4.1 Vloga in odgovornosti upravljalnega organa na področju PPDFT in člana upravljalnega organa oziroma višjega vodstvenega delavca, odgovornega za PPDFT

Upravljalni organ bi moral biti odgovoren za odobritev splošne strategije kreditne ali finančne institucije o PPDFT in za nadzor nad njenim izvajanjem. Zato bi moral kot celota imeti ustrezno znanje, veščine in izkušnje, da bi razumel tveganja pranja denarja in financiranja terorizma (v nadaljevanju: PD/FT), povezana z dejavnostmi in poslovnim modelom kreditne ali finančne institucije, vključno s poznavanjem nacionalnega pravnega in regulativnega okvira v zvezi s PPDFT .

4.1.1 Vloga upravljalnega organa v nadzorni funkciji v okviru PPDFT

Upravljalni organ v nadzorni funkciji bi moral biti odgovoren za nadzorovanje in s premljanje izvajanja okvira notranjega upravljanja in notranjega nadzora, da bi zagotavljal skladnost z veljavnimi zahtevami, povezanimi s PPDFT .

Poleg določb iz smernic evropskih nadzornih organov o notranjem upravljanju² , kadar se uporabljajo, bi moral upravljalni organ kreditne ali finančne institucije v nadzorni funkciji:

• a) se seznaniti z rezultati ocene tveganja PD/FT, ki izhaja iz celotnega poslovanja institucije;
• b) nadzirati in spremljati, v kolikšni meri so politike in postopki PPDFT primerni in učinkoviti glede na tveganja PD/FT, ki jim je kreditna ali finančna institucija izpostavljena, ter poskrbeti, da se po potrebi sprejmejo ukrepi za obvladovanje tveganj;
• c) vsaj enkrat letno pregledati poročilo o izvedenih aktivnostih , ki ga pr ipravi pooblaščenec za PPDFT, ter vmes pogosteje pridobivati najnovejše informacije o dejavnostih, zaradi katerih je kreditna ali finančna institucija izpostavljena večjim tveganjem PD/FT ;
• d) vsaj enkrat letno oceniti učinkovitost delovanja funkcije zagotavlj anja skladnosti s predpisi o PPDFT, tudi z upoštevanjem ugotovitev morebitnih notranjih in/ali zunanjih revizij, povezanih z PPDFT, med drugim v zvezi z ustreznostjo človeških in tehničnih virov, dodeljenih pooblaščencu za PPDFT .

² Smernice organa EBA o notranjem upravljanju v skladu z Direktivo 2013/36/EU: EBA/GL/2021/05; smernice organa ESMA o določenih vidikih zahtev funkcije zagotavljanja skladnosti s predpisi iz direktive MiFID II: ESMA35-36-1946; smernice organa EIOPA o sistemu upravljanja: EIOPA -BoS-14/253 SL.

Upravljalni organ v nadzorni funkciji bi moral zagotoviti, da član upravljalnega organa iz oddelka 4.1.3 ali, kadar je ustrezno, višji vodstveni delavec iz oddelka 4.1.4, ki je odgovoren za izvajanje zakonodaje, predpisov in upravnih določb, potrebnih za skladnost z Direktivo (EU) 2015/849:

• a) ima znanje, veščine in izkušnje, potrebne za prepoznavanje, ocenjevanje in obvladovanje tveganj PD/FT, ki jim je kreditna ali finančna institucija izpostavljena, ter za izvajanje politik, kontrol in postopkov glede PPDFT ;
• b) dobro razume poslovni model kreditne ali finančne institucije in sektor, v katerem posluje, ter to, v kolikšni meri je kreditna ali finančna institucija zaradi tega poslovnega modela izpostavljena tveganjem PD/FT ;
• c) je pravočasno obveščen o odločitvah, ki lahko vplivajo na tveganja, ki jim je kreditna ali finančna institucija izpostavljena.

Upravljalni organ v nadzorni funkciji bi moral ime ti dostop do dovolj podrobnih in kakovostnih podatkov in informacij ter jih upoštevati in na podlagi katerih bi lahko učinkovito opravljal svoje funkcije v zvezi s PPDFT,. Moral bi imeti vsaj pravočasen in neposreden dostop do poročila o izvedenih aktivnostih , ki ga pripravi pooblaščenec za PPDFT, poročila funkcije za notranjo revizijo, ugotovitev in opažanj morebitnih zunanjih revizorjev, pa tudi do ugotovitev pristojnega organa, relevantne korespondence s finančno obveščevalno enoto (v nadaljnjem besedilu: FIU) ter naloženih ukrepov ali sankcij.

4.1.2 Vloga upravljalnega organa v vodstveni funkciji v okviru PPDFT

Upravljalni organ kreditne ali finančne institucije v vodstveni funkciji bi moral v zvezi z notranjimi politikami, kontrolami in postopki iz člena 8(3) in (4) Direktive (EU) 2015/849:

• a) uporabljati ustrezno in učinkovito organizacijsko in operativno strukturo, potrebno za izpolnjevanje strategije o PPDFT, ki jo je sprejel upravljalni organ, pri čemer nameni posebno pozornost temu, da ima pooblaščenec za PPDFT primerno avtoriteto ter da se mu dodelijo ustrezni človeški in tehnični viri, vključno s potrebo po namenski enoti za PPDFT, ki bi pomagala pooblaščencu ;
• b) zagotavljati izvajanje notranjih politik in postopkov glede PPDFT ;
• c) vsaj enkrat letno pregledati poročilo o izvedenih aktivnostih , ki ga pripravi pooblaščenec za PPDFT ;
• d) zagotavljati ustrezno, pravočasno in dovolj podrobno poročanje o PPDFT pristojnemu organu;
• e) če so operativne funkcije pooblaščenca za PPDFT zaupane zunanjemu izvajalcu , zagotavljati skladnost s smernicami evropskih nadzornih organov o zunanjem izvajanju³ in o notranjem upravljanju⁴ , kadar je ustrezno, ter od zunanjega izvajalca prejemati red na poročila, da lahko obvešča upravljalni organ.

4.1.3 Določitev člana upravljalnega organa, odgovornega za PPDFT

³ Smernice organa EBA o zunanjem izvajanju: EBA/GL/2019/02; smernice organa EIOPA o oddajanju v zunanje izvajanje ponudnikom storitev v oblaku: EIOPA -BoS-20-002; smernice organa ESMA o oddajanju v zunanje izvajanje ponudnikom storitev v oblaku: ESMA50-157-2403.

⁴ Smernice organa EBA o notranjem upravljanju v skladu z Direktivo 2013/36/EU, EBA/GL/2021/05.

Član upravljalnega organa, določen v skladu s členom 46(4) Direktive (EU) 2015/849, bi moral zlasti imeti ustrezno znanje, veščine in izkušnje v zvezi s tveganji PD/FT ter izvajanjem politik, kontrol in postopkov glede PPDFT ter dobro razumeti poslovni model kreditne ali finančne institucije in sektor, v kateri ta posluje.

Član upravljalnega organa iz člena 46(4) Direktive (EU) 2015/849 bi moral za uč inkovito opravljanje svojih dolžnosti, povezanih z PPDFT, tem nameniti dovolj časa in imeti ustrezne vire. Celovito bi moral poročati o svojih nalogah, kot so omenjene v oddelku 4.1.5, ter po potrebi brez nepotrebnega odlašanja obveščati upravljalni organ v nadzorni funkciji.

4.1.4 Določitev višjega vodstvenega delavca, odgovornega za PPDFT , kadar ni upravljalnega organa

Če kreditna ali finančna institucija nima upravljalnega organa, bi morala imenovati višjega vodstvenega delavca, ki bo nosil končno odgovornost za izvajanje zakonodaje, predpisov in upravnih določb, potrebnih za skladnost z Direktivo (EU) 2015/849, ter bo imel dovolj časa in virov ter zadostno avtoriteto, da bo svoje naloge opravljal učinkovito.

Višji vodstveni delavec iz odstavka 19 bi moral imeti ustrezno znanje, veščine in izkušnje v zvezi s tveganji PD/FT ter izvajanjem politik, kontrol in postopkov glede PPDFT ter dobro razumeti poslovni model kreditne ali finančne institucije in sektor, v kateri ta posluje. Poleg tega bi mu bilo treba omogočiti dovolj časa in virov ter zadostno avtoriteto, da bo svoje naloge opravljal učinkovito.

4.1.5 Naloge in vloga člana upravljalnega organa ali višjega vodstvenega delavca, odgovornega za PPDFT

Kreditne in finančne institucije bi morale b rez poseganja v splošno in kolektivno odgovornost upravljalnega organa pri imenovanju člana upravljalnega organa ali višjega vodstvenega delavca iz odstavka 17 oziroma 19 opredeliti in upoštevati vsa potencialna nasprotja interesov ter sprejeti ukrepe, da jih preprečijo ali ublažijo.

Član upravljalnega organa ali po potrebi višji vodstveni delavec, odgovoren za PPDFT, bi moral zagotavljati, da je celotni upravljalni organ ali, kadar tega ni, višje vodstvo seznanjeno z vplivom tveganj PD/FT na profil tveganja , ki izvira iz celotnega poslovanja institucije. Odgovornosti člana upravljalnega organa ali po potrebi višjega vodstvenega delavca, odgovornega za PPDFT, bi morale glede na opravljanje naloge iz člena 46(4) Direktive (EU) 2015/849, zlasti pa v zvezi z iz vajanjem politik, kontrol in postopkov za učinkovito blaženje in obvladovanje tveganj PD/FT iz člena 8 navedene direktive, vključevati vsaj:

• a) zagotavljanje, da so politike, postopki in ukrepi notranje kontrole glede PPDFT ustrezni in sorazmerni ob upoštevan ju značilnosti kreditne ali finančne institucije ter tveganj PD/FT, ki jim je izpostavljena;
• b) skupaj z upravljalnim organom izvedbo ocene, ali bi bilo ustrezno imenovati posebn ega pooblaščenca za PPDFT na vodstveni ravni, kot je omenjeno v oddelku 4.2.2;
• c) podpora upravljalnemu organu pri ocenjevanju, ali je potrebna namenska enota za PPDFT, ki bi pomagala pooblaščencu za PPDFT pri opravljanju njegovih funkcij, ob upoštevanju obsega in kompleksnosti poslo vanja kreditne ali finančne institucije in izpostavljenosti tveganjem PD/FT . Osebje v tej enoti bi moralo imeti potrebne strokovne izkušnje, veščine in znanje, da bi pomagalo pooblaščencu, ta pa bi moral biti vključen v postopek zaposlovanja;
• d) zagotavljanje , da se upravljalnemu organu redno poroča o aktivnostih , ki jih izvaja pooblaščenec za PPDFT, ter da upravljalni organ prejema dovolj celovite in pravočasne informacije in podatke o tveganjih PD/FT ter skladnosti s predpisi o PPDFT, brez česar upravljalni organ ne more opravljati vloge in funkcij, ki so mu zaupane. Te informacije bi morale zajemati tudi sodelovanje kreditne ali finančne institucije s pristojnim nacionalnim organom in njeno korespondenco s FIU, brez poseganja v zaupnost poročil o sumljivih transakcijah, ter morebitne ugotovitve pristojnega organa v zvezi s pranjem denarja in financiranjem terorizma, ki bremenijo kreditno ali finančno institucijo, vključno z naloženimi ukrepi ali sankcijami;
• e) obveščanje upravljalnega organa o morebitnih resnih ali bistvenih pomanjkljivostih in kršitvah glede PPDFT ter ukrepih za njihovo odpravo;
• f) zagotavljanje, da ima pooblaščenec za PPDFT (i) neposreden dostop do vseh informacij, potrebnih za izvajanje svojih nalog, (ii) zadostne človeške in tehnične vire ter orodja, da lahko ustrezno opravlja naloge, ki so mu dodeljene, ter (iii) je dobro obveščen o incidentih in pomanjkljivostih v zvezi s PPDFT, ki jih odkrijejo sistemi notranje kontrole ter nacionalni in (v primeru skupin) tuji nadzorni organi.

Član upravljalnega organa ali po potrebi višji vodstveni delavec, odgovoren za PPDFT, bi moral biti glavna kontaktna oseba v vodstvu za pooblaščenca za PPDFT. Poleg tega bi moral zagotavljati, da se morebitni pomisleki glede PPDFT, ki jih ima pooblaščenec, ustrezno obravnavajo, kadar to ni mogoče, pa jih upravljalni organ v vodstveni funkciji ali, kadar je ustrezno, višje vodstvo primerno upošteva. Če se upravljalni organ v vodstveni funkciji ali, kadar je ustrezno, višje vodstvo odloči, da ne bo upoštevalo priporočila pooblaščenca, bi moralo svojo odločitev ustrezno utemeljiti in evidentirati glede na tveganja in pomisleke, na katere je opozoril pooblaščenec . V primeru večjega incidenta bi moral imeti pooblaščenec neposreden dostop do upravljalnega organa v nadzorni funkciji.