu sprečavanja pranja novca i financiranja terorizma.

Uz odredbe utvrđene u smjernicama europskih nadzornih tijela o internom upravljanju² , upravljačko tijelo kreditne ili financijske institucije u nadzornoj funkciji treba, prema potrebi:

• a) biti upoznato s rezultatima procjene rizika od pranja novca / financiranja terorizma na razini cjelokupnog poslovanja;
• b) nadzirati i pratiti stupanj primjerenosti i djelotvo rnosti politika i postupaka u području SPNFT -a s obzirom na rizike od pranja novca / financiranja terorizma kojima je kreditna ili financijska institucija izložena te poduzimati odgovarajuće korake kako bi se, prema potrebi, osigurala provedba korektivnih mjera;
• c) najmanje jednom godišnje pregledati izvješće o aktivnostima službenika za usklađenost u području SPNFT - a i češće prikupljati privremena ažuriranja za aktivnosti koje kreditnu ili financijsku instituciju izlažu višim rizicima od pranja novca / financiranja terorizma;
• d) najmanje jednom godišnje procijeniti učinkovitost djelovanja funkcije praćenja usklađenosti u području SPNFT - a, među ostalim uzimanjem u obzir zaključaka svih unutarnjih i/ili vanjskih revizija povezanih sa SPNFT- om koje su možda provedene, među ostalim u pogledu primjerenosti ljudskih i tehničkih resursa dodijeljenih službeniku za usklađenost u području SPNFT-a.

² Smjernice EBA-e o internom upravljanju na temelju Direktive 2013/36/EU: EBA/GL/2021/05; Smjernice ESMA -e o određenim aspektima zahtjeva u vezi s funkcijom praćenja usklađenosti iz Direktive MiFID II: ESMA35 -36-1946; Smjernice EIOPA- e o sustavu upravljanja: EIOPA -BoS-14/253 EN

Upravljačko tijelo u nadzornoj funkciji treba osigurati da član upravljačkog tijela iz odjeljka 4.1.3. ili, ako je primjenjivo, viši rukovoditelj iz odjeljka 4.1.4. koji je odgovoran za provedbu zakona i drugih propisa potrebnih za usklađivanje s Direktivom (EU) 2015/849:

• a) ima znanje, vještine i iskustvo potrebne za utvrđivanje, procjenu i upravljanje rizicima od pranja novca / financiranja terorizma kojima je kreditna ili financijska institucija izložena te za provedbu politika, kontrola i postupaka u području SPNFT -a;
• b) dobro razumije poslovni model kreditne ili financijske institucije i sektor u kojem ona posluje te mjer u u kojoj taj poslovni model izlaže kreditnu ili financijsku instituciju rizicima od pranja novca / financiranja terorizma;
• c) bude pravodobno obaviješten o odlukama koje mogu utjecati na rizike kojima je kreditna ili financijska institucija izložena.

Upravlj ačko tijelo u nadzornoj funkciji treba imati pristup dovoljno detaljnim i kvalitetnim podatcima i informacijama te ih uzimati u obzir kako bi moglo djelotvorno obavljati svoje funkcije u području SPNFT - a. Upravljačko tijelo u nadzornoj funkciji treba, u na jmanju ruku, imati pravodoban i izravan pristup izvješću o aktivnostima službenika za usklađenost u području SPNFT - a, izvješću funkcije unutarnje revizije, nalazima i opažanjima vanjskih revizora, ako je primjenjivo, kao i nalazima nadležnog tijela, releva ntnoj komunikaciji s financijsko- obavještajnom jedinicom i izrečenim nadzornim mjerama ili sankcijama.

4.1.2 Uloga upravljačkog tijela u upravljačkoj funkciji u okviru SPNFT -a

U vezi s unutarnjim politikama, kontrolama i postupcima iz članka 8. stavaka 3. i 4. Direktive (EU) 2015/849, upravljačko tijelo kreditne ili financijske institucije u upravljačkoj funkciji treba:

• a) uspostaviti odgovarajuću i djelotvornu organizacijsku i operativnu strukturu potrebnu za usklađivanje sa strategijom u području SPNFT -a koju je d onijelo upravljačko tijelo, pri čemu posebnu pozornost treba posvetiti dostatnoj nadležnosti i primjerenosti ljudskih i tehničkih resursa dodijeljenih funkciji službenika za usklađenost u području SPNFT - a, uključujući potrebu za posebnom jedinicom za SPNFT koja će pomagati službeniku za usklađenost u području SPNFT-a;
• b) osigurati provedbu unutarnjih politika i postupaka u području SPNFT -a;
• c) preispitati izvješće o aktivnostima službenika za usklađenost u području SPNFT -a najmanje jednom godišnje;
• d) osigurati odgo varajuće, pravodobno i dovoljno detaljno izvješćivanje nadležnog tijela o SPNFT - u;
• e) ako su operativne funkcije službenika za usklađenost u području SPNFT -a eksternalizirane, osigurati usklađenost sa smjernicama europskih nadzornih tijela o eksternalizaciji³ i smjernicama europskih nadzornih tijela o internom upravljanju⁴ , ako je primjenjivo, te od pružatelja usluga primati redovita izvješća radi obavješćivanja upravljačkog tijela.

4.1.3 Utvrđivanje člana upravljačkog tijela odgovornog za SPNFT

³ Smjernice EBA- e za eksternalizaciju: EBA/GL/2019/02; Smjernice EIOPA - e o izdvajanju poslova pružateljima usluga računalstva u oblaku: EIOPA -BoS-20- 002; Smjernice ESMA - e o izdvajanju poslova pružateljima usluga računalstva u oblaku: ESMA50 -164-4285 HR

⁴ Smjernice EBA-e o internom upravljanju na temelju Direktive 2013/36/EU, EBA/GL/2021/05 od 2. srpnja 2021.

Član upravljačkog tijela kojeg treba utvrditi u skladu s člankom 46. stavkom 4. Direktive (EU) 2015/849 treba imati dovoljno znanja, vještina i iskustva u pogledu rizika od pranja novca / financiranja terorizma te provedbe politika, kontrola i postupaka SPNFT -a te dobro razumjeti poslovni model kreditne ili financijske institucije i sektor u kojem kreditna ili financijska institucija posluje.

Član upravljačkog tijela iz članka 46. stavka 4. Direktive (EU) 2015/849 treba posvetiti dovoljno vremena djelotvornom obavljanju svojih dužnosti povezanih sa SPNFT -om i imati dovoljno resursa za to. Treba iscrpno izvješćivati o svojim zadaćama koje su navedene u odjeljku 4.1.5. i redovito obavješćivati, prema potrebi i bez nepotrebne odgode, upravljačko tijelo u nadzornoj funkciji.

4.1.4 Utvrđivanje višeg rukovoditelja odgovornog za SPNFT ako upravljačko tijelo nije uspostavljeno

Ako upravljačko tijelo nije uspostavljeno, kreditna ili financijska institucija treba imenovati višeg rukovoditelja koji ima krajnju odgovornost za provedbu zakona i drugih propisa potrebnih za usklađivanje s Direktivom (EU) 2015/849 te mu osigurati dovoljno vremena, resursa i ovlasti za djelotvorno obavljanje njegovih dužnosti.

Viši rukovoditelj iz točke 19. treba imati dovoljno znanja, vještina i iskustva u pogledu rizika od pranja novca / financiranja terorizma, kao i provedbe politika, kontrola i postupaka SPNFT -a te dobro razumjeti poslovni model kreditne ili financijske institucije i sektor u kojem kreditna ili financijska institucija posluje. Osim toga, potrebno mu je osigurati dovoljno vremena, resursa i ovlasti za djelotvorno obavljanje njegovih dužnosti.

4.1.5 Zadaće i uloga člana upravljačkog tijela ili višeg rukovoditelja odgovornog za SPNFT

Ne dovodeći u pitanje sveukupnu i kolektivnu odgovornost upravljačkog tijela, pri imenovanju člana upravljačkog tijela ili višeg rukovoditelja iz točaka 17. i 19., kreditne ili financijske institucije trebaju utvrditi i uzeti u obzir potencijalne sukobe interesa te poduzeti korake za njihovo izbjegavanje ili ublažavanje.

Član upravljačkog tijela ili viši rukovoditelj, ako je imenovan, odgovoran za SPNFT treba osigurati da je cijelo upravljačko tijelo ili više rukovodstvo, ako upravljačko tijelo nije uspostavljeno, upoznato s učinkom rizika od pranja novca / fi nanciranja terorizma na profil rizičnosti na razini cjelokupnog poslovanja. Odgovornosti člana upravljačkog tijela ili višeg rukovoditelja, ako je imenovan, odgovornog za SPNFT, s obzirom na izvršavanje njegovih zadaća iz članka 46. stavka 4. Direktive (EU) 2015/849, a posebno u vezi s provedbom politika, kontrola i postupaka za ublažavanje rizika od pranja novca / financiranja terorizma i uspješno upravljanje njima, kako je navedeno u članku 8. te direktive, trebaju uključivati barem sljedeće:

• a) osiguravanje da su politike, postupci i mjere unutarnje kontrole SPNFT-a primjereni i razmjerni, uzimajući u obzir značajke kreditne ili financijske institucije i rizike od pranja novca / financiranja terorizma kojima je izložena;
• b) donošenje procjene, zajedno s upravljačkim tijelom, o tome bi li bilo primjereno imenovati posebnog službenika za usklađenost u području SPNFT - a na upravljačkoj razini, kako je navedeno u odjeljku 4.2.2.;
• c) pružanje potpore upravljačkom tijelu u procjeni potrebe za posebnom jedinicom za SPNFT k oja bi službeniku za usklađenost u području SPNFT - a pomagala u obavljanju njegovih funkcija, uzimajući u obzir opseg i složenost poslovanja kreditne ili financijske institucije i njezinu izloženost rizicima od pranja novca / financiranja terorizma. Osoblje u toj jedinici treba imati potrebnu stručnost, vještine i znanje kako bi pomagalo službeniku za usklađenost u području SPNFT- a, a on treba biti uključen u postupak zapošljavanja;
• d) redovito izvješćivanje upravljačkog tijela o aktivnostima koje provodi službenik za usklađenost u području SPNFT - a te pružanje upravljačkom tijelu dovoljno sveobuhvatnih i pravodobnih informacija i podataka o rizicima od pranja novca / financiranja terorizma i usklađenosti u području SPNFT - a, koje su potrebne kako bi se upravljačkom tijelu omogućilo da izvršava ulogu i funkcije koje su mu povjerene. Te informacije trebaju obuhvaćati i suradnju kreditne ili financijske institucije s nacionalnim nadležnim tijelom i komunikaciju s financijsko - obavještajnom jedinicom, ne dovodeći u pit anje povjerljivost prijave sumnjivih transakcija, te sve nalaze nadležnog tijela u vezi s pranjem novca / financiranjem terorizma protiv kreditne ili financijske institucije, uključujući izrečene mjere ili sankcije;
• e) obavješćivanje upravljačkog tijela o svim ozbiljnim ili značajnim pitanjima i povredama u području SPNFT -a te davanje preporuka u pogledu mjera za njihovo ispravljanje;
• f) osiguravanje da službenik za usklađenost u području SPNFT -a i. ima izravan pristup svim informacijama potrebnima za obavljanje svojih zadaća, ii. ima dovoljno ljudskih i tehničkih resursa i alata kako bi mogao na odgovarajući način obavljati zadaće koje su mu dodijeljene te
• iii. dobro je obaviješten o incidentima i nedostatcima povezanima sa SPNFT -om koje su utvrdili sustavi unuta rnje kontrole i nacionalna, odnosno u slučaju grupa, inozemna nadzorna tijela.

Član upravljačkog tijela ili viši rukovoditelj, ako je imenovan, odgovoran za SPNFT treba biti glavna kontaktna točka za službenika za usklađenost u području SPNFT -a u okviru rukovodstva. Osim toga, član upravljačkog tijela ili viši rukovoditelj, ako je imenovan, odgovoran za SPNFT treba osigurati da se svi razlozi za zabrinutost službenika za usklađenost u području SPNFT -a propisno otklone i da ih, ako to nije moguće, upravljačko tijelo u upravljačkoj funkciji ili više rukovodstvo prema potrebi propisno razmotre. Ako upravljačko tijelo u upravljačkoj funkciji ili, ako je primjenjivo, više rukovodstvo odluči ne slijediti preporuku službenika za usklađenost u području SPNFT-a, svoj u odluku treba propisno obrazložiti i zabilježiti, uzimajući u obzir rizike i razloge za zabrinutost koje je izrazio službenik za usklađenost u području SPNFT - a. U slučaju ozbiljnog incidenta službenik za usklađenost u području SPNFT - a treba imati izravan pristup upravljačkom tijelu u nadzornoj funkciji.