4.1 Ruolo e responsabilità dell’organo di gestione nel quadro dell’AML/CFT e dell’alto dirigente responsabile dell’AML/CFT

L’organo di gestione dovrebbe essere responsabile dell’approvazione della strategia complessiva dell’ente creditizio o dell’istituto finanziario in materia di AML/CFT e della supervisione della sua attuazione. A tal fine dovrebbe possedere collettivamente conoscenze, abilità ed esperienze adeguate per poter capire i rischi di riciclaggio e del finanziamento del terrorismo (ML/TF) correlati alle attività e al modello di business dell’ente creditizio o dell’istituto finanziario, comprese le conoscenze del quadro giuridico e normativo nazionale in materia di prevenzione dell’ML/TF.

4.1.1 Ruolo e responsabilità dell’organo di gestione nella sua funzione di supervisione strategica nel quadro dell’AML/CFT

L’organo di gestione nella sua funzione di supervisione strategica dovrebbe essere responsabile della supervisione e del controllo dell’attuazione del quadro di governance interna e di controllo interno, al fine di assicurare la conformità ai requisiti applicabili nel contesto della prevenzione di ML/TF.

Oltre alle disposizioni di cui agli orientamenti delle autorità europee di vigilanza sulla governance interna (² ), ove applicabili, l’organo di gestione nella sua funzione di supervisione strategica dell’ente creditizio o dell’istituto finanziario dovrebbe:

• a) essere informato delle risultanze della valutazione del rischio di ML/TF a livello di area di attività;
• b) supervisionare e monitorare in quale misura le politiche e le procedure in materia di AML/CFT siano adeguate ed efficaci alla luce dei rischi di ML/TF cui è esposto l’ente creditizio o l’istituto finanziario, e compiere azioni appropriate per garantire l’adozione di misure correttive, laddove necessarie;
• c) riesaminare almeno una volta all’anno la relazione di attività del responsabile antiriciclaggio e ricevere con maggiore frequenza aggiornamenti intermedi sulle attività che espongono l’ente creditizio o l’istituto finanziario a rischi di ML/TF più elevati;
• d) valutare almeno una volta all’anno l’effettivo funzionamento della funzione antiriciclaggio, tenendo conto tra l’altro delle conclusioni di tutte le revisioni interne e/o esterne relative

(² ) Orientamenti dell’ABE sulla governance interna ai sensi della direttiva 2013/36/UE (EBA/GL/2021/05); Orientamenti dell’ESMA su alcuni aspetti dei requisiti della funzione di controllo della conformità di cui alla MiFID II (ESMA35-36-1946); Orientamenti dell’EIOPA sul sistema di governance (EIOPA-BoS-14/253 IT). all’AML/CFT eventualmente eseguite, anche in merito all’adeguatezza delle risorse umane e tecniche assegnate al responsabile antiriciclaggio.

L’organo di gestione nella sua funzione di supervisione strategica dovrebbe garantire che il membro dell’organo di gestione di cui alla sezione 4.1.3 o, laddove applicabile, l’alto dirigente di cui alla sezione 4.1.4 che è responsabile dell’attuazione delle disposizioni legislative, regolamentari e amministrative necessarie per conformarsi alla direttiva (UE) 2015/849:

• a) possieda le conoscenze, le competenze e le esperienze necessarie per individuare, valutare e gestire i rischi di ML/TF cui è esposto l’ente creditizio o l’istituto finanziario nonché l’attuazione di politiche, controlli e procedure in materia di AML/CFT;
• b) possieda una buona comprensione del modello di business dell’ente creditizio o dell’istituto finanziario e del settore in cui esso opera, nonché della misura in cui tale modello di business espone l’ente creditizio o l’istituto finanziario a rischi di ML/TF;
• c) sia tempestivamente informato delle decisioni che possono incidere sui rischi cui è esposto l’ente creditizio o l’istituto finanziario.

L’organo di gestione nella sua funzione di supervisione strategica dovrebbe consultare e tenere in conto dati e informazioni aventi un livello di dettaglio e qualità sufficienti per poter svolgere efficacemente le proprie funzioni di AML/CFT. L’organo di gestione nella sua funzione di supervisione strategica dovrebbe come minimo accedere tempestivamente e direttamente alla relazione di attività del responsabile antiriciclaggio, alla relazione della funzione di audit interno, alle conclusioni e osservazioni di revisori esterni, laddove applicabili, nonché alle conclusioni dell’autorità competente, a comunicazioni pertinenti con l’unità di informazione finanziaria (UIF) e alle misure di vigilanza o alle sanzioni imposte.

4.1.2 Ruolo e responsabilità dell’organo di gestione nella sua funzione di gestione nel quadro dell’AML/CFT

Per quanto concerne le politiche, i controlli e le procedure interni di cui all’articolo 8, paragrafi 3 e 4, della direttiva (UE) 2015/849, l’organo di gestione nella sua funzione di gestione di un ente creditizio o un istituto finanziario dovrebbe:

• a) applicare la struttura organizzativa e operativa appropriata ed efficace che è necessaria per conformarsi alla strategia di AML/CFT adottata dall’organo di gestione, verificando in particolare che le risorse umane e tecniche assegnate alla funzione del responsabile della conformità ai requisiti in materia AML/CFT siano appropriate e sufficientemente autorevoli, compresa la necessità di un’unità AML/CFT ad hoc che assista il responsabile antiriciclaggio;
• b) garantire l’attuazione delle politiche e delle procedure interne in materia di AML/CFT;
• c) riesaminare almeno una volta all’anno la relazione di attività del responsabile antiriciclaggio;
• d) garantire una segnalazione adeguata, tempestiva e sufficientemente dettagliata in materia di AML/CFT all’autorità competente;
• e) in caso di esternalizzazione delle funzioni operative del responsabile antiriciclaggio, garantire la conformità agli orientamenti delle AEV sugli accordi di esternalizzazione (³ ) e agli orientamenti delle AEV sulla governance interna (⁴ ), laddove applicabili, e ricevere regolarmente segnalazioni dal prestatore del servizio per informare l’organo di gestione.

4.1.3 Identificazione del membro dell’organo di gestione responsabile dell’AML/CFT

In particolare, il membro dell’organo di gestione da identificare ai sensi dell’articolo 46, paragrafo 4, della direttiva (UE) 2015/849 dovrebbe possedere sufficienti conoscenze, competenze ed esperienze concernenti i rischi di ML/TF e l’attuazione delle politiche, dei controlli e delle procedure in materia di AML/CFT, unitamente a una buona comprensione del modello di business dell’ente creditizio o dell’istituto finanziario e del settore in cui l’ente o l’istituto opera.

Il membro dell’organo di gestione di cui all’articolo 46, paragrafo 4, della direttiva (UE) 2015/849 dovrebbe dedicare tempo sufficiente e disporre di risorse adeguate per assolvere efficacemente i propri compiti relativi all’AML/CFT. Dovrebbe riferire esaurientemente sui propri compiti, come indicato nella sezione 4.1.5, e informare regolarmente l’organo di gestione nella sua funzione di supervisione strategica, laddove necessario e senza indebito ritardo.

4.1.4 Identificazione di un alto dirigente responsabile dell’AML/CFT in assenza di un organo di gestione

In assenza di un organo di gestione, l’ente creditizio o l’istituto finanziario dovrebbe nominare un alto dirigente che sia responsabile in ultima istanza dell’attuazione delle disposizioni legislative, regolamentari e amministrative necessarie per conformarsi alla direttiva (UE) 2015/849 e disponga di tempo, risorse e autorità sufficienti per assolvere efficacemente i propri compiti.

L’alto dirigente di cui al paragrafo 19 dovrebbe possedere sufficienti conoscenze, competenze ed esperienze concernenti i rischi di ML/TF e l’attuazione delle politiche, dei controlli e delle procedure in materia di AML/CFT, unitamente a una buona comprensione del modello di business dell’ente creditizio o dell’istituto finanziario e del settore in cui l’ente o l’istituto opera. Inoltre, all’alto dirigente dovrebbero essere assegnati tempo, risorse e autorità sufficienti per assolvere efficacemente i propri compiti.

(³ ) Orientamenti dell’ABE in materia di esternalizzazione (EBA/GL/2019/02); Orientamenti dell’EIOPA in materia di esternalizzazione a fornitori di servizi cloud (EIOPA-BoS-20-002); Orientamenti dell’ESMA in materia di esternalizzazione a fornitori di servizi cloud (ESMA50-157-2403).

(⁴ ) Orientamenti dell’ABE sulla governance interna ai sensi della direttiva 2013/36/UE, del 2 luglio 2021 (EBA/GL/2021/05). 4.1.5 Compiti e ruolo del membro dell’organo di gestione o dell’alto dirigente responsabile dell’AML/CFT

Fatta salva la responsabilità globale e collettiva dell’organo di gestione, in sede di nomina del membro dell’organo di gestione o dell’alto dirigente di cui ai paragrafi 17 e 19, l’ente creditizio

• o l’istituto finanziario dovrebbe individuare e considerare potenziali conflitti di interesse, nonché adottare misure atte a prevenirli o mitigarli.

Il membro dell’organo di gestione o, se designato, l’alto dirigente responsabile dell’AML/CFT dovrebbe garantire che l’intero organo di gestione o, in sua assenza, l’alta dirigenza sia consapevole dell’impatto dei rischi di ML/TF sul profilo di rischio a livello di area di attività. Le responsabilità del membro dell’organo di gestione o, se designato, dell’alto dirigente responsabile dell’AML/CFT dovrebbero includere perlomeno quanto riportato di seguito, ai fini dell’adempimento dei loro compiti quali indicati nell’articolo 46, paragrafo 4, della direttiva (UE) 2015/849 e, in particolare, in relazione all’attuazione di politiche, controlli e procedure per mitigare e gestire efficacemente i rischi di ML/TF di cui all’articolo 8 della direttiva in questione:

• a) garantire che le politiche, le procedure e le misure di controllo interno in materia di AML/CFT siano adeguate e proporzionate, tenendo conto delle caratteristiche dell’ente creditizio o dell’istituto finanziario e dei rischi di ML/TF cui esso è esposto;
• b) valutare di concerto con l’organo di gestione l’opportunità di nominare un responsabile antiriciclaggio distinto a livello dirigenziale, come indicato nella sezione 4.2.2;
• c) coadiuvare l’organo di gestione nella valutazione della necessità di un’unità AML/CFT ad hoc che assista il responsabile antiriciclaggio nell’adempimento delle sue funzioni, tenendo conto dell’ampiezza e della complessità dell’operatività dell’ente creditizio o dell’istituto finanziario e della sua esposizione ai rischi di ML/TF. Il personale di tale unità dovrebbe possedere l’esperienza, le competenze e le conoscenze necessarie per assistere il responsabile antiriciclaggio, che dovrebbe essere coinvolto nella procedura di assunzione;
• d) garantire una comunicazione periodica all’organo di gestione circa le attività svolte dal responsabile antiriciclaggio nonché la trasmissione all’organo di gestione di informazioni e dati sufficientemente esaurienti e tempestivi sui rischi di ML/TF e sulla conformità ai requisiti in materia di AML/CFT; ciò è necessario affinché l’organo di gestione sia posto in condizione di assolvere il ruolo e le funzioni affidatigli. Tali informazioni dovrebbero comprendere anche gli impegni dell’ente creditizio o dell’istituto finanziario nei confronti dell’autorità nazionale competente e le comunicazioni con l’UIF, fatta salva la riservatezza delle segnalazioni di operazioni sospette, e le eventuali conclusioni relative all’ML/TF formulate dall’autorità competente nei confronti dell’ente creditizio o dell’istituto finanziario, comprese le misure o le sanzioni imposte;
• e) informare l’organo di gestione di eventuali questioni e violazioni gravi o significative concernenti l’AML/CFT e raccomandare le relative azioni correttive;
• f) garantire che il responsabile antiriciclaggio i) abbia accesso diretto a tutte le informazioni necessarie per l’adempimento dei propri compiti, ii) disponga di risorse umane e tecniche e di strumenti sufficienti per poter assolvere adeguatamente i compiti che gli sono stati assegnati e
• iii) sia bene informato sugli incidenti e sulle carenze relativi all’AML/CFT individuati dai sistemi di controllo interno e dalle autorità di vigilanza nazionali e, nel caso di gruppi, dalle autorità di vigilanza estere.

Il membro dell’organo di gestione o, se designato, l’alto dirigente responsabile dell’AML/CFT dovrebbe essere il principale punto di contatto per il responsabile antiriciclaggio in seno alla dirigenza. Inoltre, il membro dell’organo di gestione o, se designato, l’alto dirigente responsabile dell’AML/CFT dovrebbe garantire che qualsiasi dubbio che il responsabile antiriciclaggio nutra in materia di AML/CFT sia debitamente risolto o, qualora ciò non sia possibile, sia debitamente preso in considerazione dall’organo di gestione nella sua funzione di gestione o dall’alta dirigenza, laddove applicabile. Nel caso in cui decida di non seguire la raccomandazione del responsabile antiriciclaggio, l’organo di gestione nella sua funzione di gestione o, laddove applicabile, l’alta dirigenza dovrebbe debitamente motivare e mettere a verbale tale decisione alla luce dei rischi e dei dubbi segnalati dal responsabile antiriciclaggio. Qualora si verifichi un incidente significativo, il responsabile antiriciclaggio dovrebbe avere contatto diretto con l’organo di gestione nella sua funzione di supervisione strategica.